Zgodnie z art. 74 ust. 2 Ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce dokumentację przebiegu studiów stanowią: album studentów, teczki akt osobowych studentów i księga dyplomów. O ile nie ma wątpliwości co do sposobu prowadzenia albumu i księgi dyplomów to wiele pytań budzą przepisy aktu wykonawczego do w/w ustawy tj. Rozporządzenia MNiSW w sprawie studiów z dnia 27 września 2018 r dotyczące prowadzenia teczki akt osobowych studentów.

Brakowanie dokumentacji

Wątpliwości budzą zapisy dotyczące brakowania dokumentacji przed ich archiwizacją. Zgodnie z nowymi przepisami będziemy brakowali, czyli wyłączali z dokumentacji archiwalnej, w celu ich trwałego usunięcia i zniszczenia następujące dokumenty: poświadczoną przez uczelnię kopię dokumentu stanowiącego podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia, dokumenty stanowiące podstawę przyjęcia na studia, podpisany przez studenta akt ślubowania, potwierdzenie odbioru legitymacji studenckiej i indeksu, a także ich duplikaty. Nałożenie na dziekanaty tego obowiązku z pewnością dostarczy dodatkowej pracy, bo przy archiwizacji akt studentów będziemy musieli wyjąć te dokumenty z teczek akt osobowych studentów, sporządzić protokół i przekazać do zniszczenia. Dodatkowo podczas II Forum Dziekanatów, przy stoliku eksperckim Ustawa 2.0 pracownicy dziekanatów zwracali uwagę na to, że brakowanie części dokumentów może mieć inne konsekwencje np. w przypadku wznowienia studiów przez byłego studenta, którego dokumentację już zniszczono.

Karta okresowych osiągnięć studenta

W § 17 ust. 1 Rozporządzenia znajdziemy elementy, które powinna zawierać karta okresowych osiągnięć studenta. W ust. 1 pkt 8 zawarto obowiązek podpisu przez osobę przeprowadzającą egzamin lub zaliczenie. Podczas II Forum Dziekanatów ten temat przewijał się dość często, pracownicy dziekanatów skarżyli się, że ustawodawca nakłada na nas ponownie obowiązek zbierania podpisów od osób zaliczających poszczególne przedmioty. Problem polega na tym, że w uchylonym rozporządzeniu było wyraźnie zaznaczone, że podpis osoby egzaminującej nie jest wymagany w przypadku kart sporządzanych w postaci wydruków elektronicznych. Wydaje się, że ustawodawca przeoczył to wyłączenie, bo jest to wręcz nieprawdopodobne, że nakłada się na nas obowiązek zbierania podpisów, które znosiło już poprzednie rozporządzenie w sprawie dokumentacji przebiegu studiów. Być może zostało to przeoczone z uwagi na nowe uregulowanie, które pozwala na prowadzenie akt studenta w postaci elektronicznej.

Dokumentacja stypendialna i dokumentacja pomocy materialnej

W obowiązującym rozporządzeniu nigdzie nie znajdziemy informacji dotyczącej przechowywania dokumentacji stypendialnej. Uchylone rozporządzenie określało, że taką dokumentację powinniśmy przechowywać w aktach studenta, w nowym nie ma w ogóle informacji na ten temat.

Protokoły zaliczeniowe i egzaminacyjne

Ustawodawca pozostawia do decyzji uczelni sposób dokumentowania osiągnięć studenta określając, że osiągnięcia studenta odnotowuje się również w indeksie lub w innych dokumentach, jeżeli regulamin studiów je przewiduje. Wydaje się jednak zasadne utrzymanie protokołów, które mogłyby być przechowywane w postaci elektronicznej. Nie wymaga to dużej pracy a pełni rolę kontrolną przed ostatecznym zaliczeniem na karcie okresowych osiągnięć studenta.

Akta studenta w postaci elektronicznej

Kolejna niewiadoma dotyczy prowadzenia akt studenta w postaci elektronicznej. O ile ustawa (art. 74 ust. 3) określa wprost, że dokumentacja przebiegu studiów może być prowadzona w postaci elektronicznej to przepisy Rozporządzenia nie są już tak jednoznaczne. Z jednej strony możemy prowadzić elektroniczną dokumentację, ale z drugiej strony nie ma wytycznych jak i czy akta studenta mogą składać się z dokumentacji elektronicznej i papierowej jednocześnie? Jest to bardzo ważne pytanie ponieważ część dokumentów nie będzie mogła być wytworzona w postaci elektronicznej, choćby protokół egzaminu dyplomowego. A więc czy cyfrowe odwzorowanie oznacza skany tych dokumentów i co wtedy robimy z oryginałami? Dalej powstaje kolejne pytanie co z oryginałami odpisów dyplomów i suplementów? To z góry wyklucza możliwość prowadzenia akt studenta wyłącznie w postaci elektronicznej.

Co mówią przepisy?

Podsumowując powyższe rozważania w odniesieniu do obowiązujących przepisów prawnych dotyczących prowadzenia akt osobowych studenta wygląda to następująco:

§ 15 ust. 1 w teczce akt osobowych studenta przechowuje się:

1. dokumenty wymagane od kandydata na studia:
2. a.  poświadczoną przez uczelnię kopię dokumentu stanowiącego podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia /świadectwa, dyplomy/ (ust. 4 dokumenty te brakuje się przed archiwizacją); b. ankietę osobową;
3. dokumenty stanowiące podstawę przyjęcia na studia (ust. 4 dokumenty te brakuje się przed archiwizacją);
4. podpisany przez studenta akt ślubowania (ust. 4 dokumenty te brakuje się przed archiwizacją);
5. potwierdzenie odbioru legitymacji studenckiej i indeksu, a także ich duplikatów (ust. 4 dokumenty te brakuje się przed archiwizacją)
6. karty okresowych osiągnięć studenta (§ 17 ust. 1 karty okresowych osiągnięć studenta mają zawierać podpisy osób przeprowadzających egzamin lub zaliczenie oraz podpis rektora, potwierdzający przeprowadzenie weryfikacji osiągnięć studenta);
7. decyzje dotyczące przebiegu studiów (ust 2 decyzje sporządza się w postaci papierowej lub elektronicznej);
8. -12. pracę dyplomową, recenzję, protokół egzaminu, dyplom i suplement oraz potwierdzenie odbioru dyplomu i suplementu albo te dokumenty w przypadku ich nieodebrania.

§ 15 ust. 3 w przypadku prowadzenia teczki akt osobowych studenta w postaci elektronicznej teczka zawiera dokumenty, o których mowa w ust. 1, w postaci ich cyfrowego odwzorowania lub w postaci dokumentów elektronicznych.

§ 17 ust. 2 osiągnięcia studenta odnotowuje się również w indeksie lub w innych dokumentach, jeżeli regulamin studiów je przewiduje.

Przepisy przejściowe

Na szczęście przepisy dotyczące prowadzenia akt studenta, zgodnie z § 44 przepisów przejściowych Rozporządzenia, będą obowiązywały do prowadzenia akt studentów, którzy rozpoczną studia począwszy od roku akademickiego 2019/2020. Nie oznacza to jednak, że możemy czekać do ostatniej chwili, kiedy w październiku staniemy przed dylematem jak mamy postępować. Dobrze by było także aby przy wprowadzaniu zmian czy dawaniu wytycznych uwzględniono nasz głos – osób, które bezpośrednio są wykonawcami tych przepisów.