Seminarium zorganizowane w Krakowie w dniach 25 i 26 marca 2019 roku przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego przy współudziale Stowarzyszenia Forum Dziekanatów, pn. „Dziekanaty w nowym systemie szkolnictwa wyższego i nauki”, zdominowała dyskusja dotycząca dokumentacji studiów. Sprawozdanie z części dotyczącej: dokumentów stanowiących podstawę przyjęcia na studia, teczki akt osobowych studentów, mLegitymacji, przybliżyła dla Państwa w swoim wpisie pt. „Dokumentacja studiów – sprawozdanie z sekcji tematycznej” Renata Mazur-Rombel. W poniższym sprawozdaniu dotyczącym dokumentacji studiów, skupiłam się na moim ulubionym temacie – dyplomach i suplementach.

W swoim ostatnim wpisie z lutego 2019 r. pt. „O ostatnim kroku w toku studiów – co się zmieni w zakresie wydawania dyplomów” przybliżyłam kwestie sporządzania dyplomów, w świetle nowej ustawy i tego, co nas czeka od 1 października 2019 r. Pojawiło się wiele pytań i wątpliwości. Stąd też Stowarzyszenie Forum Dziekanatów wysłało do MNiSW pismo, w którym zbiorczo zebrane zostały nasze pytania, prośby o wykładnię prawa, interpretację i doprecyzowanie poszczególnych zapisów Ustawy z dn. 20.07.2018r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz Rozporządzenia MNiSW z dn. 27.09.2018 r. w sprawie studiów.

Podczas seminarium, w swojej prezentacji dotyczącej dokumentacji studiów, Pani Ewa Krupińska oraz Pani Grażyna Strojek starały się bezpośrednio nawiązywać do zagadnień ujętych w ww. piśmie i odpowiadać na zawarte w nim pytania oraz te, które na bieżąco pojawiały się od uczestników szkolenia. Na tej podstawie postaram się Państwu przybliżyć najważniejsze zagadnienia dotyczące wystawiania i wydawania dyplomów oraz suplementów, które zaczną obowiązywać od 01.10.2019r.

Kwestię sporządzania tych dokumentów od roku akademickiego 2019/2020 regulują zapisy:

• 77 i 79 Ustawy z dn. 20.07.2018r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. 2018 poz. 1668),
• Rozporządzenie MNiSW z dn. 27.09.2018r. w sprawie studiów (Dz.U. 2018 poz. 1861).

Dyplom, jego elementy

Art. 32 Rozporządzenia MNiSW w sprawie studiów wymienia niezbędne elementy dyplomu. Wśród nich na szczególną uwagę zasługują dwa zagadnienia:

1. w nowych wzorach dyplomu pojawia się informacja o dyscyplinie, do której jest przyporządkowany kierunek studiów. Do dnia 30.09.2019r. wszystkie uczelnie w kraju muszą przyporządkować kierunki do dyscyplin naukowych lub artystycznych. To właśnie zgodnie z tym sporządzonym wykazem, na dyplomie wpisywana będzie dyscyplina wiodąca. W nowym wzorze dyplomu nie ma już pojęcia specjalności. W to miejsce uczelnia może wprowadzić dodatkowy element w postaci uszczegółowienia zakresu studiów.
2. Fotografia absolwenta na dyplomie: W świetle Ustawy z dn. 22.11.2018r. o dokumentach publicznych, zgodnie z jej Art. 5 ust. 3 „dokumentami publicznymi kategorii drugiej są dokumenty (…) potwierdzające wykształcenie wyższe i specjalistyczne oraz świadectwa dojrzałości (…)”. Dyplom ukończenia studiów jest więc dokumentem publicznym II kategorii. Rada Ministrów w drodze osobnego rozporządzenia określi minimalne zabezpieczenia przed fałszerstwem, jakie muszą spełniać dokumenty poszczególnych kategorii. Na I kwartał 2019 roku przypadał planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów. Do dnia 05.04.2019 r. jest ono nadal w fazie prac legislacyjnych i programowych RM.

Co to wszystko oznacza dla uczelni?

