W poprzedniej części pisałam o zawiadomieniu o wszczęciu postępowania, z którym pracownicy dziekanatów mają najwięcej do czynienia. W drugiej części wpisu koncentruję się na trzech innych możliwych usprawnieniach w zakresie stosowania przepisów kpa.
Postępowanie uproszczone (art. 163b-163g kpa)
Uproszczenie postępowania w sprawie skreśleń studentów niestety nie wpisuje się w przepisy kpa dotyczące postępowania uproszczonego. Zgodnie z kpa postępowanie uproszczone polega na tym, że strona (student) może wnieść podanie z wykorzystaniem udostępnionego przez organ formularza (także elektronicznego), postępowanie dowodowe jest ograniczone do dowodów zgłoszonych przez stronę oraz dowodów, którymi dysponuje organ prowadzący postępowanie, uzasadnienie decyzji może ograniczyć się do wskazania faktów, które organ uznał za udowodnione oraz przytoczenia przepisów prawa stanowiących podstawę prawną decyzji. Ponadto w postępowaniu uproszczonym stosuje się milczące załatwienie sprawy.
Zgodnie z art. 163b postępowanie w trybie uproszczonym może toczyć się wyłącznie w sytuacji, gdy w przepisach ustawy szczególnej stanowiącej normatywne podstawy rozstrzygnięcia, istnieje przepis, który dopuszcza w danej sprawie tryb uproszczony. Natomiast zgodnie z art. 108 ust. 3 ustawy PSWiN skreślenie studenta następuje w drodze decyzji administracyjnej co oznacza, że do decyzji administracyjnych wydawanych na podstawie art. 108 ust 1 i 2 powinniśmy stosować przepisy kpa wprost a nie „odpowiednio” jak dotychczas. Należy podkreślić, że chociaż przepisy ustawy nie dopuszczają możliwości stosowania postępowania uproszczonego to uczelnie częściowo stosują ten tryb z uwagi na specyfikę prowadzonych spraw. Rozstrzygnięcia w sprawach studenckich są raczej standardowe i schematyczne, studenci wnoszą sprawy na standardowych formularzach dostępnych na stronach internetowych uczelni albo przy wykorzystaniu komunikacji elektronicznej. W sprawach studentów nie prowadzi się skomplikowanego postępowania dowodowego, bo większość dowodów w sprawie jest w posiadaniu uczelni (student może dołączyć dodatkowe zaświadczenia czy zwolnienia lekarskie). To wszystko przemawia za prowadzeniem postępowania w trybie uproszczonym.
Wskazane by było zatem doprecyzowanie art. 108 ust 3 stanowiącego, że skreślenie studenta następuje w drodze decyzji administracyjnej poprzez dodanie zapisu, że „do postępowania w sprawie, o której mowa w art. 108 ust. 3 stosuje się przepisy kpa o postępowaniu uproszczonym”. Stosowanie postępowania uproszczonego przydałoby się nie tylko przy skreśleniach, ale przy wszystkich sprawach, w których wydawane są decyzje administracyjne w indywidualnych sprawach studentów. Nie tylko doprowadziłoby to do ujednolicenia procedur w uczelniach ale przede wszystkim rozwiałoby wszelkie wątpliwości i różne interpretacje przepisów prawa.
Milczące załatwianie sprawy (art. 122a-122g)
Alternatywą dla tradycyjnego modelu zakończenia postępowania decyzją jest milczące załatwienie sprawy, o którym mowa w rozdziale 8a kpa oraz w przepisach dotyczących postępowania uproszczonego. „Milczenie” polega na tym, że organ w wyniku analizy sprawy może uznać, że wniosek zasługuje na uwzględnienie w całości i nie podejmować żadnych działań. Brak działania organu w określonym czasie oznacza, że sprawa została załatwiona zgodnie z żądaniem strony. Gdy sprawa zostanie załatwiona milcząco organ nie wydaje decyzji lecz sporządza adnotację o treści rozstrzygnięcia i podstawie prawnej, którą zamieszcza w aktach sprawy.
