Pandemia Covid-19 powoduje, że coraz więcej spraw załatwianych jest drogą elektroniczną. Również na uczelniach powstała potrzeba wydawania e-zaświadczeń o statusie studenta lub e-dyplomów, które osoby uczące się mogłyby otrzymać bez konieczności wizyty w dziekanacie. W związku z nowelizacją Kodeksu postępowania administracyjnego (KPA), już od 1 lipca 2021 roku studenci będą mogli otrzymać potrzebne dokumenty w prostszy sposób, bez wychodzenia z domu. Możliwe będzie to dzięki zastosowaniu przez uczelnie wyższe elektronicznej pieczęci kwalifikowanej.

Nowelizacja Kodeksu postępowania administracyjnego sprawi, że polskie uczelnie nabiorą całkiem nowego cyfrowego charakteru, a obsługa studentów w dziekanatach będzie znacznie usprawniona. Nowe przepisy od 1 lipca bieżącego roku pozwolą na wydawanie zaświadczeń w formie cyfrowej opatrzonej m.in. kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Celem tej zmiany jest przede wszystkim zautomatyzowanie procesu przygotowywania dokumentów przez organy administracji publicznej. Dodatkową korzyścią dla studentów będzie upowszechnienie dyplomów elektronicznych, potwierdzanych również pieczęcią kwalifikowaną.

Co to jest pieczęć kwalifikowana?

Pieczęć kwalifikowana jest usługą zaufania wydawaną dla podmiotów posiadających osobowość prawną, m.in. firm, organizacji, instytucji administracji publicznej, w tym właśnie dla uczelni. Dzięki niej można w prosty sposób opieczętować dowolne dokumenty czy pliki, przy użyciu wyłącznie danych danego podmiotu. Oznacza to, że zgodnie z nowelizacją KPA, pieczęcią kwalifikowaną w uczelniach będą mogły być opieczętowane np. zaświadczenia o przyjęciu na studia, zaświadczenia o statusie studenta czy zaświadczenia do ZUS i KRUS, co znacznie skróci czas obsługi studentów. Ale to nie wszystko.

Pieczęć kwalifikowana – właściwości

Pieczęć kwalifikowana identyfikuje daną uczelnię, zapewnia integralność danych oraz ich niepodważalność. E-pieczęć uwierzytelnia także nadawcę oraz spełnia wszystkie wymogi określone przepisami prawa. Pieczęci tej nie da się również podrobić, a w przypadku uczelni, student ma pewność, że dokument, który otrzymał, pochodzi z właściwego źródła.

Oto inne dokumenty, które można opieczętować pieczęcią elektroniczną na uczelniach:

• korespondencja elektroniczna
• faktury elektroniczne
• oficjalne dokumenty uczelniane (np. statuty, zarządzenia)
• dyplomy
• akty prawne uczelni
• oferty handlowe

Wszechstronność zastosowania e-pieczęci powoduje, że uczelnie wyższe mogą działać znacznie sprawniej i szybciej. Niektóre dokumenty elektroniczne opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną są traktowane na równi z tradycyjnymi dokumentami papierowymi. Sam moment opatrzenia dokumentu e-pieczęcią sprowadza się do nadania pieczęci poprzez system teleinformatyczny, co powoduje że proces wydawania dokumentów przebiega znacznie szybciej, a ich autentyczność jest potwierdzona.

Korzyści, jakie płyną ze stosowania kwalifikowanej pieczęci elektronicznej na uczelniach, to:

• Bezpieczeństwo – E-pieczęć gwarantuje potwierdzenie tożsamości użytkownika na najwyższym poziomie. Chroni nadawców i adresatów dokumentów przed manipulacją i fałszerstwem. Wydawana jest wyłącznie przez sprawdzonych dostawców usług zaufanych (np. Centrum Certyfikacji Eurocert), którzy podlegają pod Narodowe Centrum Certyfikacji, prowadzonej przez NBP.
• Wiarygodność – Zastosowanie pieczęci elektronicznej sprawia, że opieczętowane w ten sposób dokumenty są autentyczne.
• Zgodność z przepisami prawa – E-pieczęć sprawia, że dokumenty elektroniczna mają pełną moc prawną na terenie Polski i całej UE.
• Digitalizacja – Zastosowanie e-pieczęci nie wymaga już skanowania oryginalnych dokumentów papierowych i całkowicie zmienia model ich archiwizacji na cyfrowy. Pozwala także przechowywać zabezpieczone dokumenty długoterminowo.
• Automatyzacja – Kwalifikowana pieczęć elektroniczna pozwala na zautomatyzowanie procesów w systemach gromadzenia danych oraz systemach obiegu dokumentów oraz zapewnia zautomatyzowaną i prawnie wiążącą komunikację elektroniczną B2B i B2C.
• Niższe koszty – E-pieczęć obniża koszty i oszczędza czas przeznaczony na obsługę dokumentów.
• Profesjonalny wizerunek – Pieczęć elektroniczna sprawia, że uczelnia, która z niej korzysta, kreuje wizerunek szkoły korzystającej z innowacyjnych i zaawansowanych technologicznie rozwiązań.

E-dyplomy i elektroniczna pieczęć kwalifikowana

Uczelnie wyższe, które posługują się pieczęcią kwalifikowaną, mogą wystawić także swoim studentom wersje cyfrowe dyplomów i suplementów do dyplomów, których autentyczność jest potwierdzana właśnie w sposób elektroniczny. E-dyplom wydany w ten sposób będzie akceptowany na terenie całej Unii Europejskiej, ponieważ stosowanie e-pieczęci zostało uregulowane w unijnym rozporządzeniu eIDAS. Korzyścią jaką oferuje tu zatem pieczęć kwalifikowana jest transgraniczność, co oznacza, że obowiązuje ona poza granicami Polski.

W praktyce absolwent uczelni posługujący się e-dyplomem może łatwiej zaaplikować o pracę, gdzie wymogiem jest ukazanie dyplomu ukończenia szkoły. Elektroniczne pieczęcie na e-dyplomach to także ułatwienie aplikacji na studia zagraniczne, ponieważ dokument jest autentyczny i zgodny z międzynarodowymi standardami.

Pieczęć kwalifikowana a cyfrowa uczelnia

W czasach, gdy coraz więcej czynności wykonywanych jest zdalnie, wszelkie rozwiązania, które usprawniają procesy wydawania dokumentów wydają się niezbędne – również w przypadku uczelni. W cenie będą więc rozwiązania, które umożliwiają otrzymanie elektronicznych dokumentów od razu po złożeniu odpowiedniego żądania studenta. Ponieważ nowe regulacje w zakresie KPA pozwolą na opatrzenie zaświadczeń w formie elektronicznej w automatyczny sposób i bez udziału człowieka, uczelnie wyższe, które zainwestują w kwalifikowane pieczęcie elektroniczne, będą mogły podnieść efektywność wszystkich działań, związanych z obsługa studentów. Warto pamiętać, że wielkim wyzwaniem dla uczelni prywatnych i publicznych jest obecnie czas pandemii, który nakłada na nie nowe wymogi i wymusza wdrażanie nowych rozwiązań. Szybkie dostosowanie się do nowej sytuacji zapewni uczelniom nie tylko wygodne administrowanie dokumentami, ale przede wszystkim stabilną kontynuację działalności i rynkową przewagę.

Rafał Kobus

Key Account Manager w EuroCert – kwalifikowany dostawca usług zaufania na liście Narodowego Centrum Certyfikacji.