Jednym z elementów codzienności, na których pandemia Covid-19 najsilniej odcisnęła swoje piętno są relacje międzyludzkie. W przypadku uczelni, jak i wielu innych miejsc pracy oznacza to ograniczenie kontaktu i zachowywanie się w taki sposób, aby ograniczyć ryzyko zarażenia siebie i innych. To, czy i w jakim zakresie nasi respondenci sami przestrzegają zasad, a także czy przestrzegają ich interesariusze uczelni przedstawiamy w poniższej tabeli.

Ocena stosowania się do zasad ograniczających ryzyko zarażenia się Covid-19

	Zdecydowanie nie	Raczej nie	Raczej tak	Zdecydowanie tak	Nie dotyczy
Samoocena	7	5	40	45	2
Mój dział	5	8	51	30	4
Inni pracownicy administracyjni	6	18	49	27	0
Pracownicy naukowi	8	18	45	25	1
Studenci	9	10	41	30	6

Z powyższych danych wynika, że wszyscy interesariusze uczelni stosunkowo poważnie podeszli do sytuacji pandemii i w zdecydowanej większości stosują się do zasad ograniczających ryzyko zarażenia. Dotyczy to w porównywalnym stopniu innych pracowników administracji, nauczycieli akademickich oraz studentów, którzy wypadają w tym zestawieniu jako najbardziej grzeczni i odpowiedzialni, jeżeli chodzi o stosowanie się do zasad.

„Tylko ekspres do kawy stoi bezczynnie”: Relacje w dziale

Następnie pytaliśmy o to, co zmieniło się, jeżeli chodzi o relacje międzyludzkie. Na poziomie pracy w dziale część naszych respondentów nie odczuła żadnej zmiany (11 wskazań). W pozostałych przypadkach zmiany dotyczyły:

• Zwiększenia dystansu i zabezpieczeń (5 metra odległości pomiędzy biurkami;, Maseczki w częściach wspólnych, dezynfekcja; Maseczki lub przyłbice, praca na przemian, głównie kontakt mailowy; obowiązek dezynfekcji kilkakrotnie w ciągu dnia lad, biurek, klamek itd. założenie pleksy oddzielającej od studenta, absolutny zakaz składania wniosków stypendialnych osobiście, tylko droga elektroniczna, poczta lub w miejscu wyznaczonym przez Dziekana, obowiązek zachowania dystansu miedzy pracownikami i noszenie maseczek lub przyłbic jeśli zaistnieje konieczność kontaktu z osobami z innej jednostki)
• Zwiększenia komunikacji zdalnej (Bardzo dużo telekonferencji; Częstszy kontakt telefoniczny i mailowy; Kontakt głównie za pomocą Internetu i telefonicznie. Wcześniej sprawy załatwiane były przez kontakt osobisty; Kontakt jest bardzo ograniczony. Większość spraw załatwiamy elektronicznie. Jeśli dokumenty wymagają podpisu są zostawiane w osobnym pokoju).
• Zmiany w relacjach społecznych (brak wyjść integracyjnych, brak spotkań w większym gronie; Kontaktujemy się prywatnie. Służbowo nie możemy. Tylko online; Osoby są bardziej ostrożne w kontaktach międzyludzkich, zachowują dystans społeczny, nie gromadzimy się w większej liczbie osób).

Niektórzy dostrzegali pozytywy nowej, trudnej sytuacji:

Kontakty międzyludzkie – nastąpiła poprawa relacji w dziale. Wobec zamieszania i trudności w organizacji pracy, zaczęliśmy regularnie kontaktować się na platformie MsTeams i na bieżąco wymieniać ze sobą opinie czy dzielić wątpliwościami, uwagi co do sytuacji na uczelni czy w przepisach.

