W lipcu 2018 r. weszła w życie ustawa 2.0, która wprowadziła możliwość prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w elektronicznej teczce studenta. Taka możliwość od razu zwróciła naszą uwagę w Stowarzyszeniu. Razem z Katarzyną Górak-Sosnowską przeprowadziłyśmy ankietę aby dowiedzieć się, co dziekanaty przechowują w teczkach studenta i okazało się, że niemal wszystko. Rok później wspólnie z MUCI zorganizowałyśmy spotkanie mające na celu wspólne wypracowanie specyfikacji elektronicznej teczki studenta. Wzięli w nim udział prawnicy, dostawcy systemów informatycznych, specjaliści od podpisów elektronicznych, EZD, archiwizacji oraz my – użytkownicy końcowi.

Wypracowaliśmy pierwszy katalog podstawowych dokumentów, jako punkt wyjścia do dalszych rozmów o e-teczce oraz postulaty o zmiany w przepisach prawnych, które umożliwią cyfryzację dokumentacji. Zmiany, które nastąpiły w kolejnych rozporządzeniach w dużej mierze były wypracowane przez zespół doradczy ds. cyfryzacji rekrutacji i obsługi procesu dydaktycznego w uczelniach powołany przez Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego, w pracach którego razem z Katarzyną Górak-Sosnowską brałyśmy czynny udział.

Obecnie rozporządzenie w sprawie studiów w znacznym stopniu umożliwia cyfryzację dokumentacji, nie jest to jeszcze wszystko co byśmy chcieli, ale to już umożliwia wdrożenie e-teczki, choć niektóre dokumenty trzeba będzie jeszcze skanować. Co istotne, zmiany te także usprawniają procesy przy prowadzeniu dokumentacji w formie papierowej.

 

Wizja cyfryzacji i wsparcie ze strony władz uczelni

Mając podstawy prawne do utworzenia e-teczki studenta potrzebna jest jeszcze wizja cyfryzacji i wsparcie ze strony władz uczelni oraz odpowiednie środki finansowe. Jak wszyscy wiemy cyfryzacja jest trudnym i złożonym procesem, wymaga dużego zaangażowania działu IT, biur projektowych oraz użytkowników – właścicieli procesów. Potrzebne jest zaangażowanie wielu osób i dobra praca zespołowa.

Pierwszy raz propozycję e-teczki przedstawiłam ze swoim zespołem podczas konkursu organizowanego corocznie w Akademii Leona Koźmińskiego. Konkurs ten obejmuje postery badawcze, dydaktyczne i organizacyjne, a udział w nim biorą nauczyciele akademiccy, kadra kierownicza i pracownicy administracyjni naszej uczelni. Nasz projekt wówczas zajął pierwsze miejsce w kategorii posterów organizacyjnych i spotkał się z bardzo dużym zainteresowaniem. Niedługo po tym złożyliśmy projekt i dostaliśmy zielone światło od Rektora, stworzyliśmy zespół projektowy i przeszliśmy do projektowania e-teczki. Proces był złożony ale przy realizacji poszczególnych etapów praca zespołowa odniosła pożądany efekt. Przeszliśmy drogę od standaryzacji dokumentów poprzez cyfryzację poszczególnych procesów, dodawanie API i tworzenie integracji z systemami do elektronicznej pieczęci uczelni i podpisów elektronicznych. Dziś z dumą mogę powiedzieć, że dzięki zaangażowaniu wielu osób wdrożyliśmy elektroniczną teczkę studenta. Od czego zaczęliśmy?

 

Katalog dokumentów i ich digitalizacja jako punkt wyjścia

Pierwsze działania powinny polegać na poddaniu cyfryzacji dokumentacji, która z uwagi na prowadzenie dokumentacji w formie papierowej nie została jej poddana a zmiany rozporządzenia już to umożliwiły. Ważnym elementem są „porządki” i przeprowadzenie audytu dokumentacji, wypracowanie standardów dla wszystkich dziekanatów w uczelni i stworzenie katalogu dokumentów które przechowujemy w teczce.

Poniższa tabela odzwierciedla rodzaje i formy dokumentów, które dziekanaty standardowo przechowują w teczce studenta oraz informacje o formie podpisu na dokumencie, albo możliwości uwierzytelnienia osób w systemie teleinformatycznym do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w formie elektronicznej. To jest punkt wyjścia, później wszystko jest już w rękach i głowach dostawców systemu i działów IT.

