Nowy POL-on, czyli wyścig z czasem

Nowy POL-on, czyli wyścig z czasem

Od kilku miesięcy najważniejszym tematem dyskusji wśród pracowników uczelni jest Ustawa 2.0 i kolejne propozycje aktów wykonawczych. O ile pierwsze emocje związane z ustawą już opadły i trwają prace nad dostosowaniem wewnętrznych regulacji, to propozycja rozporządzenia w sprawie danych przetwarzanych w systemie POL-on budzi wielki niepokój wśród pracowników administracyjnych.

Na mocy obowiązującego jeszcze Rozporządzenia MNiSW z dnia 25 września 2014 roku w sprawie ogólnopolskiego wykazu studentów i doktorantów, dane do systemu POL-on raportowane były dwa razy w roku:

  • do dnia 15 grudnia według stanu na dzień 30 listopada oraz
  • do dnia 15 marca według stanu na dzień 1 marca.

Zakres raportowanych danych dotyczących studentów nie był bardzo rozbudowany, jednak problemem był czas potrzebny na weryfikację statusu studenta. Ten status (wpisany na semestr, skreślony, w procedurze skreślenia) jest podstawowym elementem raportowanych danych. Na tej podstawie, między innymi, rozdzielana jest dotacja ministerialna, więc poprawność i rzetelność danych jest niezbędna.  Data uprawomocnienia skreślenia jest w tym przypadku niezmiernie istotna, a każdy pracownik dziekanatu wie, jak bywa w terminowością powrotu słynnych żółtych karteczek. Oczywiście systemy informatyczne służące do obsługi uczelni wspomagają proces tworzenia tych baz danych, jednak bywa, że przy ich transferze pojawiają się błędy. Część z nich wynika z nieprawidłowego wprowadzenia danych przez pracowników uczelni, część z niewłaściwego wpisywania swoich danych przez kandydatów już na etapie rekrutacji (np. spacja przed imieniem lub nazwiskiem), a czasami po prostu, system informatyczny nieprawidłowo zaciąga dane, mimo stosowanych reguł walidacyjnych. Na dużych uczelniach liczba błędów przy przesyłaniu danych przekraczała tysiące rekordów, które eliminowane były w kolejnych iteracjach. Jednak każdy to miał styczność z taką operacją wie, ile przy tym jest pracy i nerwów. Często weryfikacja występujących błędów robiona jest ręcznie, porównuje się listy studentów otrzymanych z dziekanatów z listami wygenerowanymi z systemu POL-on i tak krok po kroku  – czy raczej student po studencie – wykrywa się błędy.

Tymczasem z końcem sierpnia został opublikowany nowy projekt rozporządzenia w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on. Pozornie projekt jest nieduży – liczy tylko 28 stron i zawiera informacje w jakich terminach i jakie dane studentów, doktorantów, pracowników etatowych i spoza uczelni należy wprowadzać. I tu nastąpiła niemiła niespodzianka – ustawodawca, choć tylko nieznacznie rozszerzył zakres informacji, to wprowadził zupełnie nowy terminarz raportowania danych. I tak rozporządzenie zobowiązuje rektora do:

  • wprowadzenia danych do wykazu studentów w terminie 14 dni od dnia przyjęcia studenta na studia,
  • aktualizacji danych w wykazie studentów dotyczących uzyskanych punktów ECTS w terminie 30 dni od zakończenia semestru studiów,
  • aktualizacji pozostałych danych studentów w terminie 14 dni od dnia uzyskania takiej informacji (w tym informacje o uzyskanych przez studenta punktów ECTS po zaliczeniu kolejnych semestrów, czy otrzymanych świadczeniach socjalnych),
  • oznaczenia danych w wykazie studentów jako archiwalne w terminie 14 dni od dnia ukończenia studiów przez studenta bądź jego skreślenia,
  • wprowadzenia i aktualizacji danych dotyczących pracowników, również w zakresie liczby godzin zajęć dydaktycznych planowanych do realizacji w danym roku akademickim na poszczególnych kierunkach oraz prowadzonych poza uczelnią, w terminie 14 dni od zatrudniania lub wystąpienia zmiany,
  • wprowadzenia i aktualizacji danych (w tym publikacji i innych osiągnięć) do wykazu osób ubiegających się o stopień doktora w ciągu 14 dni od dnia przyjęcia doktoranta do szkoły doktorskiej lub od dnia wszczęcia postępowania w sprawie nadania stopnia doktora.

To oczywiście tylko niektóre pozycje z długiej listy danych do raportu. Jak widać terminy w każdym przypadku są zatrważająco krótkie. Dodatkowo nie ma jasnych wytycznych, w jaki sposób zbierać informacje dotyczące zajęć dydaktycznych prowadzonych poza uczelnią macierzystą, a także w jaki sposób egzekwować od nauczycieli akademickich terminowość przekazywania informacji przy dokonywanych zamianach czy zastępstwach w prowadzeniu poszczególnych zajęć. Już teraz zwolnienia lekarskie wysyłane są bezpośrednio do działu kadr, więc osoby zajmujące się planowaniem dydaktyki dowiadują się o nieobecności i wynikających z tego zmianach w planach zajęć z dużym opóźnieniem. A od przyszłego roku takie roszady w zajęciach trzeba będzie zgłaszać do POL-onu w ciągu 14 dni.

Obowiązek wprowadzania tych wszystkich danych spadnie przede wszystkim na pracowników administracyjnych, zarówno dziekanatów jak i obsługujących kadrę naukowo-dydaktyczną. Biorąc pod uwagę natłok prac w gorących okresach obron oraz rozpoczęcia roku akademickiego, wydaje się, że dotrzymanie terminów jest nierealne, nie mówiąc już o rzetelności danych. Trudno wierzyć, że na uczelniach znajdą się dodatkowe etaty dla pracowników, którzy takimi raportami mieliby się zajmować, bo przecież ciągle mówi się o zbytnim rozroście kadry administracyjnej. Na domiar złego uczelnie straszy się karami pieniężnymi: art. 431 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce informuje, że minister może nałożyć na uczelnię karę wysokości 50 tys. złotych za niewprowadzenie do Systemu POL-on danych, a także w przypadku ich nieaktualizowania. Rodzi się pytanie: Czy ustawodawcy zależy na otrzymaniu rzetelnych danych czy tylko na ich szybkim wprowadzaniu – z praktyki dziekanatowego życia wiemy, że te dwa atrybuty są niezwykle trudne do pogodzenia.

The following two tabs change content below.

Anna Pietrzyk

kierownik Sekcji Obsługi Dydaktyki na Wydziale Zarządzania Akademii Górniczo-Hutniczej im. St. Staszica w Krakowie

Ostatnie wpisy Anna Pietrzyk (zobacz wszystkie)