W dniu dzisiejszym MNiSW zawiesiło zajęcia dydaktyczne na uczelniach w dniach od 12 do 25 marca, aby uniknąć rozprzestrzeniania się COVID-19. W ślad za tym, a niekiedy i wcześniej, poszczególne uczelnie zaczęły wydawać zarządzenia zawieszające zajęcia dydaktyczne, wyjazdy zagraniczne, dostęp do akademików i konsultacje z wykładowcami. W pojawiających się komunikatach stosunkowo rzadko wspomina się o działaniach zapobiegawczych podejmowanych wobec uczelnianej administracji. Najczęściej widzimy innego rodzaju informacje: że to administracja ma zapewnić uczelni funkcjonowanie. Z pewnością słusznie – w końcu trudno zamknąć uczelnię na trzy spusty. Trudno jednak nie odnieść wrażenia, że zdrowie pracowników uczelni niebędących nauczycielami akademickimi wydaje się nieco mniej istotne niż dwóch pozostałych części społeczności akademickiej: studentów oraz nauczycieli akademickich.

MNiSW wyszło naprzeciw temu problemowi w jednym, ale bardzo istotnym elemencie – wkrótce ma ukazać się rozporządzenie przedłużające ważność legitymacji studenckich do 31 maja (zamiast do 31 marca). Dzięki temu dziekanaty będą obsługiwały nieco mniejszą liczbę studentów (choć dzisiaj dało się zauważyć większe niż zazwyczaj kolejki – być może studenci obawiali się, że praca dziekanatów zostanie zwieszona, tak jak zajęcia). To bardzo dobre posunięcie ze strony MNiSW, które z pewnością ułatwi życie i studentom, i pracownikom dziekanatów, zwłaszcza że stosowna informacja rozniosła się bardzo szybko.

Pod znakiem zapytania pozostaje jednak to, czy i w jakim zakresie uczelnie zdecydują się na ochronę swoich pracowników niebędących nauczycielami akademickimi. Działy pracujące przede wszystkim na dokumentach mogą pracować zdalnie, jeśli system organizacji pracy na to pozwala, albo w zaciszu swoich biur. Jedyny kłopot – zresztą wcale nie mniejszy niż liczne grupy na zajęciach dydaktycznych – to dojazd do pracy komunikacją publiczną. Jednak co mają powiedzieć pracownicy działów, zajmujących się obsługą sporej liczby osób – zwłaszcza studentów, którzy przecież nadal mogą (i będą) przychodzić w różnych sprawach? Automatycznie nasuwa się pytanie, w jakim zakresie naprawdę jest to konieczne? Jeśli zarówno urzędy państwowe jak i jednostki administracji samorządowej mogą zawiesić przyjmowanie interesantów, to może i uczelnie nie muszą trwać w pełnej gotowości do załatwienia każdej sprawy ad hoc. Na nielicznych uczelniach (np. AWF Katowice, UAM) wprowadzono na przykład obsługę studentów wyłącznie przez mail i telefon. Dobre i to.

Być może dobrym rozwiązaniem byłoby opracowanie systemu pracy zdalnej, albo innych form minimalizujących kontakt bezpośredni z interesantami. Może wprowadzenie dyżurów, które zmniejszyłyby obsadę (a zatem i ryzyko), a pozwoliły na załatwienie najpilniejszych spraw? Być może tego typu rozwiązania są wdrażane na niektórych uczelniach. Z krótkiej i spontanicznej sondy na grupie „Forum Dziekanatów” wynika jednak, że pracownicy tych jednostek są pozostawieni sami sobie, a szczęśliwcy mogą co najwyżej liczyć na pojawienie się dozowników z płynami przed okienkami. I tyle. Czkawką odbija się na wielu uczelniach niewystarczający poziom informatyzacji obsługi toku studiów, który uniemożliwia przejście na zdalny system obsługi.

Sytuacja z koronawirusem z pewnością wszystkich nas zaskoczyła, bo choć można się było spodziewać rozpowszechnienia wirusa, to faktem jest, że w Polsce w perspektywie wielu lat nie występowały kataklizmy, które mogły by sparaliżować funkcjonowanie instytucji, czy konieczność zatrzymania obywateli w domach. Najpewniej zatem trudno o szybkie wprowadzenie skutecznych rozwiązań. Można jednak zrobić przynajmniej dwie rzeczy:

• do informacji, że obsługa administracyjna uczelni działa, dodać komunikat, że mimo to zaleca się ograniczenie bezpośredniego kontaktu z pracownikami (i dla własnego dobra, i dla dobra tych pracowników). Tego typu zapisy widziałam w rozporządzeniach wydanych m.in. przez Uniwersytet Jagielloński czy Uniwersytet Medyczny w Białymstoku. Obok waloru informacyjnego pokazują zatrudnionym pracownikom administracyjnym, że ich zdrowie jest również istotne dla władz uczelni, a to ważne, skoro to oni zostają na straży podtrzymując bieżące funkcjonowanie uczelni.
• dać kierownikom jednostek administracyjnych przestrzeń i możliwość do wypracowania i przedstawienia planu, czy i w jaki sposób mogą przeorganizować pracę w taki sposób, aby nadal spełniały one swoje zadania ograniczając ryzyko pracowników administracyjnych i dając im pewien komfort pracy w warunkach zagrożenia.

Są to dwie proste rzeczy, które mogą wiele zmienić i to nie tylko na poziomie realnym – zmniejszenia liczby interesariuszy w bezpośrednim kontakcie i wprowadzenia być może fajnych i sensownych zmian organizacyjnych – ale również mentalnym. Pokazują bowiem, że „niebędący” nie są postrzegani jako niezarażalni, i skoro są filarem podtrzymującym bieżącą działalność uczelni w czasie pandemii, należy im się wsparcie: z jednej strony odgórnie – od władz uczelni, z drugiej oddolnie i odgórnie – poprzez umożliwienie im przeorganizowania swojej pracy.

Ciekawa jestem, w jaki sposób odbywa się to na różnych uczelniach. Być może Państwa komentarze pod tym wpisem mogą stać się przestrzenią do dzielenia się dobrymi praktykami w tym zakresie, z których skorzystać mogłoby inne dziekanaty. Tym bardziej zapraszam do dzielenia się nimi.

Katarzyna Górak-Sosnowska

dr hab., prezes Stowarzyszenia Forum Dziekanatów; profesor Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie, kierownik Zakładu Bliskiego Wschodu i Azji Środkowej, w latach 2012-2020 prodziekan Studium Magisterskiego; inicjatorka ogólnopolskiego Forum Dziekanatów. Współautorka m.in. monografii „Dziekanaty na wyższych uczelniach” (2018) oraz współredaktorka książki „Dziekanaty w procesie zmian” (2019).