O ostatnim kroku w toku studiów – sporządzanie i wydawanie dyplomu ukończenia studiów: jak było

O ostatnim kroku w toku studiów – sporządzanie i wydawanie dyplomu ukończenia studiów: jak było

DYPLOM – najważniejszy dokument, jaki otrzymuje osoba kończąca studia, potwierdzający uzyskany tytuł, kwalifikacje i uprawnienia zawodowe. Obiekt pożądania wszystkich rozpoczynających studia studentów. Druk ścisłego zarachowania przyprawiający niektórych z nas o mocniejsze bicie serca 🙂

Od 2000 roku, kiedy rozpoczęłam pracę w dziekanacie, stan prawny regulujący kwestie sporządzania dyplomu zmieniał się wielokrotnie. Zmieniały się wzory druków, ilości wydawanych odpisów, opłaty za wydanie dyplomów. Były okresy, w których równolegle funkcjonowały dwa różne wzory dyplomów w zależności od daty rozpoczęcia studiów i ich rodzaju. Jeszcze do niedawna sądziłam, że najważniejsza zmiana, dla nas pracowników dziekanatów sporządzających ten dokument, zaszła w 2005 roku, kiedy to musieliśmy zmierzyć się z koniecznością przygotowania tzw. części B dyplomu ukończenia studiów – SUPLEMENTU. Obecnie, w świetle nowej ustawy, tamten fakt wydaje się mało istotną i w miarę prostą sprawą.

Poniżej przedstawiam krótki rys prawny dotyczący sporządzania dyplomów.

Cofnijmy się do czasów Ustawy z dnia 12 września 1990r. o szkolnictwie wyższym (Dz.U. 1990 Nr 65 poz. 385). Art. 149 pkt. 1 i 2 ustawy stanowiły:

  1. Absolwent uczelni otrzymuje dyplom ukończenia studiów na określonym kierunku.
  2. MEN, w porozumieniu z innymi właściwymi ministrami, określa rodzaje dyplomów i tytułów zawodowych oraz wzory dyplomów wydawanych przez uczelnie.

Na przestrzeni 15 lat funkcjonowania tej ustawy było kilka rozporządzeń regulujących przepisy prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów, w tym dokładnie tego na czym skupiamy się w tym miejscu – dyplomach. W zestawieniu pominęłam te akty prawne, które nie wnosiły zmian w bieżącym temacie oraz dotyczyły zmiany wzorów dyplomów.

Rozporządzenie Okres obowiązywania Części składowe dyplomu Odpisy w językach obcych Termin ustawowy przygotowania dyplomu Opłata za wydanie dyplomu Opłata za wydanie odpisu
Zarządzenie MEN z dn. 11.03.1991 r. w sprawie określenia sposobu prowadzenia przez uczelnie dokumentacji przebiegu studiów (M.P. 1991 nr 15 poz. 98) od 26.04.1991 do 01.10.2000 Oryginał + 3 odpisy nie Sporządzenie dyplomu w ciągu 14 dni od daty egzaminu dyplomowego 100000 zł (wyrażone w starych złotych, przed denominacją) brak
Zarządzenie MEN z dn. 21.10.1992r. zmieniające zarządzenie w sprawie określenia sposobu prowadzenia przez uczelnie dokumentacji przebiegu studiów (M.P. 1992 nr 36 poz. 264) Od 01.12.1992 do 01.10.2000 Bez zmian A, F, H, N, R (pojawia się informacja o katalogu języków w aspekcie opłat) Bez zmian 150000 zł (wyrażone w starych złotych, przed denominacją) 50000 zł za odpis (wyrażone w starych złotych, przed denominacją)
Zarządzenie MEN z dn. 28.10.1994r. zmieniające zarządzenie w sprawie określenia sposobu prowadzenia przez uczelnie dokumentacji przebiegu studiów (M.P. 1994 nr 60 poz. 534) od 01.01.1995 do 01.10.2000 Bez zmian

Bez zmian

 

Bez zmian 15 zł 5 zł za odpis
Rozporządzenie MEN z dn. 20.09.2000r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz.U. 2000 Nr 81 poz. 907) od 01.10.2000 do 17.08.2005 Bez zmian

A, F, H, N, R na wniosek absolwenta

Sporządzenie dyplomu w ciągu 30 dni od daty egzaminu dyplomowego 50 zł 20 zł za odpis
Rozporządzenie MEN z dn. 18.07.2005r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz.U. 2005 Nr 149 poz. 1233) od 17.08.2005 do 01.01.2007 Oryginał + 2 odpisy

