To już czwarta publikacja z dziekanatowej serii, która – choć powstawała w czasach przedpandemicznych – w zasadzie wpisuje się ze swoim przekazem w to, co obserwujemy teraz, jeżeli chodzi o funkcjonowanie uczelni.  Jeżeli jednak przewrotnie miałybyśmy szukać w tym korzyści, to wskazałybyśmy na zmianę paradygmatu myślenia o pracy administracyjnej na uczelniach. Zmiana ta wynika z trzech powiązanych ze sobą przyczyn.

Po pierwsze, okazało się, że pracownicy administracyjni uczelni mogą świadczyć swoją pracę zdalnie łącząc ją z rotacyjnymi dyżurami na uczelni. Można powiedzieć, że w wielu innych instytucjach, czy firmach pracownicy przeszli na system zdalny, nie ma więc w tym nic szczególnego. Uczelnie są jednak specyficznymi organizacjami, w których pracują dwie grupy pracowników: nauczyciele akademiccy – który z założenia mają nieregulowany czas pracy, a jedyną porą, gdy muszą być na uczelni są zajęcia dydaktyczne lub zebrania – oraz pracownicy niebędący nauczycielami akademickimi, bo tak formalnie nazywani są pracownicy administracyjni, którzy pracują w ściśle określonych godzinach. Jak zauważa Anna Mielczarek-Taica, z punktu widzenia pracownika administracyjnego już samo sformułowanie „praca w domu” stanowi swego rodzaju oksymoron. Pracę wykonuje się w biurze, a zatem w domu się nie pracuje. Pandemia COVID-19 zmieniła to przekonanie – okazało się, że pracownicy administracyjni nie tylko potrafią pracować z domów, ale i dokładają wszelkich starań, aby swoje obowiązki wykonywać równie solidnie, jak w biurach a ich nieobecność na miejscu była w jak najmniejszym stopniu odczuwana przez studentów i innych pracowników.

Po drugie, jak nigdy wcześniej okazało się, że pracownicy administracyjni są niezbędni na uczelni, ponieważ zapewniają możliwość kontynuowania jej bieżącej działalności. Zajęcia dydaktyczne można prowadzić zdalnie, jednak wymaga to dużej pracy ze strony informatyków polegającej na dostosowaniu infrastruktury informatycznej, czy przeszkoleniu nauczycieli akademickich. Podobnie obsługę toku studiów można prowadzić w dużej mierze zdalnie, jednak wiąże się to z modyfikacją procedur i wprowadzaniem wielu rozwiązań tymczasowych, po to aby studenci nie musieli bezpośrednio przychodzić do dziekanatu. Opracowanie funkcjonalnego planu reorganizacji pracy jednostek administracyjnych na czas pandemii było zadaniem trudnym i żmudnym, jednak nierzadko pokazywało, że kierownicy i zespoły tych jednostek potrafią stanąć na wysokości zadania znajdując rozwiązania nietypowe i nieszablonowe, które działają w interesie wszystkich interesariuszy uczelni. Okazało się przy okazji, że pracownicy administracyjni są partnerami dla kadry zarządzającej i władz wydziałów, czy uczelni, o ile tylko dostają taką możliwość i że wspólnymi siłami można ograniczyć negatywne skutki konieczności nagłej i całkowitej reorganizacji pracy uczelni.

Wreszcie, po trzecie, podstawą sprawnego funkcjonowania jednostek uczelnianej administracji są elastyczne i innowacyjne systemy teleinformatyczne, a także przepisy prawa, które pozwolą na sprawne procedowanie spraw elektronicznie. Nawet najlepszy menedżer nie wyprowadzi realizowanych w swojej jednostce procesów z biur do pracy zdalnej, jeżeli obieg dokumentacji odbywa się w formie papierowej; papier znajduje się bowiem zazwyczaj w biurach. Z tego powodu zakres zadań realizowanych zdalnie wyglądał różnie w różnych jednostkach uczelni – w przypadku działów spraw pracowniczych rzadko kiedy udawało się przejść na formę elektroniczną dokumentów, biorąc pod uwagę, że najpewniej mało która uczelnia wprowadziła e-teczkę pracownika; w przypadku działów zajmujących się obsługą badań czy projektów sporo procesów można było przerzucić na formę zdalną.

