W myśl zasady efektywności prowadzenie postępowania administracyjnego powinno odbywać się w sposób najmniej uciążliwy dla obu stron, przy czym muszą być zachowane minimalne wymogi proceduralne, gwarantujące jednostce ochronę jej praw. Szybkie załatwianie spraw to jedno z podstawowych oczekiwań wobec nowoczesnej administracji. Czas postępowania administracyjnego w indywidualnych sprawach studentów mógłby być znacznie skrócony, gdyby istniała możliwość dokonania niewielkich zmian w przepisach ustawy PSWiN doprecyzowujących i wprowadzających rozwiązania dopuszczone przez przepisy kpa dotyczące milczącego załatwiania sprawy czy uproszczonego postępowania administracyjnego. Problematyczną, ale niezwykle istotną kwestią, jest także sposób prowadzenia postępowania administracyjnego w obszarze doręczania studentom zawiadomień o wszczęciu postępowania.

Zawiadomienia o wszczęciu postępowania

Ustawa prawo o szkolnictwie wyższym i nauce w art. 108 ust. 3 nakłada na organy uczelni obowiązek skreślenia studenta w drodze decyzji administracyjnej. To oznacza, że postępowanie w tych sprawach powinno toczyć się według przepisów kpa, które zostały stworzone m.in. po to, aby zapewnić stronie, której dotyczy postępowanie prawo do zajęcia stanowiska w toczącej się sprawie, a sama procedura jest rozłożona w czasie m.in. po to, aby jej tę reakcję umożliwić. Mimo, że kpa dopuszcza wysyłanie zawiadomień drogą elektroniczną, to funkcjonujące w wielu uczelniach systemy informatyczne nie spełniają takich kryteriów aby doręczenie mogło zostać uznane za skuteczne. Pozostaje więc nadal podstawowa forma doręczeń pism, czyli list polecony za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Proces ten jest nieefektywny, praco- i czasochłonny.

Wiele uczelni stosuje pełną procedurę administracyjną wysyłając zawiadomienia w „tradycyjnej formie”, inne decydują się na jej uproszczenie. Stoją za tym dwie odmienne strategie: w pierwszej radcy prawni porównują koszt potencjalnych spraw sądowych z tytułu niedopełnienia proceduralnego do kosztu obsługi administracyjnej wysyłania zawiadomień (w tym przypadku studenci nie są zawiadamiani, albo są zawiadamiani za pośrednictwem poczty elektronicznej). W strategii drugiej radcy prawni obawiają się konsekwencji ze strony organów nadzoru i kontroli, więc decydują się na wdrożenie pełnej procedury.

Skutki wydłużonego procesu skreśleń mają bezpośredni wpływ nie tylko na pracę uczelni/dziekanatu, ale i na studentów zarówno podlegających tej procedurze, jak i tych, którzy wywiązali się z wszystkich obowiązków studenckich i tej procedurze nie podlegają:

• student znajduje się często w zawieszeniu, do chwili zakończenia postępowania administracyjnego w swojej sprawie;
• od wszczęcia postępowania do czasu, kiedy student otrzymuje decyzję o skreśleniu w najlepszym przypadku mija półtora miesiąca, co często uniemożliwia wznowienie studiów w bieżącym semestrze (bo semestr już dawno się rozpoczął, zanim student został ostatecznie skreślony). W ten sposób przedłużamy studia o co najmniej pół roku, jeśli nie o rok;
• w trakcie procedury student ma naliczane opłaty za studia – mimo iż często powodem skreślenia są zaległości wynikające z trudnej sytuacji finansowej;
• list polecony może odebrać inna osoba (domownik uprawniony do odbioru przesyłki), co skutkuje wieloma nieporozumieniami z rodzicami studentów;
• studentowi, który wywiązał się z wszystkich obowiązków poświęca się mniej czasu z uwagi na prace biurokratyczne związane z wysyłaniem zawiadomień do studentów podlegających procedurze skreślenia.

Wysyłanie zawiadomień często prowadzi do kuriozalnych przypadków – zawiadamiamy studenta o postępowaniu w sprawie skreślenia i wzywamy do wniesienia wyjaśnień, tymczasem jakie one by nie były, przesłanka do skreślenia pozostaje taka sama. Jeżeli student nie złożył pracy dyplomowej na czas, zostaje skreślony z listy studentów, niezależnie od tego, jaki był powód; jeżeli nie kontynuował studiów, a skończył się semestr, również – niezależnie od przyczyn – powinien zostać skreślony z listy studentów. W takich przypadkach złożenie jakichkolwiek wyjaśnień nie wpłynie na wynik rozstrzygnięcia sprawy.