Rodzaj dokumentu	Forma dokumentu	podpis/uwierzytelnienie
Dokumenty wymagane od kandydata na studia (kopia świadectwa maturalnego albo kopia dyplomu ukończenia studiów) § 15 ust 1. pkt 1 lit. a	SKAN – dokumenty papierowe *przepisy prawne nie umożliwiają zastąpienia kopii dokumentu np. stosowną informacją  z systemu informatycznego (KreM, OKE, POLon). Nie ma też precyzyjnych regulacji dotyczących elektronicznych matur i dyplomów	potwierdzenie za zgodność oryginałem *kwalifikowany podpis elektroniczny pracownika uczelni albo kwalifikowana pieczęć elektroniczna uczelni
Ankieta osobowa § 15 ust 1. Pkt 1 lit. b *dodatkowo zgody RODO	dokument elektroniczny	uwierzytelnienie w systemie rekrutacyjnym
Dokumenty stanowiące podstawę przyjęcia na studia (np. protokół komisji rekrutacyjnej) § 15 ust 1 pkt 2	dokument elektroniczny	uwierzytelnienie członków komisji, podpis kwalifikowany w przypadku decyzji administracyjnej
Umowa w sprawie wysokości i warunków pobierania opłat *dokument nie jest wymagany w teczce studenta	dokument elektroniczny	np. umowy zawierane na odległość – zwykłe podpisy elektroniczne
Podpisany przez studenta akt ślubowania § 15 ust 1 pkt 3	dokument elektroniczny	uwierzytelnienie studenta w systemie
Karty okresowych osiągnięć studenta § 15 ust 1 pkt 5 (w tym praktyki i wymiana międzynarodowa)	dokument elektroniczny	uwierzytelnienie osób wprowadzających zaliczenia oraz osoby weryfikującej efekty uczenia się w systemie
Decyzje dotyczące przebiegu studiów § 15 ust 1 pkt 6	·         decyzje administracyjne – dokument elektroniczny, wydruk wysyłany pocztą tradycyjną za zwrotnym potwierdzeniem odbioru *ustawa PSWiN nie dopuszcza doręczeń za pomocą systemów uczelni, nawet jeśli gwarantują UPO ·         inne decyzje w indywidualnych sprawach studenta (e-wnioski) – dokument elektroniczny	·         kwalifikowany podpis elektroniczny * doręczenia – wydruk papierowy, list polecony za zwrotnym potwierdzeniem odbioru ·         uwierzytelnienie w systemie
Dokumentacja z praktyk studenckich i z wymiany międzynarodowej	·         dokumenty elektroniczne	·         uwierzytelnienie w systemie i podpisy elektroniczne
Praca dyplomowa § 15 ust 1 pkt 7 (w tym JSA, oświadczenia, wniosek do suplementu – nie wymagane w teczce studenta)	dokumenty elektroniczne	uwierzytelnienie w systemie
Recenzja pracy dyplomowej § 15 ust 1 pkt 8	dokument elektroniczny	uwierzytelnienie w systemie
Protokół egzaminu dyplomowego § 15 ust 1 pkt 9	dokument elektroniczny	uwierzytelnienie w systemie
Dyplom ukończenia studiów, suplement do dyplomu § 15 ust 1 pkt 10 i pkt 11	SKAN – dokumenty papierowe *przepisy prawne nie umożliwiają przechowywania tych dokumentów w formie elektronicznej	potwierdzenie za zgodność oryginałem *kwalifikowany podpis elektroniczny pracownika uczelni albo kwalifikowana pieczęć elektroniczna uczelni
Potwierdzenie odbioru dyplomu ukończenia studiów i jego odpisów, suplementu do dyplomu i jego odpisów, a także duplikatu dyplomu lub duplikatu suplementu do dyplomu albo te dokumenty w przypadku ich nieodebrania (§ 15 ust 1 pkt 12)	dokument elektroniczny	Podpis składany przy użyciu komputera albo tableta z signpadem

Warto wskazać, że nadal nie wszystkie dokumenty, w świetle obecnych przepisów prawnych mogą być poddane cyfryzacji co będzie powodowało, że będą one musiały być skanowane. Chodzi tu przede wszystkim o dokumenty rekrutacyjne – matura i dyplom, dokumenty ukończenia studiów – dyplom i suplement oraz dokumenty w procesie wydawania i doręczania decyzji administracyjnych.

 

Wymagania dla systemu informatycznego

Rozporządzenie w sprawie studiów precyzuje jakie wymogi powinien spełniać system informatyczny do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów (art. 19a). System powinien zapewnić:

• przestrzeń do przechowywania dokumentów oraz ich implementacji (np. z systemu rekrutacyjnego, z systemu do e-wniosków czy z systemu do obiegu prac dyplomowych),
• bezpieczeństwo danych i zapewnienie ciągłości prowadzonej dokumentacji;
• integralność danych (zabezpieczenie przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem modyfikacji wprowadzanych w ramach ustalonych procedur);
• uwierzytelnianie osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji;
• składanie podpisów i pieczęci elektronicznych lub uwierzytelnienie osób podejmujących określone działania w systemie;
• stały dostęp do dokumentacji osób uprawnionych;
• skuteczne wyszukiwanie i wydawanie dokumentacji oraz funkcjonalność ich wydruku;
• prowadzenie i ewidencję wytworzonej dokumentacji w teczce elektronicznej;
• archiwizację dokumentacji przez okres 50 lat.

