A może dwie teczki?

A może dwie teczki?

Miesiąc temu pozostawiłyśmy z Ewą Wiśniewską pytanie bez odpowiedzi – co zrobić z teczką akt osobowych studenta, aby nie pękała w szwach przy założeniu że:

  • powinniśmy stosować się do zapisów Rozporządzenia w sprawie studiów, które zakłada, że archiwizujemy zamknięty katalog dokumentów,
  • wydaje nam się jednak, że niektóre dokumenty mimo to warto by było archiwizować, bo może przyjść kontrola, albo zdarzyć się sprawa w sądzie,
  • uważamy także, że spora część tych niepotrzebnych dokumentów (albo i tych potrzebnych z pkt 2) nie będzie potrzebna w nieskończoność – po co komu po 40 latach informacja, że student otrzymał przedłużenie sesji na podstawie zwolnienia w związku z zatruciem pokarmowym?

Przyjmując, że w teczka studenta zawiera dokumenty, które musimy przechowywać i takie, których możemy się pozbyć, mamy 3 sposoby postępowania:

 

1. Archiwizujemy wyłącznie to, co jest wymagane w Rozporządzeniu:

Plusy Minusy
  • Działamy zgodnie z wolą MNiSW,
  • Mamy cienkie teczki.
  • Pozbywamy się dokumentów, które mogą być przydatne, bo jak wykazać, że student otrzymał zawiadomienie o wszczęciu postępowania, skoro z chwilą przekazania teczki do archiwum należy tego typu dokumentację usunąć?
  • Musimy te dokumenty fizycznie wydzielić, co jest zadaniem monotonnym i czasochłonnym (kwestię sposobu brakowania pomijamy).

 

2. Archiwizujemy wszystko, jak leci:

Plusy Minusy
  • Mamy dostęp do wszystkiego, łącznie z wydrukami maili, dowodów wpłat i innych spraw, które i tak są w systemie, ale jeżeli system się zawiesi – mamy papier
  • Nie musimy niczego wydzielać – zawiązujemy teczki, układamy w porządku numerycznym i siup – do archiwum.
  • Postępujemy wbrew Rozporządzeniu,
  • Archiwiści nas przeklinają.

 

 

3. Archiwizujemy to co trzeba + częściowo to, co może się przydać:

Plusy Minusy
  • Niby teczka jest cieńsza w porównaniu do wariantu (2), ale to nadal nie jest stan optymalny,
  • Mamy zabezpieczenie na wypadek kontroli lub innych przypadków, gdy przydaje się coś więcej niż czysty przebieg studiów.
  • Nadal łamiemy zasady Rozporządzenia,
  • Nadal sortujemy, i to chyba w jeszcze trudniejszej wersji, ponieważ trzeba zastanowić się, co zostawiamy – czyli co może się przydać.

 

Jak zwykle, w przypadku, gdy żadne z rozwiązań nie jest zadowalające, być może pomocne byłoby jeszcze inne rozwiązanie – tym razem nr 4. Polegałoby ono na tym, że tworzymy teczkę A i teczkę B. Zdajemy sobie sprawę z tego, że na pierwszy rzut oka brzmi to jak sporo dodatkowej pracy. Wychodzi bowiem na to, że trzeba podzielić dokumenty na dwa stosy, a wyobraźnia podpowiada, że może chodzić o jedną dużą teczkę-matkę, w której znajdują się dwie teczki-dzieci, czyli każdy student ma 3 teczki. Może warto jednak rozważyć taką opcję, zwłaszcza że i tak wiele dziekanatów dzieli dokumenty przed archiwizacją (por. wariant 1 i 3 powyżej).

W jaki sposób miałoby to wyglądać? Rozwiązaniem umożliwiającym pogodzenie przepisów rozporządzenia w sprawie studiów i praktyki dziekanatów w zakresie prowadzenia akt osobowych studenta jest utworzenie dwóch teczek:

  • teczka archiwizacyjna (A) – na potrzeby archiwizacji, zawierająca jedynie te dokumenty, które są wymienione w rozporządzeniu w sprawie studiów
  • teczka pełna (B) – na potrzeby bieżącej obsługi studenta i możliwości pełnego odtworzenia toku studiów oraz wszystkich jego elementów; zawierałaby zatem absolutnie wszystkie dokumenty składane przez studenta oraz wytwarzane w związku z przebiegiem studiów.

Ze względu na czas kontroli (NIK, MNiSW, PKA) można przyjąć, że dokumentacja w teczce B powinna być przechowywana przez około 5 lat, a następnie można ją brakować i zniszczyć.

Pytaniem zasadniczym jest to, na jakim etapie miałoby dojść do wydzielenia teczki A z teczki B.

  • Czy na etapie prowadzenia studenta (a zatem w teczce są przegródki A i B, do których trafiają dokumenty)?
  • Czy może na etapie przekazywania do archiwum? Jeżeli tak – czy do archiwum przekazujemy teczkę A, a teczki B (minus A) składujemy w dziekanatach przez 5 lat (i pracujemy chyba na korytarzu, bo żaden dziekanat tylu akt – nawet odchudzonych – nie pomieści); czy może przekazujemy do archiwum teczkę B z założeniem, że to tam następuje proces wyjęcia dokumentów do A i zbrakowania resztek B.
  • Czy może działamy w jeszcze jakiś inny sposób?

Jak trudne by się to nie wydawało, warto pamiętać, że w pewnym sensie prowadzimy już często teczki A i B, jeżeli student jest beneficjentem pomocy materialnej. Co więcej, można przyjąć, że np. w systemie teleinformatycznym znajdują się podania studentów z załącznikami i decyzje, a dziekanat zamiast drukować z systemu wszystko jak leci, może wydrukować jedynie decyzje (teczka A), a resztę zostawić w systemie jako teczkę B.

Nie nam na ten moment rozstrzygać sprawy techniczne, zwłaszcza że istnienie teczki A i B wydaje się leżeć w autonomii uczelni (a konkretnie w jej instrukcji kancelaryjnej). Rozwiązanie to z pewnością posłuży w pracy nad teczką elektroniczną (gdzie wydzielenie teczki A i B to przeniesienie plików z jednego katalogu do drugiego). Jak postępować w przypadku teczki papierowej – warto się nad tym zastanowić. Propozycję takiego rozwiązania uzyskałyśmy zarówno z MNiSW (w odpowiedzi na nasze pytania o to, co w teczce znajdować się może), jak i od zaprzyjaźnionej z naszym Stowarzyszeniem prawniczki – Aleksandry Matukin-Szumlińskiej. Być może warto się nad nim zatem pochylić, aby okazało się jak najbardziej funkcjonalne dla jego wykonawców.

Współpraca: Ewa Wiśniewska  

The following two tabs change content below.
prof. SGH dr hab., prodziekan Studium Magisterskiego SGH, kierownik Zakładu Bliskiego Wschodu i Azji Środkowej, Kolegium Ekonomiczno-Społeczne SGH; inicjatorka ogólnopolskiego Forum Dziekanatów; prezes Stowarzyszenia Forum Dziekanatów. Współautorka m.in. monografii "Dziekanaty na wyższych uczelniach" (2018) oraz współredaktorka książki "Dziekanaty w procesie zmian" (2019).