Dlaczego tak trudno odbiurokratyzować dziekanaty? Dlaczego mimo katalogu dokumentów, które powinny znaleźć się w teczce studenta przechowujemy dodatkowe dokumenty? Czy sami sobie to robimy, czy też jest drugie dno takiej sytuacji? To pierwsze pytania, które nasuwają się po analizie ankiety, którą przeprowadziliśmy w związku z pracami dotyczącymi wypracowania specyfikacji do e-teczki studenta.

Teoretycznie e-teczka powinna być odzwierciedleniem teczki papierowej, a skoro katalog dokumentów, które powinny znaleźć się w teczce określa rozporządzenie MNiSW w sprawie studiów, to sprawa powinna być prosta. Niestety, okazuje się, że prosta nie jest.  Przeprowadziliśmy ankietę dotyczącą tego co faktycznie jest przechowywane w aktach studenta. Zebraliśmy odpowiedzi od 43 pracowników z różnych uczelni, pracujących na różnych systemach informatycznych, uzyskując tym samym wykaz tego, co faktycznie jest przechowywane i archiwizowane w aktach studenta. Okazało się, że przechowywane jest tam… niemal wszystko.

O ile dokumenty wymagane od kandydata na studia (§ 15 ust 1. pkt 1 lit. a) oraz dokumenty stanowiące podstawę przyjęcia na studia  (§ 15 ust 2) nie stanowią ściśle zamkniętego katalogu i uczelnia może określić dodatkowe wymagania związane z rekrutacją i zasadami przyjęć na studia, to w przypadku innych dokumentów katalog jest zasadniczo zamknięty. To oznacza, że nie mamy prawa umieszczać innych dokumentów w aktach studenta poza wymienionymi w katalogu. Nie mamy prawa, a jednak je umieszczamy. Przyczyn, wydaje się, jest kilka.

Decyzje dotyczące przebiegu studiów

Weźmy na przykład zapis dotyczący gromadzenia w teczce decyzji dotyczących przebiegu studiów (§ 15 ust. 6). Jeśli miałyby to być wyłącznie decyzje, to w aktach nie powinny się znaleźć:

• podania będące podstawą tych decyzji, a także
• załączniki do tych podań mające znaczenie przy rozpatrzeniu sprawy (np. zwolnienia, zaświadczenia lekarskie, akt zgonu członka rodziny, wyrok sądu, karta leczenia szpitalnego)

Pozostawienie w aktach wyłącznie decyzji, bez wniosku studenta (swoją drogą jak je rozdzielić, skoro często dziekan pisze decyzję na podaniu studenta) i ewentualnych załączników, na podstawie których zostało wydane takie a nie inne rozstrzygnięcie, może przysporzyć wiele kłopotów. Jeśli nie będzie pełnej dokumentacji uczelnia może mieć problem z udowodnieniem na drodze sądowej, prawidłowości przeprowadzenia postępowania i słuszności podjętej decyzji.

Należy podkreślić, że część załączników, które dostarcza student jest dokumentami publicznymi, a mimo to studenci wysyłają je razem z podaniem. Co zatem dziekanat powinien w takiej sytuacji zrobić? Zrobić notatkę i oddać dokument (do ręki, a jeżeli został przysłany – pocztowo, a może go wówczas zniszczyć, jeżeli to tylko kopia)? O ile weryfikacja danych np. z dowodu osobistego jest łatwa, to spisywanie informacji z zaświadczenia lekarskiego może być problematyczne. Pomijając kwestię autentyczności zaświadczenia lekarskiego (niestety zdarzają się podrobione zwolnienia) wydaje się, że nakład pracy pracownika dziekanatu i możliwość popełnienia pomyłki (Co spisać: Dane lekarza? Numer choroby? Daty nieobecności? Nawę i adres placówki medycznej? A może to wszystko?) jest niewspółmierny do przyjęcia takiego dokumentu.

Wracając do zapisu § 15 ust. 6, według rozporządzenia przechowujemy jedynie decyzje. Co zatem z innymi elementami składowymi procesu ich wydawania, takimi jak:

• kopie zawiadomień o wszczęciu postępowania dotyczącego skreślenia z listy studentów,
• wyjaśnienia studenta w toku postępowania administracyjnego,
• zamknięcie postępowania administracyjnego,
• potwierdzenie odbioru decyzji (zwrotka),
• odwołanie od decyzji,

i oczywiście wszelkich rozmiarów koperty, które również składujemy w aktach studenta, o ile wyjaśnienie trafiło do nas drogą pocztową.

