Pracownicy administracji wysyłają kilka, kilkanaście a nawet kilkadziesiąt maili dziennie. Dla wielu z nas poczta elektroniczna to najchętniej wykorzystywana forma komunikacji w kontaktach zawodowych. Piszemy maile prywatne i służbowe – a te w bardziej lub mniej oficjalnym tonie. Szczególnej uwagi wymagają od nas te drugie – oficjalne maile, ponieważ są wizytówką nie tylko nas samych, ale i uczelni, w imieniu której piszemy.  Warto zatem postarać się, by wysyłane przez nas wiadomości były czytelne, zwięzłe, zrozumiałe i bezbłędne. Chcemy przecież, by przyniosły oczekiwany przez nas skutek.

Warto pamiętać o kilku zasadach prowadzenia tego typu korespondencji.

Po pierwsze określmy temat naszej wiadomości – niech to będzie krótka zapowiedź tego, o czym napiszemy w mailu.

Rozpoczynamy odpowiednim zwrotem. Przywitanie możemy zacząć oficjalnie od „Szanowna Pani” / „Szanowny Panie” ale gdy nie wiemy do kogo konkretnie kierujemy naszą wiadomość, bezpiecznym rozwiązaniem jest użycie ogólnego „Szanowni Państwo”.

Kiedy zaczynamy korespondować z daną osobą, pierwszą wiadomość warto opatrzyć nagłówkiem „Szanowny Panie” / „Szanowna Pani”. Później możemy stosować już inne zwroty, np. „Dzień dobry” lub „Panie Adamie” / „Pani Anno”.

Nie rozpoczynamy jednak od tak popularnego „Witam”, ponieważ utarło się, że jest to zwrot, którym gospodarz wita swoich gości i dotyczy to nie tylko przywitań w formie pisemnej, ale także podczas spotkań „na żywo”.

Zwrot powitalny kończymy przecinkiem lub – coraz rzadziej stosowanym – wykrzyknikiem. I w zależności od tego czym zakończyliśmy przywitanie, kolejny wers zaczynamy małą lub wielką literą. A skoro o tym mowa, to warto dodać, że wielką literą piszemy zarówno: Pan, Pani (wtedy, kiedy zwracamy się bezpośrednio do adresata), jak i inne bezpośrednie zwroty do niego. Jeśli jednak zwrot „pan/pani” dotyczy osoby trzeciej, wtedy ta zasada nie obowiązuje.

Kolejnym krokiem będzie rozwinięcie naszej wiadomości. Tu należy pamiętać przede wszystkim by pisać zwięźle i jasno. Przejrzystości tekstu sprzyja dzielenie na akapity, można też pogrubić (wytłuścić) lub podkreślić najważniejsze fragmenty wiadomości, a także zastosować wypunktowanie lub wyliczanie. Oczywiście, jak ze wszystkim, tak i tu, nie należy przesadzać.

Unikamy natomiast pisania wersalikami, gdyż zgodnie z netykietą oznacza to podniesiony głos albo krzyk. Wszystkie te zabiegi mają pomóc odbiorcy w przeczytaniu i zrozumieniu tekstu, sprzyjają szybszej odpowiedzi ze strony adresata, na czym i my skorzystamy.

Kończąc mail używamy często zwrotów „pozdrawiam” czy „z wyrazami szacunku” lub „z poważaniem”. Warto przy tym pamiętać, że jeśli formuła pożegnalna tworzy odrębny wers, to nie stawiamy po niej przecinka.

Jeżeli wiadomość będzie zawierała załączniki, to należy o tym w mailu napisać, najlepiej jednoznacznie wskazując na ich zawartość.

Jeśli liczymy na to, że odbiorca w odpowiedzi na nasz mail podejmie jakieś działanie, napiszmy o tym. Napiszmy, że oczekujemy odpowiedzi, potwierdzenia lub dosłania jakiegoś dokumentu. Jasno, kulturalnie wyrażone oczekiwanie ułatwi komunikację obu stronom. Warto zwracać się do odbiorcy bezpośrednio, gdyż zwroty bezosobowe (Proszę o zapoznanie się…) są mniej skuteczne.

W formalnych mailach nie używajmy zdrobnień i skrótów, które mogą być niejasne dla odbiorcy i emotikonów, które pozostawmy do komunikacji nieoficjalnej. Nie nadużywajmy też słownictwa branżowego, które dla odbiorcy może być po prostu niezrozumiałe.

Jeszcze jedna ważna kwestia – piszmy bez zbędnych emocji, lepiej odczekać aż emocje opadną i jeszcze raz przeczytać wiadomość przed wysłaniem. Pomoże nam to właściwie ocenić treść naszego maila, być może dokonać potrzebnej korekty, poprawić błędy i literówki. Zwłaszcza te ostatnie, choć zdarzyć się mogą każdemu, utrudniają zrozumienie wiadomości i mogą być odebrane jako brak profesjonalizmu nadawcy, a nawet brak szacunku dla obiorcy. Warto zwrócić także uwagę na interpunkcję – odpowiednia interpunkcja pomaga zrozumieć tekst, a błędy interpunkcyjne mogą wpłynąć na niepoprawny odbiór treści.

Na koniec jeszcze uwaga ogólna – jeśli wysyłamy mail do wielu adresatów, ukrywajmy ich adresy. A jeśli dołączamy kogoś do korespondencji lub wysyłamy komuś kopię wiadomości, napiszmy o tym wszystkim uczestniczącym w korespondencji i wyjaśnijmy im w jakim celu to robimy.

Porad dotyczących właściwej konstrukcji maili jest naprawdę wiele – tu przedstawiono kilka najważniejszych z punktu widzenia pracownika biura.

***

Jeszcze ciekawostka:

Często mówimy, że „piszemy maila”, jednak zgodnie z normą językową powinniśmy mówić: „piszę mail”. Mail jest rzeczownikiem nieżywotnym, a te w bierniku mają końcówkę zerową / formę równą mianownikowi, czyli powinniśmy „pisać mail”, podobnie jak „wysyłać SMS” i „publikować post”.

Barbara Mroczkowska

kierowniczka Biura Organizacji Kształcenia Akademii Pedagogiki Specjalnej im. Marii Grzegorzewskiej;
koordynatorka sekcji edukacyjnej Stowarzyszenia Forum Administracji Akademickiej.