W ostatnim czasie  mogliśmy się przekonać, że możliwe są inne sposoby organizacji pracy niż te, które znaliśmy dotychczas. Pandemia wymusiła wewnętrzne zmiany organizacyjne a cyfryzacja okazała się kluczowa dla zapewnienia kontynuacji nauczania oraz sprawnej i bezpiecznej obsługi studenta. W niektórych uczelniach nastąpiła jedynie zmiana mentalna – np. przyjmowanie skanów dokumentów, w innych było to wdrażanie digitalizacji pojedynczych dokumentów, natomiast w innych realizowana jest cyfrowa transformacja.

Cyfryzacja a praca zdalna

Uczelnie, które przed pandemią miały nowoczesne systemy informatyczne, odpowiedni sprzęt oraz wykwalifikowaną kadrę, mogły przejść prawie natychmiast na nauczanie i pracę zdalną. Biura zajmujące się bezpośrednim wsparciem studentów nadal muszą funkcjonować na miejscu, choć w ograniczonym składzie. Jest to konieczne z uwagi na sposób prowadzenia dokumentacji oraz obsługę studenta (np. złożenie dokumentów rekrutacyjnych, podpisanie umowy, odbiór legitymacji czy odbiór dyplomu).

W dziekanatach jest bardzo dużo dokumentów, które trzeba na bieżąco tworzyć, drukować, zbierać podpisy, segregować i umieszczać w aktach. Wszechobecny papier, wbrew przekonaniu wielu osób, to konsekwencja przepisów prawnych, a nie potrzeba pracowników administracyjnych uczelni i umiłowanie do podpisów i pieczątek. Dopóki uczelnia nie wdroży teczki elektronicznej oprócz dokumentów papierowych będziemy nadal drukowali do akt również dokumenty elektroniczne, które obecnie mamy w systemie (np. ślubowanie, karty okresowych osiągnięć studenta, decyzje dotyczące przebiegu studiów rozpatrywane elektronicznie, protokoły z obron). To zgodnie z obowiązującym prawem efektem końcowym każdego procesu jest papier, który musi i tak trafić do akt studenta, oczywiście jeśli prowadzone są w formie papierowej. W takiej formie na razie wszystkie uczelnie prowadzą dokumentację choć wiele z nich poczyniła już starania w kierunku wdrożenia elektronicznej teczki studenta.

Cyfryzacja a przepisy prawne

Warunkiem niezbędnym do digitalizacji procesów są przepisy prawne, które to umożliwią. Po wejściu w życie Ustawy 2.0 i rozporządzenia w sprawie studiów, które wprowadziły zasadniczą zmianę polegającą na tym, że dokumentacja przebiegu studiów może być prowadzona elektronicznie, w ramach Stowarzyszenia Forum Dziekanatów, rozpoczęliśmy prace nad przygotowaniem specyfikacji potrzebnej do wdrożenia elektronicznej teczki studenta. Mimo, że ustawodawca pozwalał na prowadzenie elektronicznej dokumentacji to szczegółowe przepisy prawne skutecznie to uniemożliwiały.

Pandemia paradoksalnie ułatwiła nam sprawę i od kwietnia razem z prof. Katarzyną Górak-Sosnowską zostałyśmy powołane przez MNiSW do zespołu ds. cyfryzacji rekrutacji i obsługi procesu dydaktycznego. Reprezentujemy tam głos środowiska jako przedstawicielki Stowarzyszenia Forum Dziekanatów. Zespół wypracował kilka istotnych propozycji zmian, które zostały ujęte w kolejnych nowelizacjach rozporządzenia w sprawie studiów. Zmiany te pozwalają na uproszczenie niektórych procesów i ułatwiają  wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentacji przebiegu studiów, co w konsekwencji umożliwia prowadzenie dokumentacji w elektronicznej teczce studenta. Co prawda jeszcze nie wszystkie dokumenty mogą mieć postać cyfrową, ale prace nadal trwają i będą kontynuowane.