A, F, H, N, R na wniosek absolwenta

Sporządzenie i wydanie dyplomu w ciągu 30 dni od daty egzaminu dyplomowego 60 zł 40 zł za odpis

A – odpis w j. angielskim
F – odpis w j. francuskim
H – odpis w języku hiszpańskim
N – odpis w języku niemieckim
R – odpis w j. rosyjskim

W tym okresie weszło również Rozporządzenie MENiS z dn. 23.07.2004 r. w sprawie dyplomów i tytułów zawodowych oraz wzorów dyplomów wydawanych przez uczelnie (Dz.U. 2004 nr 182 poz. 1881), które całkowicie zmienia spojrzenie na sporządzanie dyplomów.

„Na podstawie art. 149 ust. 2 ustawy z dnia 12 września 1990 r. o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 65, poz. 385, z późn. zm.) zarządza się co następuje:

1. 1. Dyplomy ukończenia studiów wydawane przez uczelnie, które otrzymują absolwenci wszystkich rodzajów i kierunków studiów, składają się z części A i z części B.
(…) 3. Określa się wzór części B dyplomu ukończenia studiów – suplementu, który stanowi załącznik nr 5 do rozporządzenia.
(…) § 6. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem § 1, który wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2005 r.

Najważniejsze zmiany, które zaszły podczas tego pierwszego okresu i były znaczące dla pracowników dziekanatów to:

  1. zmiana terminu sporządzenia dyplomu – pierwotnie uległ on wydłużeniu z 14 dni na 30 dni, w których to uczelnia musiała sporządzić dyplom ukończenia studiów, by już w 2005r. znacząco zmienić spojrzenie na ten zapis. W § 8 rozporządzenia MEN z 18.07.2005 r. czytamy: „W terminie 30 dni od dnia złożenia egzaminu dyplomowego uczelnia sporządza i wydaje absolwentowi dyplom ukończenia studiów i dwa odpisy oraz dokonuje wpisu do księgi dyplomów.”

To krótkie sformułowanie „i wydaje” wiele zmieniło w naszej pracy. W 30 dniach należało już nie tylko sporządzić dyplom, ale również wydać go absolwentowi, co w czasach kiedy dyplomy wypisywane były jeszcze na maszynach do pisania, zaś oryginały wypisywane ręcznie przez kreślarza znacznie skróciło czas jaki mieliśmy na przygotowanie tego dokumentu;

  1. wprowadzenie odpisów dyplomów w językach obcych – sukcesywnie wprowadzane były najpierw odpisy w j. angielskim, w kolejnych latach wszystkie dostępne wg katalogu określonego w rozporządzeniach. Wiązało się to z dodatkową pracą przygotowania tłumaczeń, stworzenia nowych formatek do wypisywania dyplomów. Powstał kolejny dokument, który pod warunkiem złożenia przez absolwenta wniosku o jego wydanie w dniu egzaminu dyplomowego (a tak najczęściej bywa) należało sporządzić w terminie 30 dni;
  2. wprowadzenie suplementu jako części składowej dyplomu ukończenia studiów – bardzo często w pierwszych latach obowiązywania tego dokumentu był on sporządzany ręcznie. Wszystkie dane były wpisywane „na piechotę” do istniejącego szablonu przez pracownika dziekanatu, co było procesem bardzo czasochłonnym oraz nie ukrywajmy generującym dużo błędów, w tym chociażby zwykłych literówek. Oczywiście tu znowu wracamy do punktu 1 – czasu na przygotowanie dyplomu – 30 dni.

Tak dochodzimy do roku 2005, w którym z dniem 01.09.2005r. uchylona zostaje ustawa z 12.09.1990 r., a w życie wchodzi (oczywiście z pewnymi wyłączeniami) Ustawa z dn. 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. 2005 Nr 164 poz. 1365).