Praca zdalna wymusiła wprowadzenie szeregu usprawnień, raptem okazało się,  że można posługiwać się skanami. W końcu weszliśmy w XXI wiek 🙂

Pracujemy zdalnie, dziekanat ma 2 razy w tygodniu zebrania w Teams, szkolenia i inne spotkania organizowane są w Teams. Dzielimy się dyżurami, Dziekan kupił wszystkim pracownikom dziekanatu licencje Windows do wirtualnego pulpitu, mamy w dziekanacie 4 laptopy i obiecane 2 z nowego przetargu, aby spokojnie pracować gdyby dzieci znowu musiały korzystać z domowych komputerów. W dziekanatach, biurze dziekana, bibliotece mamy porządne plexi, które ochroni nas przed niejedną grypą, bo jest przytwierdzone na stałe zamówione na wymiar.

Pojawiają się jednak także głosy wskazujące na nowe trudności:

Z punktu widzenia kierownika okres od marca jest dla mnie bardzo trudnym czasem, ponieważ spadł na mnie obowiązek przygotowania projektów procedur i organizowania czasu pracy pracowników działu na zupełnie innych zasadach bez wsparcia władz

Praca rotacyjna wymaga większej dyscypliny/uwagi od zespołu

Realizacja podstawowych zadań działu jest utrudniona, czas wykonania pracy się wydłużył, odczuwalna jest niechęć innych pracowników do działań prowadzonych przez mój zespół (działalność wspierająca).

Więcej spraw można załatwić online (włączają się w to również osoby do tej pory unikające takiej formy pracy), jednak relacje międzyludzkie zdecydowanie mają się gorzej. Część osób źle znosi izolację, nie wszyscy radzą sobie z nową organizacją pracy (zauważalny wzrost konfliktów wynikających z niedomówień)

Nie trudno zauważyć, że przytoczone wypowiedzi są w dużej mierze swoim lustrzanym odbiciem. W jednym dziale praca zdalna okazała się przepustką do poprawy relacji międzyludzkich, a pracownicy zaczęli ze sobą omawiać sprawy zawodowe, natomiast w innym wywołuje napięcia związane z niedomówieniami. W jednej jednostce praca w dobie pandemii przeniosła ją do XXI wieku, czyli wymusiła cyfryzację, natomiast w drugiej wydłużył się czas realizacji zadań, co wywołuje konflikty. W jednym dziekanacie dziekan sam zaangażował się w to, aby pracownikom stworzyć optymalne warunki pracy – wsparcie władz uczelni widać zresztą też na prostym przykładzie („porządnego”) pleksi, która jest zamówiona na wymiar, a nie wycinana do każdego biurka taka sama. Z kolei w innej jednostce kierowniczka została sama bez wsparcia władz.

Zaobserwowane tu różnice są być może zbyt niewielkim materiałem empirycznym do wysnuwania uogólnionych wniosków, jednak potwierdzają nasze wcześniejsze (i teraźniejsze) spostrzeżenia. Kluczem do profesjonalizacji pracy jednostek administracyjnych są m.in.: wsparcie władz uczelni oraz funkcjonalny system teleinformatyczny.

„Poprawiła się reaktywność władz”. Relacje z pracownikami innych działów

W przypadku innych pracowników administracyjnych zauważalne zmiany dotyczyły przede wszystkim dwóch z trzech kategorii wymienionych wyżej, a zatem:

• Zmiany sposobu kontaktu bezpośredniego (w sytuacjach szczególnych kontakt bezpośredni z zachowaniem wymogów sanitarnych; Jeśli trzeba udać się z jakąś sprawą do innego biura to z zachowaniem dystansu i w maseczkach albo przyłbicach; Korespondencja tylko poprzez kancelarię
• Zwiększenia kontaktu zdalnego (Idę tylko kiedy muszę. Większość spraw załatwiamy telefonicznie; Kontakt głównie za pomocą Internetu i telefonicznie. Wcześniej sprawy załatwiane były przez kontakt osobisty; Przestaliśmy się widywać; Tylko online.