Co już uległo zmianie? Z teczki akt osobowych studenta wypadło potwierdzenie odbioru legitymacji, a ślubowanie można odklikać w systemie, podobnie jak protokoły z obron, natomiast praca dyplomowa może być złożona elektronicznie i w takiej formie przechowywana w uczelnianej bazie prac. Zmiany umożliwiły także sprawne przeprowadzenie zdalnych obron, które mogły być protokołowane zdalnie, studenci nie musieli odręcznie podpisywać ślubowania a rezygnacja z podpisów przy odbiorze legitymacji umożliwiła sprawne i bezpieczne ich wydawanie. Studenci nie musieli dostarczać papierowych prac dyplomowych, które dzięki temu nie zalegały na półkach w dziekanatach a później w aktach studenta, co znacznie „odchudziło” teczkę studenta.

Cyfryzacja a ograniczenia

Zmiana przepisów prawnych nie oznacza, że wszystkie uczelnie natychmiast wprowadzą elektroniczną dokumentację przebiegu studiów. Pandemia uwypukliła duże różnice w sposobie zarządzania uczelniami. W ramach Stowarzyszenia przeprowadziliśmy kila badań ankietowych wśród pracowników administracyjnych uczelni. Z przytoczonych wypowiedzi oraz oceny stopnia cyfryzacji procesów obsługi toku studiów wyłania się dość zachowawczy obraz pokazujący także cyfrową przepaść między uczelniami. Wiele uczelni prowadzi nadal dokumentację przebiegu studiów w pełni w formie papierowej, a inne tworzą hybrydy – prowadząc dany proces częściowo elektronicznie, a częściowo papierowo. Niektóre uczelnie patrząc w przyszłość widzą np. kompleksową elektroniczną teczkę studenta, inni natomiast kończą swoje marzenia na cyfryzacji jednego procesu. Składa się na to wiele czynników, na które wskazywali nasi ankietowani (wypowiedzi pracowników dziekanatów z 39 różnych uczelni):

• brak potencjału – braki kadrowe, ograniczenia funkcjonujących systemów informatycznych – brak integralności, brak środków finansowych;
• opór władz i brak perspektywy cyfryzacji – są uczelnie, w których nadal funkcjonują papierowe indeksy, a dokumentacja jest prowadzona w Excelu. Uczelnie zachowawczo nadal podpisują umowy w formie papierowej, wymagają składania podpisów na ankiecie osobowej a także generują dodatkowe dokumenty poświadczające zapoznanie się z regulaminem studiów czy zasadami bezpieczeństwa (są to wymogi, które uczelnie wewnętrznie wprowadziły, a nie wynikające z przepisów prawa powszechnego);
• niechęć do zmian ze strony administracji – przyzwyczajenia, negatywne nastawienie do zmian oraz nowych systemów, przywiązanie do dokumentów papierowych i pieczątek, brak inicjatywy oddolnej, kultura organizacyjna;
• brak wsparcia i współpracy z IT – niewystarczająca wiedza pracowników i brak wsparcia informatyków, system informatyczny został narzucony i nie spełnia oczekiwań;
• wewnętrzne akty normatywne – uczelnie wewnętrznymi uregulowaniami wprowadzają dodatkową biurokrację;
• rozproszenie – uczelnie wprowadzają pojedyncze zmiany, np. wprowadzają nową platformę w jakimś obszarze, ale za tym nie idą dalsze zmiany. Cyfryzacja jest traktowana jako projekt poszczególnych jednostek uczelni a nie jako element pracy całej uczelni.

Powyższe ograniczenia są jedynie opinią wyrażoną przez pracowników zajmujących się obsługą toku studiów, a nie władz uczelni, jednak odnoszą się bezpośrednio do procesów operacyjnych realizowanych przez tą grupę pracowników. Skutkiem tych ograniczeń jest np. brak elektronicznych protokołów z obron. Jakie są tego konsekwencje – w dziekanacie zalegają segregatory z wydrukowanymi protokołami, na których członkowie komisji muszą złożyć odręczne podpisy. Pracownicy dziekanatu muszą je zebrać w czasie kiedy obecność pracowników naukowych w uczelni jest mocno ograniczona, więc to będzie trwało. Czy to ma wpływ na obsługę studenta – wprost nie, ale pośrednio tak, bo pracownicy dziekanatu zamiast skupić się na wsparciu studentów rozpaczliwie będą poszukiwać członków komisji i zbierać zaległe podpisy. Brak systemowych rozwiązań utrudnia pracę w normalnych warunkach, a w warunkach pandemii niekiedy ją paraliżuje.