Inne dokumenty dotyczące przebiegu studiów

Zgodnie z Rozporządzeniem w teczce studenta mamy obowiązek przechowywać jedynie karty okresowych osiągnieć studenta (§ 15 ust. 5). Co zatem powinniśmy zrobić z innymi dokumentami dotyczącymi przebiegu studiów do których należą m.in.:

• dokumenty dotyczące praktyk zawodowych (karty praktyk, dziennik praktyk, sprawozdanie z praktyki, karta oceny praktyki, dziennik praktyk z roku praktycznego dla lekarzy i lekarzy-dentystów, wniosek o zaliczenie praktyki zawodowej)
• dokumentacja dotycząca wymiany studenckiej i rozliczenie wymiany

To jeszcze nie koniec wyliczanki. Jak wynika z ankiety, w aktach studenta, znajdują się także inne dokumenty, które nie stanowią dokumentacji przebiegu studiów i których nie obejmuje katalog. Są to m.in.:

• pełnomocnictwa i upoważnienie do złożenia lub odbioru dokumentów przez osobę trzecią,
• umowy i aneksy do umów,
• podania i decyzje dotyczące opłat (indywidualne ulgi, zwolnienia z opłat),
• zgody i klauzule RODO – na przetwarzanie danych osobowych, klauzula informacyjna zgoda na wykorzystanie wizerunku itp.,
• dokumenty dotyczące zmiany danych osobowych (przy zmianie np. nazwiska/stanu cywilnego/adresu),
• oświadczenie o zgodzie na doręczenie pism w formie dokumentów elektronicznych za pomocą środków komunikacji elektronicznej,
• dokumenty windykacyjne (przedsądowe wezwanie do zapłaty, ugody, wyroki sądowe itp.),
• oświadczenia studenta o samodzielnym przygotowaniu i oryginalności pracy dyplomowej, o zgodności wersji elektronicznej pracy z przedstawionym wydrukiem komputerowym, o wyrażeniu lub niewyrażeniu zgody na udostępnienie pracy,
• dokumenty dotyczące przyznanych nagród lub konkursów związanych ze studiami,
• raport JSA,
• płyta CD z pracą dyplomową,
• legitymacja studencka.

Przechowywanie niektórych dokumentów z wymienionych powyżej wydaje się bardziej uzasadnione, innych mniej, nie zmienia to jednak faktu, że je gromadzimy.

I jeszcze inne dokumenty, które gromadzimy

Jakby mało było dokumentów, które dotyczą przebiegu studiów i zawierają istotne dla niego informacje, są też i takie dokumenty, które odzwierciedlają wyłącznie to, co i tak mamy w systemie, albo dotyczą tego, co i tak studentowi się należy. Oto kilka przykładów:

• dowody wpłat (opłata rekrutacyjna, opłata za dyplom, opłata za legitymację),
• wydruk opłat z całego toku studiów (w przypadku zakończenia studiów),
• oświadczenia studenta (oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem i warunkami odpłatności za studia, karta szkolenia BHP, oświadczenie biblioteczne),
• wykaz składanych dokumentów (jeden egzemplarz a/a drugi dla studenta), do tego karta weryfikacyjna dokumentów (podpisana przez osobę przyjmującą dokumenty w rekrutacji, osobę weryfikującą i osobę przyjmującą akta w dziekanacie),
• podanie o wydanie legitymacji,
• podanie o dopuszczenie do egzaminu dyplomowego.
• decyzja o wyznaczeniu egzaminu dyplomowego,
• wniosek studenta o wszczęcie postępowania o nadanie tytułu zawodowego,
• kopie zaświadczeń (np. zaświadczenie do banku, ZUS),
• ankieta z Biura Karier dot. monitorowania kariery zawodowej.

Po lekturze tej listy nasuwa się pytanie, dlaczego te dokumenty w ogóle trafiają do teczki? Weźmy na przykład opłaty: wszystkie powinny być zaksięgowane w systemie informatycznym, a jeśli pracownik dziekanatu prosi o dowód wpłaty w celu przyspieszenia procedowania, to po zaksięgowaniu opłaty w systemie dowód wpłaty powinien zostać zniszczony, a nie umieszczany w teczce. Tyle że prawdopodobnie pracownik dziekanatu nie wie, czy może po prostu włożyć dokument do niszczarki, czy powinien przygotować protokół zniszczenia (i może z obawy o to ostatnie nie zdecyduje się nawet zapytać). Ostatecznie potwierdzenie wpłaty trafia zatem do teczki.