• Art. 18 Ustawy o dokumentach publicznych wskazuje: „blankiety dokumentów publicznych, o których mowa w art. 5 ust. 3 i 4, są wytwarzane przez Spółkę albo inne podmioty, których przedmiotem działalności jest wytwarzanie blankietów dokumentów i druków zabezpieczonych, które spełniają wymagania dotyczące bezpieczeństwa wytwarzania blankietów dokumentów publicznych określone w art. 19 i w przepisach wydanych na podstawie art. 21, a w przypadku wykonywania umowy wymagającej dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „poufne” lub wyższej posiadają odpowiednie świadectwo bezpieczeństwa przemysłowego”.
• Jednostki organizacyjne uczelni, w których będą przechowywane i wydawane dokumenty publiczne, muszą spełniać wymogi określone w rozdziale 7 Ustawy o dokumentach publicznych, tj. posiadać odpowiednio zabezpieczone, zamykane i wydzielone przed dostępem osób nieuprawnionych pomieszczenie. Myślę, że w większości naszych Dziekanatów, bądź innych jednostek zajmujących się wydawaniem dyplomów, ten wymóg już jest spełniony.
• Zgodnie z art. 73 Ustawy o dokumentach publicznych, uczelnie mają 2 lata, od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy (22.05.2019), na dostosowanie druków dyplomów do wymogów zawartych w niniejszym dokumencie określonych dla druków II kategorii.
• W kontekście powyższych przepisów prawa, fotografia jako element składowy dyplomu ukończenia studiów nie może być naklejana na dokumencie, a wyłącznie nadrukowywana na nim. Rodzi to oczywiście problemy natury technicznej, typu: dostarczenie dobrej jakości zdjęcia w postaci elektronicznej przez absolwenta i to w odpowiednim terminie, tak aby możliwy był do zachowania termin wydania dyplomu (o tym nieco później), zakup nowych drukarek do wydruków w kolorze.

W tym miejscu optymistyczny akcent. Podczas seminarium, przedstawiciele MNiSW przedstawili nam informację, że w procedowanej obecnie nowelizacji rozporządzenia w sprawie studiów, trwają prace, aby z katalogu niezbędnych elementów dyplomu usunąć fotografię absolwenta.

• Odpisy dyplomów ukończenia studiów sporządza się na druku zgodnym z oryginałem dyplomu (§22 ust. 1 Rozporządzenia MNiSW w sprawie studiów).

Myślę, że nie tylko ja tak bardzo ucieszyłam się na widok tego zapisu. Od października 2019 r. skończy się żmudne zajęcie odliczania:

1,2,3 odpisy + oryginał, 1,2,3 odpisy + oryginał … w odpowiedniej kolejności, równiutko ułóż, załaduj do drukarki, w odpowiedniej kolejności wydrukuj…

Już się uśmiecham na samą myśl!

Dyplom i suplement – jaki wzór?

Od dnia 01.10.2019 r. będą wydawane wyłącznie nowe wzory dyplomów ukończenia studiów i suplementów. W praktyce oznacza to, że dla wszystkich absolwentów, którzy złożą egzamin dyplomowy w dniu 01.10.2019 r. i po tej dacie, należy wydać dyplomy zgodnie z zapisami Ustawy z dn. 20.07.2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz Rozporządzenia MNiSW z dn. 27.09.2018 r. w sprawie studiów.

Należy przy tym zaznaczyć, że wyznacznikiem stosowania odpowiedniego wzoru dyplomu jest data egzaminu dyplomowego, a nie data wystawienia dyplomu. Ze swojej praktyki mogę podpowiedzieć, że dla całkowitego rozwiania wątpliwości w tym zakresie, czy to absolwentów, czy innych osób, dobrą praktyką byłoby, aby dyplomy dla absolwentów z września’2019r. były wystawione z datą wrześniową.

Termin wydania „kompletu” dokumentów dla absolwentów i opłaty z tym związane

Zgodnie z art. 77 ust. 2 Ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce „w terminie 30 dni od dnia ukończenia studiów uczelnia wydaje absolwentowi dyplom ukończenia studiów wraz z suplementem do dyplomu oraz ich 2 odpisy, w tym na wniosek absolwenta – ich odpis
w języku obcym.”

Od 01.10.2019 r. uczelnie jako „komplet” dokumentów potwierdzających ukończenie studiów przygotowują:

• oryginał dyplomu i suplementu
• 2 odpisy dyplomu w języku polskim i 2 odpisy suplementu w języku polskim
• odpis dyplomu i suplementu przeznaczony do akt (w przypadku prowadzenia teczek akt osobowych w formie papierowej)

Za powyższy komplet (dla celów artykułu oznaczam jako komplet A):

• osoby przyjęte na studia przed 01.10.2018 r. oraz te, które rozpoczęły kształcenie w roku akademickim 2018/2019 wnoszą opłaty na dotychczasowych zasadach, 60 zł;
• osoby, które rozpoczną studia od roku akademickiego 2019/2020 – otrzymują bezpłatnie.

UWAGA!

