W dniach 30.06–1.07.2020 r. odbyło się doroczne spotkanie Komisji ds. USOS poświęcone kwestiom funkcjonowania tego największego w Polsce systemu. Oprócz omówienia nowych rozwiązań oraz projektów informatycznych dotyczących rozwoju systemu USOS zaprezentowane zostały prace dotyczące projektu e-teczki studenta w ramach Zespołu doradczego do spraw cyfryzacji rekrutacji i procesu dydaktycznego MNiSW. Zespół funkcjonuje rzecz jasna niezależnie od Komisji ds. USOS i zajmuje się sprawami dotyczącymi wszystkich uczelni. Jednak USOS jest jednym z systemów informatycznych, w którym mogą zostać wdrożone wypracowane rozwiązania. Prace Zespołu przedstawiły dr hab. Katarzyna Górak-Sosnowska oraz mgr Ewa Wiśniewska ze Stowarzyszenia Forum Dziekanatów, natomiast spośród członków Komisji ds. USOS w zespole bierze udział także dr Janina Mincer-Daszkiewicz.
Zadania i cele Zespołu doradczego to między innymi:
- opracowanie standardów w zakresie rozwiązań teleinformatycznych mających zastosowanie w procesie cyfryzacji rekrutacji i obsługi procesu dydaktycznego w uczelniach uwzględniających wymogi określone w przepisach dotyczących informatyzacji, oraz
- analizowanie projektów aktów prawnych mających znaczenie dla cyfryzacji rekrutacji i obsługi procesu dydaktycznego w uczelniach oraz przedstawianie ministrowi właściwemu do spraw szkolnictwa wyższego i nauki rekomendacji w tym zakresie.
Najważniejsze zmiany, które zostały wprowadzone to:
- Akt ślubowania – bez podpisu studenta, jest możliwość zastąpienia podpisu studenta uwierzytelnieniem z systemu teleinformatycznego do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów danej uczelni (§ 15 ust. 2a);
- Karta okresowych osiągnięć studenta bez podpisu osób egzaminujących oraz podpisu rektora zaliczającego semestr;
- Protokół egzaminu dyplomowego może być sporządzony w postaci elektronicznej, podpisy komisji egzaminacyjnej mogą być zastąpione uwierzytelnieniem tych osób w systemie teleinformatycznym uczelni (w § 18 ust. 3);
Na przestrzeni kilku ostatnich miesięcy udało się wypracować wiele zmian w przepisach Rozporządzenia w sprawie studiów, co dobrze rokuje planom przejścia na elektroniczne procedowanie e-teczki studenta, ale jednocześnie pokazuje, ile zadań i zmian proceduralnych jest jeszcze do zrealizowania. Aby e-teczka była w pełni funkcjonalna, warto pomyśleć jeszcze o następujących zmianach:
- wprowadzenie przepisów dopuszczających dostęp do elektronicznych matur z OKE;
- umożliwienie pobierania danych o wykształceniu z POL-on;
- wdrożenie dyplomu elektronicznego;
- uwzględnienie dokumentów elektronicznych w procesie rekrutacji cudzoziemców;
- uregulowanie kwestii związanych z uwierzytelnieniem kandydatów na studia, możliwości powszechnego wykorzystania systemów państwowych np. portalu obywatel.gov.pl;
- docelowego przejście na mLegitymację jako opcję równoważną ELS
- uproszczenie procedur administracyjnych w zakresie wykorzystania systemów teleinformatycznych uczelni.
Po prezentacji prac Zespołu rozpoczęła się dyskusja dotycząca wdrażania e-teczki w ramach Komisji ds. USOS i tego systemu. Warto zaznaczyć, że prace te toczyły się jeszcze przed pandemią. Z tego względu wypracowane propozycje zmian systemu zostały częściowo zdezaktualizowane przez sytuację związaną Covid-19, jak również przez zmiany w Rozporządzeniu w sprawie studiów. Początkowo rozważano optymalizację czynności dotyczących skanowania dokumentów, ale teraz sytuacja się zmieniła na rzecz naturalnych dokumentów elektronicznych. Zakładano także masowe podpisywanie dokumentów, ale przepisy dopuszczają uwierzytelnianie w systemie np. uwierzytelnianie KOOSów. Najważniejszym aspektem powstania systemu teleinformatycznego obsługującego e-teczkę jest zapewnienie integralności i niezaprzeczalności oraz zachowanie poufności i zgodności danych. Dobrym rozwiązaniem byłaby współpraca z Ministerstwem Cyfryzacji w zakresie wsparcia eksperckiego dotyczącego rozwiązań informatycznych jak wypracowanie założeń zgodnych z prawem, ustalenie wymagań względem systemów teleinformatycznych, przeprowadzenie audytów dla uczelni.