Moim zdaniem warto rozważyć czy zastosowanie przepisu dotyczącego milczącego załatwienia sprawy można zastosować do rezygnacji ze studiów w sytuacji kiedy organ uczelni w całości uwzględnia żądanie studenta (art. 108 ust. 1 pkt 2 PSWiN). Dopuszczalność stosowania konstrukcji milczącego załatwienia sprawy wymagałaby wprowadzenia stosownego przepisu szczególnego w ustawie PSWiN. Co prawda istnieją argumenty za dopuszczalnością regulacji rezygnacji ze studiów w sposób milczący (milczenie jako ukierunkowanie na wywołanie konkretnych skutków materialnoprawnych, tu: ustanie stosunku administracyjnoprawnego; milczące załatwienie sprawy stanowi alternatywę dla klasycznego modelu zakończenia postępowania administracyjnego decyzją), jak i przeciw (milczące załatwienie sprawy nie nadaje się do stosowania w każdej sprawie; milczące załatwienie sprawy może być zastosowane w sprawach wszczętych na żądanie strony, o ile jego efektem będzie uprawnienie lub korzyść).
Metryka sprawy (art. 66a kpa)
Kolejną kwestią która wymagałaby doprecyzowania jest prowadzenie metryczek sprawy. Zgodnie z art. 66a § 5 kpa Minister właściwy ds. administracji publicznej powinien określić w drodze rozporządzenia, rodzaje spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony ze względu na nieproporcjonalność nakładu środków koniecznych do prowadzenia metryki w stosunku do prostego i powtarzalnego charakteru spraw. W naszym przypadku takiego wyłączenie nie ma, choć nie ma także rozporządzenia w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy 🙂
Co prawda nie spotkałam się z uczelnią, która by prowadziła metrykę spraw, natomiast spotkałam się z opiniami prawników, którzy twierdzili, że metryczka powinna znajdować się w aktach studenta. Swoją drogą zastanawiające jest jak taka metryka miałaby wyglądać, jeśli zazwyczaj składałaby się z dwóch albo trzech pozycji np. decyzja ze zwrotką poświadczającą jej odbiór, a niekiedy dodatkowo odwołanie i kolejna decyzja rozstrzygająca ze zwrotką.
Kwestia wyłączenia spraw z obowiązku prowadzenia metryczki była uregulowana w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 marca 2012 r. w sprawie rodzaju spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony. Obecnie w załączniku tego rozporządzenia pod pozycją nr 94 są wskazane artykuły z uchylonej ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365, z późn. zm.). Z uwagi na zmianę ustawy niezbędne wydaje się zatem dokonanie zmian uwzględniających nowe przepisy PSWiN.
Podsumowując, dokonanie zmian w przepisach prawnych dotyczących szkolnictwa wyższego mogłoby przyczynić się do właściwego i szybkiego przepływu informacji między studentem a uczelnią. Działania organów uczelni byłyby bardziej efektywne przy jednoczesnej poprawie relacji ze studentami poprzez zachęcenie ich do aktywności przy budowaniu atmosfery partnerstwa i słusznych interesów stron, a korzystanie z nowoczesnych narzędzi informatycznych zwiększyłoby zaufanie do administracji uczelni i przyspieszyło załatwianie spraw. Zgodnie z zasadą ekonomiki procesowej (art. 12 § 1 kpa), organy administracji publicznej powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia. Taka zasada wpisuje się także w strategię MNiSW dotycząca odbiurokratyzowania uczelni. Zostały już wprowadzone odważne zmiany uregulowań prawnych dotyczące braku wymogu wydawania decyzji o przyjęciu na studia, zawierania umów czy wprowadzenie przepisów umożliwiających prowadzenie teczki studenta w formie elektronicznej. Kolejne zmiany mogłyby zatem prowadzić do dalszego usprawnienia procesu postępowania administracyjnego w sprawach studentów 🙂
kierownik dziekanatu Kolegium Prawa Akademii Leona Koźmińskiego; wiceprezes Stowarzyszenia Forum Dziekanatów