W okresie pandemii pracownicy dziekanatów niejednokrotnie spotkali się z prośbami studentów o wydanie zaświadczenia o odbywaniu studiów i przesłanie skanu pisma mailem. Na gruncie znowelizowanych przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego (KPA) od 1 lipca br. będzie możliwe usprawnienie tego procesu i wprowadzenie w uczelni zaświadczeń elektronicznych. Wydawanie elektronicznych zaświadczeń to nie tylko usprawnienie pracy administracji – to przede wszystkim usprawnienie procesu obsługi studenta i umożliwienie mu otrzymania dokumentu w prosty i nowoczesny sposób.

Załatwianie spraw na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej

Nowe przepisy KPA wprowadzają zmiany w zakresie podpisywania pism utrwalanych elektronicznie. Od 1 lipca pisma mogą być opatrzone już nie tylko, jak wcześniej, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ale także podpisem zaufanym, albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią (art. 14 § 1a). Dodatkowo zgodnie z § 1b wprowadzono możliwość automatycznego generowania pism opatrzonych jedynie kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu.

Załatwianie spraw z wykorzystaniem usług online udostępnianych przez organy administracji publicznej może być prowadzone, jeśli nastąpi uwierzytelnienie strony (studenta) w sposób określony w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (§ 1c).

Wydawanie zaświadczeń (Rozdział VII KPA)

Na gruncie obowiązujących przepisów prawnych zaświadczenie jest aktem wiedzy, nie rozstrzyga żadnej sprawy, nie tworzy nowej sytuacji prawnej, ani nie kształtuje bezpośrednio stosunku prawnego. Postępowanie to ma charakter uproszczony i w znacznym stopniu odformalizowany. Zgodnie z art. 217 KPA organ wydaje zaświadczenie na żądanie osoby, która się o nie ubiega bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 7 dni. Zaświadczenie wydaje się jeżeli potwierdzenia faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa, albo osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny. Odmowa wydania zaświadczenia (art. 219) następuje w drodze postanowienia, na które służy odwołanie.

Zautomatyzowanie procesu wydawania zaświadczeń przez administrację publiczną

Obecnie w obrocie prawnym dokument elektroniczny opatrzony kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną jest traktowany na równi z dokumentem papierowym opatrzonym podpisem odręcznym, jak i z dokumentem elektronicznym opatrzonym kwalifikowanym podpisem elektronicznymi. Mechanizm opatrzenia dokumentu pieczęcią elektroniczną polega na tym, że pieczęć nie jest nadawana przez człowieka, ale system teleinformatyczny, który zapewnia jego autentyczność. To pozwala na zautomatyzowanie procesu wydania dokumentu i umożliwia otrzymania go niemal natychmiast po złożeniu żądania.

W uzasadnieniach do projektu nowelizacji czytamy, że „nowe regulacje usprawnią proces wydawania zaświadczeń z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) poprzez możliwość opatrywania zaświadczeń w formie elektronicznej kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Taki e-dokument będzie mógł być opatrywany w sposób automatyczny, czyli bez udziału człowieka – pozwoli na to mechanizm zapewniający autentyczność pochodzenia zaświadczenia i integralność zawartych w nim danych. Wymóg opatrzenia zaświadczenia podpisem przyporządkowanym do osoby fizycznej – pracownika organu upoważnionego do wydawania zaświadczeń – jest zbyt restrykcyjny”. Zatem jeśli w przypadku zaświadczeń wydawanych przez KRK i innych organów administracji publicznej jest to możliwe nie pozostaje nic innego tylko wdrożyć rozwiązanie w uczelniach.

Elektroniczne zaświadczenia dla studentów

Zmiany w przepisach prawnych otwierają zatem drogę do cyfryzacji procesu wydawania większości zaświadczeń dla studentów. Wszystko teraz zależy od programistów i funduszy uczelni.

Zaświadczenia mogłyby być wydawane w formie pisma utrwalonego elektronicznie z wykorzystaniem np. funkcjonujących w wielu uczelniach systemów do składania i rozpatrywania elektronicznych wniosków studentów. Systemy spełniają odpowiednie wymagania techniczne do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów i pozwalają na identyfikację (uwierzytelnienie) studenta. Poprzez taki system student mógłby złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia, wówczas:

• pracownik dziekanatu generuje zaświadczenie i pospisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu ze wskazaniem w treści pisma osoby opatrującej pismo pieczęcią. Student pobiera zaświadczenie z systemu po zalogowaniu się, albo
• zaświadczenie, na podstawie danych z systemu teleinformatycznego uczelni, generuje się automatycznie i zostaje opatrzone jedynie kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu.

Pozostaje pytanie, czy organy, do których studenci będą składali zaświadczenia, będą gotowe na taki dokument. Skoro jednak, zgodnie z nowymi przepisami KPA, cyfryzacja administracji publicznej rusza „pełna parą” pozostaje mieć nadzieję że tak – będzie to możliwe.

Ewa Wiśniewska

kierownik dziekanatu Kolegium Prawa Akademii Leona Koźmińskiego; wiceprezes Stowarzyszenia Forum Dziekanatów