Cyfryzacja a kultura organizacyjna

Cyfryzacja wymaga pewnych zmian w kulturze organizacyjnej uczelni i powinna oznaczać gotowość infrastrukturalną i instytucjonalną do podjęcia nowego wyzwania. Kierunek nadają władze uczelni, to od nich zależy w jaki sposób będzie zarządzana uczelnia i jak będą się w tym odnajdowali jej pracownicy. Aby dane rozwiązanie informatyczne było funkcjonalne, musi być konsultowane i wdrażane przy udziale bezpośrednich interesariuszy, którzy powinni wykazywać inicjatywę i chęć do zmian. Uczelnie, w których panuje kultura organizacyjna nastawiona na innowacje i współpracę, wdrażają strategię digitalizacji przy udziale pracowników zajmujących się bezpośrednio realizacją danych procesów. Choć cyfryzacja jest procesem czasochłonnym i wiąże się ze zmianami a także kosztami, to władze uważają, że to ma przyszłość.

Jak mawia mój Rektor cyfryzacja jest potrzebna aby usprawnić i uprościć obsługę studenta i inne procesy, aby pracownicy administracji byli szczęśliwymi ludźmi, którzy używają rozumu, serca i zaangażowania do pracy, a nie tracili ten czas na przekładanie papieru”.

Cyfryzacja a zmiany w prawie

Aby dokumentacja przebiegu studiów mogła być prowadzona elektronicznie, bez potrzeby skanowania dokumentów, niezbędne są kolejne zmiany w przepisach prawnych, które konsekwentnie umożliwią dalszą digitalizację procesów. Największy problem stanowią dokumenty rekrutacyjne, które muszą być skanowane i potwierdzane za zgodność z oryginałem oraz wydawane przez uczelnie dyplomy, które także muszą być skanowane do teczki elektronicznej mimo, że są tworzone w uczelnianych systemach informatycznych. Przede wszystkim niezbędne jest zatem:

• wprowadzenie przepisów, które zrównają kopię matury z dokumentem wygenerowanym z KEeM, powszechny dostęp do systemu KReM albo elektroniczne matury z OKE;
• wprowadzenie przepisów, które zrównają kopię dyplomu z dokumentem potwierdzającym wyższe wykształcenie z POL-on na zasadach jak w przypadku KReM albo elektroniczne dyplomy;
• wdrożenie elektronicznego dyplomu ukończenia studiów;
• możliwość uwzględnienia dokumentów elektronicznych w procesie rekrutacji cudzoziemców;
• uregulowanie kwestii związanych z uwierzytelnieniem kandydata na studia, możliwości powszechnego wykorzystania portalu obywatel.gov.pl;
• zrównanie ELS i mLegitymacji jako alternatywnych dokumentów potwierdzających status studenta;
• uproszczenie postępowania administracyjnego w sprawie wydawania decyzji na podstawie kpa i wypracowanie standardów umożliwiających wykorzystanie do doręczeń systemów informatycznych uczelni;

Wprowadzenie do przepisów prawnych niektórych z powyżej wymienionych postulatów wymaga szeregu konsultacji a także nakładów infrastrukturalnych i finansowych.  Wydaje się jednak, ze są one konieczne jeśli chcemy mówić o transformacji cyfrowej polskich uczelni.

Pandemia pokazała że cyfryzacja to nie tylko warunek konieczny do pracy zdalnej – jest kluczowa zarówno w czasach pandemii jak i po jej zakończeniu. Cyfryzacja to szansa na inną – lepszą jakość wsparcia studentów i wykładowców, szansa na to aby obsługa toku studiów odbywała się w nowoczesny sposób, zgodny z oczekiwaniami studentów. Cyfryzacja to po prostu sprawna administracja, a sprawna administracja to profesjonalna obsługa interesariuszy, a to z kolei przekłada się na wizerunek całej uczelni.