Również w tym przypadku niektórzy respondenci wskazywali na plusy i (rzadziej) minusy takiej sytuacji:

Spotkania są ograniczone do minimum i z zachowaniem wszystkich środków ostrożności –  spotkania są szybkie i rzeczowe 🙂

więcej kontaktów zdalnych, poprawiła się reaktywność władz na kontakt mailem

Paradoksalnie ułatwiło to wiele spraw. Przed epidemią gdy miałam sprawę do Prorektora to musiałam umawiać spotkanie przez jego sekretarkę, a teraz piszę maila wieczorem i rano mam odpowiedź, w jakich godzinach może się ze mną spotkać w Teams (już bez udziału sekretarek). Z innymi działami też rozmawiamy przez Teams.

Więcej spotkań online, dużo więcej spraw można załatwić skanem, ale też trudniej porozumieć się z osobami „po drugiej stronie słuchawki” – więcej konfliktów wynikających z braku komunikacji bezpośredniej.

Nie będzie odkrywcze stwierdzenie, że komunikacja zdalna przełamuje, albo niweluje wiele barier, które inaczej by występowały. Zmiana sposobu komunikacji z władzami przytoczona przez dwie respondentki, a także oszczędność czasu na spotkania (które w trybie stacjonarnym bywają niekiedy celebrowane dla samej celebracji) są zmianami, które do pewnego stopnia można by starać się utrzymać.

„NA zaczęli inaczej na nas patrzeć, szczególnie ci, którzy nie radzą sobie w Teams”. Relacje z pracownikami naukowymi

W związku z tym, że pracownicy naukowi prowadzą zajęcia zdalnie, albo w formie hybrydowej, znacznie rzadziej pojawiają się na uczelni. To spowodowało ograniczenie kontaktów bezpośrednich i przejście na formułę zdalną: (bardzo niewiele spraw (w porównaniu do stanu przed pandemią) jest załatwiane osobiście; Kontakt mailowy i telefoniczny, w sytuacjach szczególnych kontakt bezpośredni z zachowaniem wymogów sanitarnych. Mimo to, jeżeli pracownik naukowy pojawia się w dziale, może to wiązać się z pewną trudnością:

Utrudnieniem jest „zatrzymanie” pracownika naukowego, który chce wejść do pokoju, wymaga to od nas czujności i umiejętności uprzejmego zwrócenia uwagi. Naukowcy jednak szybko orientują się, żeby nie wchodzić. Dokumenty podpisują na korytarzu  aby nie wchodzili do biura, gdzie do tej pory (przed pandemią) podpisywali dokumenty przy naszych biurkach.

Nowa, w dużej mierze zdalna forma kontaktu spotyka się z mieszanymi reakcjami ze strony pracowników naukowych:

Naukowcy, szczególnie ci młodsi (doktoranci, dr) chętnie korzystają z narzędzi komunikacji na odległość, w tym z elektronicznych podpisów i elektronicznego obiegu dokumentów, z którego większość wcześniej nie korzystała.

Relacje międzyludzkie bardziej napięte, zwłaszcza wśród pracowników naukowych starszej daty, którzy nie są przyzwyczajeni do narzędzi informatycznych do prowadzenia zajęć – napięty, bo niestety mają pretensję, że muszą je obsługiwać, że to należy do ich obowiązków (np. wysyłanie elektronicznych zaproszeń na egzaminy) a  nie np. dziekanatu.

Bywa jednak, że wspólna praca online przynosi pozytywne efekty:

Dziekanat był/ jest wsparciem technicznym w Teams podczas obron zdalnych. Po kilkunastu/kilkudziesięciu obronach z tymi samymi NA, rozmowach, spotkaniach, rozwiązywaniu problemów ludzie nawiązują kontakty zgoła innej natury niż przed epidemią. Widzimy się, czasami nasze dzieci, zwierzęta, często dochodzi do śmiesznych sytuacji. Dodatkowo NA zaczęli inaczej na nas patrzeć, szczególnie ci, którzy nie radzą sobie w Teams.