 

Czym zatem jest e-teczka?

Elektroniczna teczka studenta jest zwieńczeniem procesu digitalizacji dokumentacji przebiegu studiów i procesów związanych z obiegiem dokumentów. To przestrzeń w której:

• wszystkie procesy obsługi studenta zebrane są w jednym miejscu, gdzie przechowywana jest cała dokumentacja przebiegu studiów. W e-teczce mogą być przechowywane także inne dokumenty, które nie są wskazane w rozporządzeniu, a które często nam są po prostu potrzebne. Możemy też tu przechowywać np. dokumentację stypendialną,
• jest możliwość sprawnego, bezpiecznego zarządzania dokumentami studentów, pobierania i dodawania dokumentów a także ich bezpośredniego generowania i podpisywania z wykorzystaniem podpisów elektronicznych (np. generowanie zaświadczeń dla studentów),
• student ma bezpośredni dostęp do własnych dokumentów oraz możliwość ich pobierania,
• mamy możliwość przechowywania dokumentacji przez wymagany okres 50. lat.

E-teczka to sprawna organizacja pracy dziekanatów przekładająca się na sprawne nowoczesne wsparcie studenta, a także oszczędność przestrzeni biurowej, papieru, tonerów, drukarek a w konsekwencji ochrona środowiska.

W Akademii Leona Koźmińskiego e-teczka jest jedną z aplikacji systemu myKoźmiński. Na V Forum Dziekanatów Dariusz Wronikowski, dyrektor działu IT w ALK prezentował nasze rozwiązanie e-teczki, prezentacja znajduje się pod linkiem.

Polecam także bardzo przydatne rozwiązanie w procesie rekrutacji – wykorzystanie integracji systemu rekrutacyjnego z mObywatelem, które przedstawił na Forum Marek Gosławski z Politechniki Poznańskiej.

 

Dalsza cyfryzacja potrzebna do e-teczki – postulaty

Cyfryzacji oczekują przede wszystkim nasi studenci. Oni chcą załatwić swoją sprawę szybko i elektronicznie – to przecież pokolenie internetu, smartfonów i aplikacji mobilnych. Aby to było w pełni możliwe potrzebne są dalsze zmiany, tym razem ustawy PSWiN. Postulaty dotyczą przede wszystkim:

• wprowadzenie przepisów, które zniosą obowiązek dostarczania oryginału matury w procesie rekrutacyjnym (dotyczy to wykształcenia w Polsce). Skany tych dokumentów powinny być zastąpione odpowiednim dokumentem elektronicznym potwierdzającym wykształcenie z Krajowego Rejestru Matur. Wyniki matur w KReM uzupełniają Okręgowe Komisje Egzaminacyjne więc jest to przestrzeń, którą warto zagospodarować,
• wprowadzenie przepisów, które zniosą obowiązek dostarczania oryginału dyplomu w procesie rekrutacyjnym oraz umożliwiających wykorzystanie systemu POLon tak jak w przypadku KReM,
• wprowadzenie przepisu umożliwiającego wykorzystanie systemów informatycznych uczelni do doręczeń decyzji administracyjnych. W naszych systemach każdy student ma przydzielone indywidualne konto i adres elektroniczny. Wykorzystując to, jest możliwe stworzenie systemu, który spełni wymagania kpa w zakresie doręczeń. Takie rozwiązanie dotyczące podpisywania i doręczania decyzji stypendialnych i rekrutacyjnych przedstawili na ostatnim Forum Dziekanatów Agnieszka Ligęza, Łukasz Krawiranda, Maciej Pasikowski, Natalia Wojciechowska z Uniwersytetu Warszawskiego. Niestety w przypadku, np. skreśleń nie możemy stosować tego rozwiązania, bo postępowanie jest w takim przypadku wszczęte przez uczelnię (tu student czy kandydat nie składa wniosku elektronicznie wszczynając tym samym proces postepowania). Dlatego tak ważna jest zmiana przepisów ustawy, które skutecznie by to umożliwiły.

Pomimo tych trudności, na gruncie obecnie obowiązujących przepisów prawnych, jest możliwe wdrożenie elektronicznej teczki studenta, choć niektóre dokumenty trzeba będzie jeszcze skanować. Cyfryzacja postulowanych procesów i dokumentów zarówno dla administracji uczelni jak i dla studenta byłaby znacznym uproszczeniem całej procedury rekrutacyjnej i administracyjnej. Zatem czekamy na zmiany, wszystko w „rękach” MEiN 🙂