Wielkimi krokami zbliża się początek nowego roku akademickiego. Dla studentów i wykładowców oznacza to zajęcia prowadzone w trybie hybrydowym, albo w całości zdalnie. Nas natomiast interesowało, w jaki sposób zorganizowana jest praca uczelnianej administracji i jak z taką formą pracy czują się sami pracownicy.
Przez ponad miesiąc zbieraliśmy dane za pomocą ankiety online. Uzyskaliśmy 101 odpowiedzi. Nasza próba jest tradycyjnie sfeminizowana (93 kobiety, 7 mężczyzn), natomiast w przypadku pozostałych zmiennych udało się nam uchwycić zróżnicowanie. Niemal połowa respondentów jest w przedziale wiekowym 40–49 lat, kolejne 29 – w wieku do 39, a 17 – ukończyło 50 rok życia. Nieco ponad połowa naszej próby to kierownicy jednostek administracyjnych (52), a 48 osób stanowią pracownicy. Większość (62 osoby) pracuje w administracji wydziałowej, 33 osoby w administracji centralnej. Jeżeli chodzi o rodzaj uczelni, najwięcej respondentów pracuje na uniwersytetach (37 osób), następnie na uczelniach technicznych (27 osób) i ekonomicznych (20 osób), a także artystycznych (6) i medycznych (3). Respondenci mieli możliwość podania nazwy uczelni – zrobiły to 73 osoby. Pracują one na 39 różnych uczelniach, głównie publicznych (36). Wśród tych, którzy podali nazwę uczelni najwięcej pracuje na Politechnice Warszawskiej i w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie (po 8 osób) oraz na Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza (4 osoby). Opisawszy naszą próbę możemy przejść do podsumowania wyników.
Organizacja rekrutacji
Uczelnie zorganizowały proces rekrutacji na różne sposoby, przy czym dominuje forma tradycyjna – kandydaci przynoszą dokumenty na uczelnie (26 wskazań), albo mają do wyboru – przynieść na uczelnię lub wysłać je pocztą tradycyjną (14 wskazań). Niewiele mniej powszechna jest forma wysyłania dokumentów elektronicznie (29 wskazań). Kilka kolejnych uczelni zdecydowało się na przysyłanie dokumentów w formie tradycyjnej lub elektronicznej, albo jeszcze większe zróżnicowanie form dostarczania dokumentów.
W przypadku tych uczelni, gdzie podczas rekrutacji studenci nie przynoszą dokumentów, problematyczne jest to, w jaki sposób i kiedy mają dostarczyć oryginały – chociażby świadectwa ukończenia studiów I stopnia, czy świadectwo maturalne, których poświadczone za zgodność z oryginałem kopie powinny zostać umieszczone w aktach osobowych studenta. Wśród istniejących rozwiązań wskazano na następujące:
- kandydaci dostarczają oryginały pocztą i odbierają przy pierwszej możliwej okazji, albo w umówionym czasie, albo podczas odbioru legitymacji,
- kandydaci dostarczają oryginały dokumentów po rekrutacji, np. do końca semestru,
- kandydaci przesyłają kopie dokumentów, które są poświadczone notarialnie,
- pracownicy rekrutacji potwierdzają za zgodność na podstawie skanów/zdjęć.
Ekwilibrystyka organizacyjna związana z tegoroczną rekrutacją jednoznacznie wskazuje na to, że warto byłoby przygotować się na kolejną rekrutację, podczas której byłoby możliwe skorzystanie z bazy KReM czy OKE w celu pobrania, zamiast świadectw, dokumentów potwierdzających wykształcenie a w przypadku dyplomów ukończenia studiów tworząc ogólnopolską bazę e-dyplomów, albo chociaż uznając wyciąg z takiej bazy (POLon) jako równoważny dokumentowi papierowemu, który przecież jest znacznie słabiej zabezpieczony (nie mówiąc o potwierdzaniu zdjęć dokumentów). Jest to niewątpliwie ważny postulat na najbliższy rok akademicki.
Zdecydowanie lepiej przedstawia się sprawa z umowami, które nie są dokumentami wymaganymi w przepisach prawa o szkolnictwie wyższym.. Spora część uczelni z nich zrezygnowało, część utrzymało tradycyjną formę papierową, natomiast w kilku przypadkach umowa odsyłana jest jako podpisany skan dokumentu, czy podpisywana podpisem elektronicznym, albo nawet odklikiwana w systemie.