Tym samym pandemia COVID-19 rozpoczęła przeformułowywanie sposobu funkcjonowania uczelni – roli i zadań administracji w szkolnictwie wyższym a w szczególności organizacji pracy dziekanatów, oddziałując przy tym na relacje między pracownikami będącymi i niebędącymi, czy działów zajmujących się rekrutacją na studia. Jeżeli zdobyte doświadczenia i wypracowane sposoby organizacji pracy zostaną utrzymane, istnieje szansa na zbudowanie nowej kultury instytucjonalnej na uczelniach. Jest to swoisty drogowskaz, który przyjęłyśmy za punkt wyjścia w naszej publikacji. Jego dwa filary to: pracownicy administracyjni, którzy profesjonalnie wykonują swoją pracę, ale i są upodmiotowieni w strukturze uczelni, oraz efektywne połączenie przepisów prawa i systemów teleinformatycznych umożliwiające sprawne procedowanie spraw administracyjnych. Wspomniany drogowskaz i jego dwa elementy składowe oddają układ monografii.

Spis treści

• M. Ogórek, Dziekanat
• K. Górak-Sosnowska, R. Pajewska-Kwaśny, Wprowadzenie

Współpraca na rzecz nowoczesnej kultury instytucjonalnej

• M. Lorenc, A. Szot, Transformacja uczelnianej administracji – budowanie nowoczesnej kultury instytucjonalnej
• K. Górak-Sosnowska, L. Tomaszewska, E. Wiśniewska, Zarządzanie przez projekty w szkołach wyższych. Rola dziekanatów
• E. Chmielewska, Wsparcie administracyjne realizacji projektów przez biura obsługi projektów w uczelniach publicznych
• Ł. Kierznowski, J. Lewicki, Konsekwencje powstania szkół doktorskich i wygaszania studiów doktoranckich dla funkcjonowania administracji uczelni

Pracownicy administracyjni ich praca i jej ocena

• K. Górak-Sosnowska, T. Gigol, R. Pajewska-Kwaśny, Oddani ponad swoje siły: pracownicy administracyjni szkół wyższych o swojej pracy
• M. Cywińska, „Jestem naprawdę zadowolona z twojej pracy”, czyli o tym, jak dzięki dobrze udzielonej informacji zwrotnej można mieć wpływ na swoich pracowników
• A. Pietrzyk, D. Rodenko, System oceny pracy pracowników administracyjnych uczelni publicznych
• A. Mielczarek-Taica, „Niebędący, niewidoczni, niezbędni – pracownicy administracyjni na rzecz doskonałości naukowej uczelni” – pilotaż z badań pracowników administracji szkoły wyższej
• K. Górak-Sosnowska, U. Markowska-Manista, L. Tomaszewska, Praktyki oporu stosowane przez pracowników dziekanatów szkół wyższych

W stronę cyfryzacji procesów obsługi studenta

• K. Górak-Sosnowska, J. Mincer-Daszkiewicz, E. Wiśniewska, Elektroniczna teczka studenta. Uwarunkowania funkcjonalne, informatyczne i prawne
• A. Matukin-Szumlińska, Zdalne egzaminy dyplomowe w świetle najnowszych zmian ustaw Prawo o szkolnictwie wyższym i rozporządzeń wykonawczych
• J. Mincer-Daszkiewicz, mLegitymacja – czy to się przyjmie?
• K. Zielińska, J. Barwicki, Dokumenty publiczne na uczelni
• K. Janczewska, Uprawnienia studenta związane z przetwarzaniem przez uczelnię jego danych osobowych
• K. Górak-Sosnowska, W. Braun, E-dyplomy: uwarunkowania administracyjne i funkcjonalne ich wprowadzenia w polskich uczelniach

Nota o autorach

Spis rysunków

Spis tabel

Spis wykresów

„Administracja uczelni wobec nowych wyzwań. Cyfryzacja procesów, profesjonalizacja obsługi studenta”, K. Górak-Sosnowska, R, Pajewska-Kwaśny (red.), SGH, Warszawa 2020, 316 s.

Książka do nabycia w Oficynie Wydawniczej SGH.

Katarzyna Górak-Sosnowska

dr hab., prezes Stowarzyszenia Forum Dziekanatów; profesor Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie, kierownik Zakładu Bliskiego Wschodu i Azji Środkowej, w latach 2012-2020 prodziekan Studium Magisterskiego; inicjatorka ogólnopolskiego Forum Dziekanatów. Współautorka m.in. monografii „Dziekanaty na wyższych uczelniach” (2018) oraz współredaktorka książki „Dziekanaty w procesie zmian” (2019).