Art. 167 ww. ustawy ust. 1-3:

1. Absolwenci studiów otrzymują dyplomy państwowe ukończenia studiów wyższych, potwierdzające uzyskanie odpowiedniego tytułu zawodowego. Absolwenci studiów doktoranckich, studiów podyplomowych i kursów dokształcających otrzymują świadectwa ukończenia tych studiów lub kursów.
(…) 3. Minister właściwy do spraw szkolnictwa wyższego określi, w drodze rozporządzenia:
1) rodzaje tytułów zawodowych nadawanych absolwentom studiów pierwszego i drugiego stopnia oraz absolwentom jednolitych studiów magisterskich, uwzględniając istniejące tytuły zawodowe i poziom kształcenia;
2) warunki wydawania i wzory dyplomów, w tym suplementu do dyplomów, świadectw, o których mowa w ust. 2, uwzględniając formę studiów, studiów podyplomowych lub kursów dokształcających oraz stopień studiów;
3) warunki wydawania i wzory dyplomów ukończenia studiów prowadzonych wspólnie przez różne uczelnie i instytucje naukowe, również zagraniczne, w tym suplementu do dyplomów, świadectw, o których mowa w ust. 2, uwzględniając formę studiów, studiów podyplomowych lub kursów dokształcających oraz stopień studiów.”

Poniżej w tabeli zestawienie najważniejszych rozporządzeń, które podczas obowiązywania ustawy „Prawo o szkolnictwie wyższym” regulowały kwestie związane z wystawianiem dyplomów.

Rozporządzenie Okres obowiązywania Części składowe dyplomu Odpisy w językach obcych Termin ustawowy przygotowania dyplomu Opłata za wydanie dyplomu Opłata za wydanie odpisu
Rozporządzenie MNiSW z dn. 02.11.2006r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz. U. 2006 nr 224, poz. 1634) od 01.01.2007 do 01.10.2011 Oryginał + 2 odpisy i suplement

A, F, H, N, R oraz suplement w j. angielskim na wniosek absolwenta

Sporządzenie i wydanie dyplomu w ciągu 30 dni od daty egzaminu dyplomowego 60 zł 40 zł za odpis
Rozporządzenie MNiSW z dn. 14.09.2011r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz. U. 2011 nr 201, poz. 1188) Od 01.10.2011 do 01.10.2016 Bez zmian Bez zmian Sporządzenie i wydanie dyplomu w ciągu 30 dni od daty egzaminu dyplomowego. Warunek wydania dyplomu: wniesienie opłaty oraz dostarczenie fotografii Bez zmian Bez zmian
Rozporządzenie MNiSW z dn. 16.09.2016 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów (Dz. U. 2016 nr 201, poz. 1188) Od 01.10.2016 do 01.10.2018 Bez zmian Bez zmian Bez zmian Bez zmian Bez zmian

A – odpis w j. angielskim
F – odpis w j. francuskim
H – odpis w języku hiszpańskim
N – odpis w języku niemieckim
R – odpis w j. rosyjskim

Podobny okres obowiązywania ustawy „Prawo o szkolnictwie wyższym” jak poprzedniej ustawy przyniósł nam zdecydowanie mniej zmian w kwestii sporządzania i wydawania dyplomów. Jedynym znaczącym obowiązkiem, jaki doszedł w zakresie prac związanych z wydaniem tych dokumentów było pojawienie się suplementów w języku angielskim. Oczywiście na początku wiązało się to z dość dużą pracą związaną z przetłumaczeniem nazw: kierunków, specjalności, przedmiotów, informacji dodatkowych oraz wprowadzeniem ich do systemu informatycznego, tak aby skrócić proces wystawiania suplementów zarówno tych w języku polskim jak i angielskim.

Można powiedzieć, że w trakcie ostatnich 7 lat, od 2011 roku do 01.10.2018 roku mieliśmy pewną stabilizację w zakresie prac związanych ze sporządzaniem dyplomów. Pomijając fakt dość częstych zmian wzorów druków dyplomów, odejścia od jednolitych wzorów ministerialnych, nie dochodziły nowe obowiązki. Każdy z nas tak zorganizował sobie pracę, aby proces wydawania dyplomów wraz z suplementami zoptymalizować. Przy dużej liczbie absolwentów i zagęszczeniu egzaminów dyplomowych w krótkich okresach czasu, nadal termin sporządzenia i wydania dyplomu wraz z suplementem, odpisami w językach obcych (zdefiniowanych katalogiem) oraz suplementem w języku angielskim wydaje się jednak zbyt krótki.

O tym, jakie obecnie czekają nas zmiany zapraszam do drugiej części „O ostatnim kroku w toku studiów – co się zmieni w zakresie wydawania dyplomów od 1.10.2019 r.”

The following two tabs change content below.