Organizacja pracy NA i NNA
Zajęcia na uczelniach, gdzie pracują nasi respondenci odbywają się przede wszystkim w formie zdalnej (66 wskazań), 16 osób wskazało na formę wyłącznie zdalną, a 3 – na wyłącznie stacjonarną. Pozostałe osoby nie umiały udzielić odpowiedzi, przy czym wynikało to z braku podjęcia stosownych decyzji przez władze uczelni. Większość odpowiedzi „jeszcze nie wiadomo” dotyczy ankiet wypełnionych w sierpniu, jednak kilka takich wskazań pojawiło się także na początku września. W przypadku zajęć prowadzonych w formie mieszanej lub stacjonarnie przewidziane są standardowe środki ostrożności. Najczęściej wymieniane to: dezynfekcja rąk, maseczki, ograniczenie liczby osób na sali i wietrzenie sal. Kilkanaście osób napisało, że nie wiadomo, w jaki sposób zostanie zapewniony reżim sanitarny („to jeszcze faza przemyśleń”, „nikt jeszcze nic nie wie”). Biorąc pod uwagę, że do rozpoczęcia zajęć zostało stosunkowo niewiele czasu, wdrożenie odpowiednich zasad może być utrudnione. Wydaje się, że szczególnie problematyczne może być dopasowanie pojemności sal do zmniejszonych liczebności grup i takie ułożenie planu zajęć, aby poszczególne grupy kontaktowały się ze sobą w jak najmniejszy sposób.
Jeżeli chodzi o pracowników administracji, połowa respondentów wskazała, że wszyscy pracują stacjonarnie. Co czwarty respondent pracuje na uczelni, gdzie możliwa jest praca rotacyjna w systemie dyżurów, natomiast 8 kolejnych wskazało, że niektórzy pracownicy administracyjny (np. dojeżdżający, czy z grup ryzyka) mają prawo do pracy zdalnej. W pozostałych przypadkach respondenci nie mieli wiedzy na temat całej uczelni, albo nie znali klucza decydującego o tym, dlaczego jedna osoba, czy jeden dział pracuje stacjonarnie, a inny zdalnie. Świadczą o tym następujące wypowiedzi: „Co do zasady wszyscy zdalnie, ale wydaje się, że administracja centralna łatwiej otrzymuje zgodę na pracę zdalną w szczególnych przypadkach, niż administracja wydziałowa”, „Teoretycznie wszyscy pracownicy administracyjni pracują stacjonarnie, ale w praktyce niektóre działy pracują w systemie dyżurów”, „większość stacjonarnie, ale przynajmniej jeden dział pracuje w systemie dyżurów. Na jakiej podstawie – nie wiadomo”, „Nie jest znany schemat decyzyjny, ale niektórzy pracują zdalnie”. Przykłady te świadczą w najlepszym przypadku o braku transparentności co do obowiązujących zasad na niektórych uczelniach.
W ponad połowie przypadków (57) o trybie organizacji pracy decydują wyłącznie władze uczelni (rektor, kanclerz). W pozostałych przypadkach decyzję o organizacji pracy podejmował dziekan samodzielnie (19 wskazań). Można zatem powiedzieć, że na polskich uczelniach dominuje forma organizacji pracy ustalona odgórnie. W 17 przypadkach to kierownicy jednostek organizacyjnych uzyskali odpowiednią delegację uprawnień i sami mogli zorganizować pracę swoich jednostek. Wydaje się, że o ile władze uczelni powinny wyznaczać strategiczne kierunki jej funkcjonowania, o tyle sposób w jaki zorganizować pracę poszczególnych jednostek organizacyjnych powinni określać ich kierownicy. Wszak to oni wiedzą najlepiej, kto, jak często i w jakim trybie powinien pracować, aby jednostka realizowała swoje zadania.
Ciąg dalszy nastąpi…
dr hab., prezes Stowarzyszenia Forum Dziekanatów; profesor Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie, kierownik Zakładu Bliskiego Wschodu i Azji Środkowej, w latach 2012-2020 prodziekan Studium Magisterskiego; inicjatorka ogólnopolskiego Forum Dziekanatów. Współautorka m.in. monografii „Dziekanaty na wyższych uczelniach” (2018) oraz współredaktorka książki „Dziekanaty w procesie zmian” (2019).