Efekt jo-jo, czyli o brakowaniu dokumentów

Efekt jo-jo, czyli o brakowaniu dokumentów

W kontekście trwających wakacji efekt jo-jo kojarzyć się może raczej z nieudaną próbą schudnięcia, aby w odpowiednich proporcjach zmieścić się w strój kąpielowy, jednak za rok zacznie dotyczyć także dziekanatowej rzeczywistości. W obu przypadkach założenie było ze wszech miar słuszne, jednak efekt finalny chyba nie do końca taki, jak zaplanowano.

Zacznijmy od przepisu regulującego brakowanie – Rozporządzenia w sprawie studiów.  § 15 ust. 4 nakłada obowiązek brakowania dokumentów wymienionych w ust. 1 pkt 1 lit. a oraz pkt 2–4. Pozostałe dokumenty wyszczególnione w Rozporządzeniu przechowuje się 50 lat. Lista dokumentów objętych wyłączeniem (a tym samym brakowaniem) obejmuje:

  • (ust. 1 pkt 1 lit. a) poświadczoną przez uczelnię kopię: – dokumentu stanowiącego podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia, o którym mowa w art. 69 ust. 2 ustawy – w przypadku kandydata na studia pierwszego stopnia lub jednolite studia magisterskie, – dyplomu ukończenia studiów – w przypadku kandydata na studia drugiego stopnia,
  • (ust. 1 pkt 2) dokumenty stanowiące podstawę przyjęcia na studia;
  • (ust. 1 pkt 3) podpisany przez studenta akt ślubowania;
  • (ust. 1 pkt 4) potwierdzenie odbioru legitymacji studenckiej i indeksu, a także ich duplikatów.

Wyrzucamy zatem z teczki 3 kartki papieru (liczę 3, ponieważ funkcjonalnie akt ślubowania i potwierdzenie odbioru legitymacji to zazwyczaj 1 karta A4 podzielona na pół – student podpisuje się na obu dokumentach jednocześnie). Dokumenty te należy wyłowić spośród innych dokumentów, następnie przekazać do zniszczenia, z którego należy sporządzić protokół. Licząc protokół jako 1 dokument, wymieniamy 3 kartki na 1 i dodajemy do tego niezbędny nakład pracy. Co prawda urobek wynosi 2 kartki mniej na teczkę (a może i 3), jednak dopiero przy ponad 150 studentach osiągamy zmniejszenie grubości teczek na poziomie ryzy papieru. Oszczędności samego papieru nie osiągamy, bo przecież dokumenty brakujemy.

Mam nadzieję, że wraz z postępem prac nad cyfryzacją rekrutacji i obsługi toku studiów uda się wyeliminować część dokumentacji, albo przenieść ją do postaci elektronicznej. Tak już stało się niedawno z aktem ślubowania, które student może odklikać w systemie. Teoretycznie należy ślubowanie z systemu wydrukować – skoro teczka prowadzona jest w formie papierowej – a następnie je zbrakować. Inne dwa marzenia to odstąpienie od potwierdzenia odbioru legitymacji oraz pobieranie wyników ukończenia wcześniejszych etapów kształcenia z KReM/OKE/POL-on bez konieczności otrzymania do wglądu dokumentów je stwierdzających celem wykonania kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem (którą znowuż po skreśleniu studenta należy brakować).

Dodatkowy problem związany z brakowaniem dokumentów pojawia się w przypadku wznowienia studenta. Po skreśleniu należy wspomniane dokumenty brakować. W momencie wznowienia, należy je znowu mieć w teczce akt osobowych studenta. Oznacza to konieczność ponownego przynoszenia tych dokumentów do dziekanatu. Można powiedzieć, że jest to forma biurokratycznej kary dla studenta, za to, że nie studiował jak należy, ale obowiązek przyjęcia tych dokumentów i włożenia do teczki spoczywa na pracownikach dziekanatu.

Jestem przekonana, że przepis dotyczący brakowania dokumentów miał słuszny cel. Chodziło o odchudzenie teczek studentów i ograniczenie powierzchni wykorzystywanej na archiwizację dokumentacji. W obecnej formule prowadzi on jednak do wspomnianego efektu jo-jo – niewiele odchudza archiwum, za to generuje dodatkową pracę. Być może lepszym rozwiązaniem byłoby zostawienie tych kilku kartek więcej nawet na 50 lat. Inaczej mam wrażenie, że działa to na zasadzie: nie zjem trzech cukierków, ale za to o północy zjem dwie paczki czipsów popijając napojem gazowanym. Mam nadzieję, że wkrótce ponagleni pandemią przejdziemy na elektroniczna teczkę studenta i nasze problemy z przestrzenią w archiwach bezpowrotnie się skończą, a brakowanie polegać będzie na naciśnięciu klawisza „delete”. Takie brakowanie gwarantuje nie tylko brak efektu jo-jo, ale i znacznie więcej miejsca w uczelnianych archiwach, czyli swoistą dietę cud.

The following two tabs change content below.
dr hab., prezes Stowarzyszenia Forum Dziekanatów; profesor Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie, kierownik Zakładu Bliskiego Wschodu i Azji Środkowej, w latach 2012-2020 prodziekan Studium Magisterskiego; inicjatorka ogólnopolskiego Forum Dziekanatów. Współautorka m.in. monografii "Dziekanaty na wyższych uczelniach" (2018) oraz współredaktorka książki "Dziekanaty w procesie zmian" (2019).