Innym przykładem jest podanie o dopuszczenie do egzaminu dyplomowego. Jaki jest jego sens, jeżeli dopuszczenie do tego egzaminu warunkuje przebieg studiów, a nie wola lub jej brak zainteresowanego? Można zastanawiać się, co dzieje się w przypadku, gdy student uzyska absolutorium, a podania nie złoży – czy będzie zalegał na stanie uczelni w POLonie, czy może zostanie skreślony za …nieprzystąpienie do obrony?

Bywa jednak i tak, że te dodatkowe dokumenty mają swoją ukrytą logikę. Wykaz opłat z całego toku studiów drukowany w momencie zakończenia studiów (obrony lub skreślenia) umieszczany w aktach ze względów bezpieczeństwa. Powodem jest niesprawny system informatyczny, w którym bywa, że bieżące aktualizacje oprogramowania wywołują zmiany wstecz – także w stosunku do rozliczonych studentów, którym nagle w systemie pojawia się nadpłata lub niedopłata…

Dlaczego gromadzimy tyle dokumentów? 

Przytoczony powyżej przykład wskazuje, że nie zawsze jest tak, że sami z siebie uprawiamy zbieractwo. Gromadzenie dokumentów, których zgodnie z rozporządzeniem gromadzić się nie powinno, wynika z różnych powodów. Czasami jest to prawo zwyczajowe (bo zawsze tak było), asekuracja (może się przydać, może zapytać o coś PKA), niewiedza (czy można coś wyrzucić, co zrobić z niepotrzebnym dokumentem), nieodpowiedni system informatyczny, albo jego brak, a także przepisy wewnętrzne uczelni (i jej autonomia), w tym wola jednostek centralnych. Zasada jest prosta: skoro coś wpłynęło, lepiej na wszelki wypadek to zachować – a nuż się przyda.

W ocenie MNiSW, jeżeli w teczkach znajdują się inne dokumenty niż te wynikające z rozporządzenia, to do archiwum powinna być przekazana teczka pozbawiona tych dodatkowych dokumentów. Tak się jednak nie dzieje, co powoduje problemy na płaszczyźnie współpracy pracowników dziekanatów z archiwistami – pierwsi przekazują często wszystko, jak leci, a drudzy chcieliby mało i uporządkowane.

Oczywiście wszystkie dokumenty, które nie zostały wymienione w katalogu można brakować, tak jak niektóre dokumenty z katalogu w przypadku przekazywania akt do archiwum (§ 15 ust. 4), tylko czy na pewno wszystkie? Jeśli zaczniemy brakować wszystko, co nie znajduje się w rozporządzeniu, odetniemy się od być może przydatnych informacji, chociażby na drodze sądowej, kiedy to badany jest każdy najmniejszy szczegół. Brakowanie wiąże się również z czarnym scenariuszem. Jeżeli z każdego brakowania trzeba będzie sporządzić protokół (czyli wymieniamy jeden dokument na drugi), a uczelnia przepisami wewnętrznymi określi w instrukcji kancelaryjnej zapobiegawczo rozbudowany wzór tego protokołu, to z nostalgią będziemy wspominać pękate teczki studentów, które nie mieszczą się nam w szafach.

Jesteśmy zwolenniczkami walki z biurokracją i dostrzegamy wiele argumentów przemawiających za odchudzeniem teczki studenta, jednak uważamy, że nie powinno to być wyłącznie brakowanie hurtem i w ciemno dokumentów spoza katalogu. Takie podejście to nie walka z biurokracją, tylko niszczenie jej wytworów. Warto zatem dokładnie przyjrzeć się wszystkim dokumentom trafiającym do teczki i wypracować sensowne wytyczne. Oczywiście każda uczelnia ma swoją autonomię, ale być może takie wytyczne pomogą nam wszystkim okiełznać to, co do teczki wpływa i co z niej pozostaje. Bez tego etapu nadal będziemy tonąć w dokumentach – czy to papierowych, czy elektronicznych (które przy obecnym stanie będziemy skanować, zamiast po prostu mieć w systemie).

A zatem: zanim wymyślimy teczkę elektroniczną, warto uporządkować teczkę papierową, mając na uwadze rozporządzenie, zabezpieczenie na wypadek procesu sądowego lub kontroli, optymalizację pracy i zdrowy rozsądek. Zapraszamy zatem do dyskusji i współpracy, a korzystając z okazji dziękujemy za wypełnienie ankiet, które dostarczyły wielu refleksji i pytań, które starałyśmy się w dużym skrócie przedstawić.

Ciąg dalszy z pewnością nastąpi 🙂

Współpraca: Katarzyna Górak-Sosnowska