Biorąc pod uwagę specyfikę uczelni i specyfikę wydawanych przez jej organy decyzji w indywidualnych sprawach studentów proces ten mógłby być uproszczony. Przemawia za tym wiele argumentów, które determinują różnice w relacjach organu uczelni ze stroną postępowania (w naszym przypadku studentem, a nie anonimowym petentem) a organu administracji publicznej:

• jest inny jest charakter relacji – student jest członkiem społeczności, studiuje w uczelni kilka lat, ma zazwyczaj przypisaną konkretną osobę w dziekanacie, która zajmuje się jego sprawami i często jest znany z imienia i nazwiska. Nie jest zatem anonimowy tak jak np. petent w urzędzie dzielnicy, który często z tego urzędu nie korzysta, a sam urząd może nie dysponować danymi do kontaktu poza adresem zamieszkania;
• w większości uczelni student, jako członek społeczności, otrzymuje indywidualne konto e-mail, z którego zobowiązany jest regularnie korzystać w kontaktach z uczelnią;
• student może bezpośrednio zwrócić się do dziekana albo złożyć odpowiedni wniosek w dziekanacie;
• przesłanki skreślenia doprecyzowują regulaminy studiów, organizacja roku akademickiego, znane są terminy wnoszenia opłat czy składania prac dyplomowych.

Powyższe argumenty przemawiają za tym, aby podjąć dyskusję na temat możliwości uproszczenia procedury wysyłania zawiadomień o wszczęciu postępowania, tak aby zredukować nadmierny formalizm w tym procesie. Ograniczyłoby to biurokrację i koszty poniesione przez uczelnię. Dopuszczenie możliwości zawiadamiania studenta mailem na indywidualne uczelniane konto przydzielone przez uczelnię znacznie uprościłoby procedowanie. Problem polega jednak na tym, że przy wysłaniu zawiadomienia mailem nie będziemy mieli potwierdzenia odbioru pisma. Z drugiej strony patrząc studenci są zobligowani do korzystania z uczelnianej poczty elektronicznej więc teoretycznie student byłby zawiadomiony o tym, że w jego sprawie toczy się postępowanie. Wysyłając zawiadomienie mailem z pewnością nie ograniczymy praw studenta, nawet jeśli zdarzyłaby się sprawa, która została błędnie rozpoznana, a student by nie odebrał zawiadomienia o wszczęciu postępowania, ma on nadal prawo do obrony poprzez złożenie odwołania od wydanej decyzji. Nie rodzi to żadnych negatywnych skutków dla studenta – zachowuje on przecież swoje prawa do momentu kiedy decyzja staje się ostateczna (po upływie odpowiednich terminów na doręczenie i odwołanie od decyzji). Możliwość wysyłania zawiadomień mailem znacznie usprawniłaby pracę dziekanatów i zniwelowałaby negatywne skutki przedłużającej się procedury dla studenta. Ponadto dla samego studenta wydaje się to mieć inne pozytywne skutki:

• brak konieczności odbierania przesyłek w tradycyjnej formie (listonosz, poczta awizo);
• dostosowanie do potrzeb coraz bardziej mobilnych studentów korzystających z nowych technologii;
• niwelacja zagrożenia, że przesyłkę odbierze ktoś inny;
• właściwy i szybki przepływ informacji między studentem a uczelnią – skrócenie czasu procedowania z kilku tygodni do nawet kilku godzin co umożliwi podjęcie odpowiednich działań przez studenta;
• efektywniejsza obsługa studenta.

Rozważając ten temat warto także zwrócić uwagę na inne pozytywne skutki polegające na poprawie relacji dziekanatu ze studentami poprzez budowanie atmosfery partnerstwa i słusznych interesów wszystkich stron. Wydaje się zatem celowe poszukanie możliwości zastosowania takiego rozwiązania, które ułatwiłoby sposób procedowania zarówno po stronie uczelni, z uwagi na organizację pracy w dziekanacie, jak i przede wszystkim samych studentów.

…ciąg dalszy nastąpi

Ewa Wiśniewska

kierownik dziekanatu Kolegium Prawa Akademii Leona Koźmińskiego; wiceprezes Stowarzyszenia Forum Dziekanatów