Ustawa Prawo o Szkolnictwie Wyższym i Nauce (Dz. U. 2018 poz. 1668 z późn. zm.) nakłada na uczelnie obowiązek wydania, na wniosek studenta lub absolwenta, dodatkowego odpisu dyplomu ukończenia studiów lub odpisu suplementu do dyplomu, w języku polskim lub w języku obcym (art. 77 ust 2a). Przepis ten jest nieprecyzyjny – w przypadku absolwentów brakuje w nim określenia terminu złożenia wniosku, jak również doprecyzowania, czy prawo do składania wniosku jest jednorazowe, czy przysługuje na stałe, nawet po kilkunastu latach.
W sytuacji, kiedy absolwent zgłosi się po odpis nawet po 20 latach uczelnia zgodnie z §22 Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie studiów (Dz. U. 2018 poz. 1861 z późn. zm.) powinna wydać odpis na druku zgodnym z oryginałem dyplomu. Zgodnie ze wskazówkami Ministerstwa, bo nie ma jasnych wytycznych w Rozporządzeniu, jeżeli nie ma druku – można go dodrukować. W przypadku braku druku i możliwości dodrukowania lub braku możliwości użycia tego druku ze względu na zmiany organizacyjne w Uczelni, odpis należy sporządzić na przygotowanym przez Uczelnię druku, który jest zgodny treścią oryginału dyplomu. Odpis musi odzwierciedlać oryginał co do treści natomiast data wydania, podpisy i pieczęcie władz, pieczęć uczelni oraz fotografia mają być aktualne. Pamiętajmy, że absolwent może wnioskować o odpis dyplomu w języku polskim w każdym czasie i to w dodatku bezpłatnie.
Przepis ten stał się furtką dla osób, które zagubiły dyplom. Aby nie płacić za wydanie duplikatu, absolwenci będą zgłaszać się do uczelni o wydawanie odpisu (za odpisy w języku polskim uczelnia nie może pobierać opłat). Z uwagi na to, że odpis wydawany jest bezpłatnie, absolwent może żądać nieskończoną liczbę odpisów, także odpisów w języku obcym, choć te są płatne. Pamiętajmy, że student w terminie 30 dni od ukończenia studiów może złożyć wniosek o wydanie odpisu w języku obcym w ramach tzw. „bezpłatnego kompletu” a później zaraz po obronie może wnioskować o bezpłatny kolejny odpis w j. polskim.
Zgodnie §23 Rozporządzenia w sprawie studiów duplikat dyplomu ukończenia studiów lub suplementu do dyplomu sporządza się, na wniosek absolwenta, na podstawie dokumentów zawartych w teczce akt osobowych studenta. Duplikat sporządza się na druku dyplomu ukończenia studiów lub suplementu do dyplomu, według wzoru obowiązującego w dacie wystawienia oryginałów tych dokumentów, bez fotografii. Na dokumencie umieszcza się: wyraz „DUPLIKAT”, datę sporządzenia duplikatu oraz pieczęć urzędową uczelni. Duplikat podpisuje rektor albo osoba upoważniona pełniąca funkcję kierowniczą w uczelni. Jeżeli brak jest druku, duplikat sporządza się na przygotowanym przez uczelnię druku, zgodnym z treścią oryginału dyplomu lub suplementu. Za sporządzenie duplikatu pobiera się opłatę w wysokości 20 zł.
Nasuwa się zatem pytanie, po co student ma wnioskować o duplikat dyplomu, za który musi zapłacić jeśli może, zgodnie z art. 77 ust. 1 pkt. 2a oraz art 79 ust.1 pkt 4 Ustawy zażądać od Uczelni bezpłatny odpis a nawet nieograniczoną liczbę odpisów dyplomu w języku polskim. Być może ustawodawca chciał otworzyć możliwość pobierania dodatkowych odpisów do dyplomu absolwentom, ale chyba nie do końca zostały przewidziane konsekwencje takiej regulacji.
Warto też wskazać, że zgodnie z Rozporządzeniem informację o wydaniu duplikatu dyplomu ukończenia studiów lub suplementu do dyplomu umieszcza się w teczce akt osobowych studenta oraz odnotowuje się w księdze dyplomów, natomiast przy wydaniu jednego, albo kilkunastu odpisów nie musimy nigdzie tego odnotowywać. Mamy po prostu „wrzutkę”: wydajemy odpisy bez ograniczeń natomiast z konsekwencjami takiej regulacji martw się człowieku w dziekanacie sam.
Podsumowując, przepis powinien zostać jak najszybciej zmieniony, albo uchylony zanim jakiś dowcipny absolwent sprzed kilkunastu lat nie przyjdzie i w praktyce nie sprawdzi, jak poradzimy sobie z wydaniem odpisu po latach od wydania mu dyplomu. Może przy tym zażądać wydania nieskończonej ich liczby. Na razie pozostaje nam tylko wierzyć w zdrowy rozsądek naszych absolwentów.