 

„Większość pisze”. Relacje ze studentami

W przypadku relacji ze studentami, zmiany organizacji pracy dotyczą tych samych aspektów, przy czym w tym przypadku można było wprowadzić sposób obsługi, który w większym stopniu odgórnie ogranicza kontakt bezpośredni. Rozwiązanie takie mogły wprowadzić władze uczelni czy wydziału, a do pewnego stopnia operować nim kierownicy jednostek, które zajmują się obsługą studentów. Wśród przyjętych rozwiązań można wskazać na:

• Komunikację zdalną (Częstszy kontakt telefoniczny i e-mail. Sugerujemy załatwienie każdej sprawy drogą elektroniczną; głównie elektronicznie lub telefonicznie w wyjątkowych uzasadnionych przypadkach obsługa bezpośrednia; kontakty ograniczone do minimum, każdy student musi uprzednio umówić się na konkretną godzinę, kontakty są z zachowaniem środków bezpieczeństwa; Studenci bez wcześniejszej zgody nie posiadają możliwości wejścia do budynku administracji
• Wprowadzenie środków zwiększających bezpieczeństwo w kontakcie bezpośrednim (Dystans + maseczki + pleksa ochronna; Studenci od czerwca do końca lipca, w sprawach wymagających kontaktu bezpośredniego, np. odbiór dyplomu, przyjmowani byli przy wyznaczonych stanowiskach pracy, zabezpieczonych pleksą, w pełnym reżimie sanitarnym: maseczka, rękawiczki,  własny długopis (zarówno student jak i pracownik). Wizyta w dziekanacie umówiona na konkretny dzień i godzinę (w odstępach co pół godziny); Wprowadzono krótsze godziny przyjęć i mniej dni. Okazało się, że część spraw można załatwić online 😉 lub telefonicznie. Umieszczony został pojemnik przed Dziekanatem, studenci mogą zostawiać w nim bezkontaktowo dokumenty. Dużo rzeczy przychodzi pocztą. Kontakty zostały ograniczone, studenci zachowują się odpowiedzialnie. Zobaczymy co dalej :)).

Niektórzy respondenci opisywali zaplecze dla efektywnej i kompleksowej obsługi zdalnej – np.:

Dzięki zainstalowaniu systemu do obsługi studentów tak aby można było z niego korzystać również  w domu, a także rozszerzenie jego funkcjonalności w wielu zakresach przy zmianie zapisów Regulaminu Studiów oraz przekierowanie numerów tel. dziekanatu na tel. komórkowy jesteśmy w stanie pracować zdalnie tak, że studenci mają obsługę taką jak przed marcem 2020 r.

Studenci obsługiwani są zdalnie. Podania mogą składać elektronicznie poprzez nasz system informatyczny, piszą maile i dzwonią. Przeprowadziliśmy ankietę, jak studenci oceniają pracę dziekanatu w czasach pandemii. Opinie były bardzo dobre – są zadowoleni z formy i sposobu obsługi. Jeśli chodzi o organizację pracy nauczyliśmy się, że wiele spraw można załatwić elektronicznie i to przyspieszyło digitalizację wielu procesów.

Bywają jednak i problemy komunikacyjne:

Próbujemy tłumaczyć że obsługa prowadzona jest drogą elektroniczną ale studenci i tak przychodzą na uczelnię

Studenci mailują, dzwonią, czasami spotykają się z nami w Teams. Mamy przekierowane numery więc zmieniły się też godziny, w których dzwonią, co jest uciążliwe. Widzimy, że studenci są zagubieni i woleliby, aby zajęcia odbywały się stacjonarnie. Jedynie mały odsetek boi się wirusa. Denerwuje ich niepewność, nie wiedzą czy wynajmować mieszkanie, gdzie szukać pracy itp.

…Część 2

Ciąg dalszy nastąpi…