20 października 2022 roku odbyła się konferencja EZDAY 2022 poświęcona przeglądowi najlepszych praktyk związanych z wykorzystaniem platformy WEBCON BPS w szkolnictwie wyższym. Organizatorami wydarzenia były firmy: PCG Academia oraz WEBCON. Jednym z partnerów konferencji było Stowarzyszenie Forum Dziekanatów, z ramienia którego miałam przyjemność wziąć udział w panelu dyskusyjnym poświęconemu uwarunkowaniom prawnym i organizacyjnym we wdrażaniu e-teczki studenta na uczelniach.

Moderatorem panelu był Piotr Szumliński, Dyrektor Centrum Wsparcia Dydaktyki Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie. W panelu uczestniczyli:

• Wioletta Piątkowska, Dyrektor Regionalnego Centrum Sprzedaży w Krajowej Izbie Rozliczeniowej,
• Piotr Osiadacz, Business Unit Manager w Autenti
• oraz moja skromna osoba, która występowała w dwóch rolach, jako Kierownik Dziekanatu Wydziału Inżynierii Mechanicznej i Okrętownictwa Politechniki Gdańskiej i członek Stowarzyszenia Forum Dziekanatów.

Na początku naszego wystąpienia Piotr Szumliński dokonał skróconego przeglądu obowiązujących przepisów prawa w kontekście prowadzenia e-teczki studenta. W nawiązaniu do nich rozpoczęliśmy dyskusję na temat możliwości prawnych i organizacyjnych wdrożenia tego rozwiązania. Dlaczego do tej pory zaledwie dwie uczelnie (wg posiadanej przeze mnie wiedzy) zdecydowały się na e-teczkę studenta? Jako główne powody podczas panelu wskazałam właśnie na uwarunkowania prawne:

• konieczność przechowywania w aktach studenckich poświadczonej przez uczelnię kopii dokumentu stanowiącego podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia, odpowiednio zatem mowa tu o świadectwie dojrzałości w przypadku studiów I stopnia lub jednolitych studiów magisterskich, bądź dyplomu ukończenia studiów, w przypadku studiów II stopnia (zgodnie z §15 rozporządzenia MNiSW z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów),
• brak przepisów jednoznacznie definiujących możliwość elektronicznego doręczania decyzji administracyjnych, zgodnie z KPA.

Warto rozważyć zmianę rozporządzenia MNiSW z dnia 27 września 2018 roku w sprawie studiów w zakresie przechowywania poświadczonej kopii dokumentu uprawniającego do podjęcia studiów, na rzecz potwierdzenia tych danych w istniejącym systemie krajowym, jak chociażby Krajowy Rejestr Matur, czy system POLon. Mam świadomość, że powyższe rozwiązanie nie umożliwiłoby uzyskania informacji w odniesieniu do obcokrajowców, jednak skala poświadczania dokumentów dla tej grupy jest zdecydowanie mniejsza i można byłoby, w odniesieniu do tych osób, do e-teczki studenta dołączać odwzorowanie cyfrowe dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracownika uczelni, albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną uczelni.

W dniu konferencji, Ustawa z dnia 7 października 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w celu uproszczenia procedur administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców, oczekiwała na podpis Prezydenta. Razem z moderatorem dyskusji wskazaliśmy, iż wejście w życie zapisów powyższej ustawy usunie jeden z poważniejszych blokerów i będzie stanowiło okazję na otwarcie kolejnych uczelni w kierunku prowadzenia akt osobowych studentów w formie e-teczki.

Innym czynnikiem blokującym uczelnie, na który zwróciłam uwagę to bardzo zróżnicowany stan informatyzacji szkół wyższych. Są uczelnie, które posiadają bardzo zaawansowane systemy informatyczne, które w świetle obowiązujących dzisiaj przepisów prawa pozwolą na szybkie ich dostosowanie i wdrożenie e-teczki w możliwie krótkim czasie, są i takie, które takiego systemu nie posiadają, są w fazie zmian systemu i borykają się z wieloma problemami, chociażby ciągłości obsługi studenta. Dobry system informatyczny, który umożliwiłby wprowadzenie e-teczki wymaga: decyzji władz uczelni, a co za tym idzie, sporych nakładów finansowych. To również jeden z aspektów tak nikłej liczby wdrożonych e-teczek.

W dalszej części naszej dyskusji Wioletta Piątkowska wyjaśniła, czym różni się podpis kwalifikowany od pieczęci elektronicznej uczelni, a Piotr Osiadacz dopowiedział, w jakich przypadkach posługujemy się podpisem, a w jakich podpis może zostać zastąpiony pieczęcią. Na konkretnych przykładach z życia zawodowego wskazano możliwości techniczne wykorzystania podpisów kwalifikowanych i pieczęci uczelni. Podczas dyskusji przedstawiciele KIR oraz Autenti podkreślali, iż stosowanie powyższych narzędzi jest rozwiązaniem bardzo nowoczesnym, bezpiecznym oraz wygodnym. Jedna pieczęć elektroniczna zakupiona przez uczelnię, poprzez odpowiednie nadanie uprawnień, może być używana przez kilkudziesięciu lub nawet kilkuset pracowników. Daje to ogromne oszczędności w skali uczelni, a może ich być jeszcze więcej, gdy zastąpimy wysyłkę decyzji administracyjnych z formy papierowej na elektroniczne doręczenie.

W podsumowaniu panelu, zarówno Piotr Szumliński, jak i ja, jako przedstawiciele dwóch dużych uczelni wskazaliśmy, iż z niecierpliwością czekamy na zmiany przepisów, które umożliwiłyby na wdrożenie e-teczki na naszych uczelniach. Dla mnie takim ostatnim elementem dopełniającym prowadzenie akt studenckich w formie e-teczki byłoby wydawanie dyplomu ukończenia studiów, oprócz tradycyjnej formy, również w formie dyplomu cyfrowego, opartego na przykład na blockchainie. Być może już wkrótce doczekamy się wspólnego dla wszystkich uczelni rozwiązania zaproponowanego przez Ministerstwo.

Wszystkie osoby chętne do zapoznania się z materiałami pokonferencyjnymi odsyłam na stronę organizatora.

Wioletta Braun

kierownik dziekanatu Wydziału Mechanicznego Politechniki Gdańskiej