Ponieważ na wniosek absolwenta uczelnia ma obowiązek wydać odpis dyplomu i suplementu w języku obcym, za „komplet” dokumentów uważa się również:

• oryginał dyplomu i suplementu
• 1 odpis dyplomu w języku polskim i 1 odpis suplementu w języku polskim
• 1 odpis dyplomu w języku obcym i 1 odpis suplementu w języku obcym
• odpis dyplomu i suplementu przeznaczony do akt

Za powyższy komplet (dla potrzeb publikacji oznaczony jako komplet B) obowiązują opłaty w wysokości:

• osoby przyjęte na studia przed 01.10.2018r. oraz te, które rozpoczęły kształcenie w roku akademickim 2018/2019 wnoszą opłaty na dotychczasowych zasadach, 60 zł za dyplom i suplement w języku polskim oraz 40 zł za odpisy w języku obcym;
• osoby, które rozpoczną studia od roku akademickiego 2019/2020 – otrzymują bezpłatnie

Poza powyższym kompletem, jednym bądź drugim przedstawionym wariantem, absolwent ma prawo zawnioskować w dowolnym czasie o wydanie „odpisu innego niż wydany na podstawie art. 77 ust. 2 Ustawy:

• dyplom ukończenia studiów w języku obcym,
• suplement do dyplomu w języku obcym

Za każdy z powyższych dokumentów pobiera się opłatę zgodnie z §36 Rozporządzenia MNiSW z dn. 27.09.2018r. w sprawie studiów, w kwocie 20 zł.

Zapisy zapisami, a co to oznacza dla nas w praktyce?

• Od 01.10.2019 r. uczelnie są zobligowane do wystawienia odpisu dyplomu ukończenia studiów i suplementu w każdym języku obcym, o jaki zawnioskuje absolwent.

Przed nami zatem bliżej nieokreślony okres czasu, w którym musimy funkcjonować według obowiązujących zapisów. Przedstawiciele MNiSW, podczas dwudniowego spotkania, parokrotnie przypominali, że uczelnie nie mają prawa zawęzić wyboru języków obcych, wprowadzając w swoich regulaminach katalog języków.

• Zgodnie z obecnym brzmieniem zapisów, absolwent ma prawo złożyć wniosek o odpis w języku obcym w dowolnym czasie od egzaminu dyplomowego, nawet po kilkunastu bądź kilkudziesięciu dniach, a nawet latach.

Podczas dyskusji, jaka wywiązała się w związku z powyższym zagadnieniem, Pan Dyrektor DSW Marcin Czaja wskazał, że trwają prace nad wprowadzeniem zapisu dotyczącego wskazania terminu złożenia ww. wniosku, najpóźniej na 7 dni od daty egzaminu dyplomowego. Termin ten miałby dotyczyć wyłącznie składania wniosków o wydanie odpisu w języku obcym w ramach tzw. „kompletu” w rozumieniu art. 77 Ustawy.

Do czasu nowelizacji zapisów, najrozsądniejszym rozwiązaniem wydaje się wprowadzenie ograniczenia czasowego dla absolwentów na złożenie wniosku o odpis w języku obcym w ramach przepisów wewnętrznych każdej z uczelni.

1. Na wydanie odpisu w języku obcym mamy 30 dni od daty złożenia wniosku przez absolwenta.
2. W nawiązaniu do powyższych, podczas sesji wywiązała się rozmowa dotycząca terminowości wydawania dyplomów, trwających prac nad przygotowaniem „kompletu” dokumentów dla absolwentów, a składaniem przez nich wniosków o odpisy w językach obcych. Wszyscy się chyba zgadzamy co do jednego – wydanie dyplomu w terminie 30 dni od daty egzaminu dyplomowego w świetle obecnych zapisów ustawy i rozporządzenia, będzie bardzo trudnym zadaniem, o ile w ogóle możliwym do realizacji. Widmo kar finansowych dla uczelni za niedotrzymanie tego terminu staje się coraz bardziej namacalne.

Kilka praktycznych rad dla nas wszystkich, i pracowników będących NA i pracowników niebędących NA, uczestniczących w procesie przygotowania dyplomów i suplementów, zgodnie z przedstawioną na szkoleniu interpretacją przedstawicieli MNiSW, w obecnych założeniach prawnych, tj. braku funkcjonowania terminu, w jakim absolwent ma prawo złożyć wniosek o odpis w języku obcym:

Absolwent nie wnioskuje o odpis w języku obcym	Uczelnia przygotowuje komplet dokumentów w rozumieniu zapisów ustawy – komplet A
Absolwent składa wniosek o odpis w języku obcym najpóźniej w dniu obrony	Uczelnia przygotowuje komplet dokumentów w rozumieniu zapisów ustawy – komplet B
Absolwent składa wniosek o odpis w języku obcym po egzaminie dyplomowym, do 30 dnia od egzaminu dyplomowego, trwają prace nad przygotowaniem i wydaniem dyplomu	Uczelnia wystawia komplet B. Wydrukowany 1 odpis dyplomu w języku polskim i 1 odpis suplementu w języku polskim przeznacza do likwidacji, zgodnie z odrębnymi przepisami o drukach ścisłego zarachowania.
Absolwent składa wniosek o odpis w języku obcym po 30 dniach od egzaminu dyplomowego (uczelnia przygotowała do wydania dyplom w regulaminowym terminie 30 dni), bądź absolwent składa wniosek po odbiorze kompletu A	Uczelnia przygotowuje odpis dyplomu i odpis suplementu w języku obcym, za każdy pobierając opłatę zgodnie z Rozporządzeniem MNiSW w sprawie studiów, tj. po 20 zł – dla osób, które rozpoczną studia w roku akademickim 2019/2020; dla osób które są obecnie studentami (podjęcie kształcenia w roku akademickim 2018/2019 lub wcześniej), na „starych” zasadach (40 zł).

Wracając do punktu 3 moich rozważań, tj. kompletu dokumentów dla absolwentów,a opłaty, cały czas mam wątpliwość dotyczącą osób, które zrekrutowane zostały do roku akademickiego 2018/2019 włącznie, a więc uiszczają opłaty na dotychczasowych zasadach, tj. 60 zł + 40 zł za odpis dyplomu w języku obcym.

• Jeśli Absolwent X nie zamówi odpisu w języku obcym, otrzymuje komplet A za 60 zł.
• Jeśli Absolwent Y zamówi odpis w języku obcym po odbiorze dyplomu, otrzymuje komplet A za 60 zł + dodatkowo odpis w języku obcym za 40 zł. Ma zatem:oryginał dyplomu i suplementu, 2 odpisy dyplomu i suplementu w języku polskim oraz dodatkowo odpis dyplomu i suplementu w języku obcym za łączną kwotę 100 zł.
• Jeśli Absolwent Q zamówi odpis w języku obcym w dniu egzaminu dyplomowego, otrzymuje komplet B. Ma zatem: oryginał dyplomu i suplementu, 1 odpis dyplomu i suplementu w języku polskim, 1 odpis dyplomu i suplementu w języku obcym. Za tą samą kwotę 100 zł otrzymuje po 1 odpisie dyplomu i suplementu w języku polskim mniej niż Absolwent Y.

W moim odczuciu jest to bardzo niesprawiedliwe. Według mnie każdy absolwent, który jest zobligowany dotychczasowymi opłatami, powinien otrzymać:

• za 60 zł – komplet A
• za 40 zł – dodatkowy odpis w języku obcym

niezależnie od terminu złożenia wniosku o wydanie odpisu w języku obcym. Pamiętać przy tym należy, że absolwenci ci wnoszą opłatę dwukrotnie wyższą za odpisy dyplomów w języku obcym, niż osoby, które zostaną zrekrutowane w roku akademickim 2019/2020 i wnioskują o odpis ponad komplet.

Duplikat dyplomu i suplementu

• Zgodnie z §23 ust. 1 Rozporządzenia MNiSW w sprawie studiów, duplikat dyplomu ukończenia studiów lub suplementu do dyplomu sporządza się na wniosek absolwenta.
• Duplikat dyplomu sporządza się na druku dyplomu ukończenia studiów, wg wzoru obowiązującego w dacie wystawienia oryginału. W przypadku braku druku, duplikat sporządza się na przygotowanym przez uczelnię druku zgodnym z treścią oryginału dyplomu.
• Duplikat dyplomu sporządza się bez fotografii.
• Na dokumencie umieszcza się wyraz: DUPLIKAT, datę sporządzenia duplikatu.
• Duplikat podpisuje rektor lub osoba upoważniona, pełniąca funkcję kierowniczą w uczelni.
• Duplikat sporządza się w terminie – bez zbędnej zwłoki. Obecne zapisy nie nakładają 30-dniowego terminu wystawienia duplikatu.
• Uczelnia pobiera opłaty za wydanie duplikatu dyplomu lub duplikatu suplementu
  do dyplomu w wysokości 20 zł za każdy z tych dokumentów (zgodnie z Rozporządzeniem MNiSW z dn. 27.09.2018 r.).

Podczas seminarium udało nam się wyjaśnić co najmniej kilka kwestii dotyczących wydawania dyplomów ukończenia studiów, doprecyzować zapisy Ustawy. Przedstawiciele MNiSW starali się odpowiedzieć na wszystkie nasze pytania dotyczące tego wąskiego, a jak obszernego zagadnienia. Chociaż nie wszystkie nasze wątpliwości zostały rozwiane, cieszyć może fakt, że zgłoszone przez nas problemy zostały zauważone.

Mam nadzieję, że to spotkanie było zaledwie wstępem do rozpoczęcia ściślejszej współpracy między MNiSW, a Stowarzyszeniem Forum Dziekanatów.