Raport: Obrony online – czy damy radę?

W piątek MNiSW wydało rekomendacje w sprawie kształcenia prowadzonego z wykorzystaniem metod i technik kształcenia na odległość. Ze środowiska studenckiego i nauczycieli akademickich płyną do nas opinie, że kształcenie zdalne nie jest łatwe ani dla tych pierwszych, którzy zostali zarzuceni materiałami (w dużej mierze do nadzorowanej pracy własnej), ani dla wykładowców, zwłaszcza uczelni publicznych, którzy po pierwsze nie są przygotowani kompetencyjnie do takiej formy zajęć, a po drugie nie dysponują materiałami dydaktycznymi odpowiednimi dla tej formy kształcenia. Od obu tych grup wyjątkowa sytuacja, w której się znaleźliśmy wymaga dużego zaangażowania. Już w tym świetle rekomendacje MNISW dotyczące dokumentowania całości procesu wywołują zaniepokojenie, ponieważ wymagają godzin dodatkowej pracy. Inna sprawa, że pewnego rodzaju zajęć – np. laboratoryjnych, treningów, czy WF – przeprowadzić w ten sposób się raczej nie da.

Mimo tych trudności, wydaje nam się, że prowadzenie zajęć online jest technicznie i formalnoprawnie prostsze w porównaniu do innego ważnego etapu wieńczącego kształcenie, czyli obrony pracy dyplomowej. Zastanawiając się nad tym, jak taka obrona może wyglądać, a przede wszystkim jak wyglądać powinna – bo zakładamy, że jest to jednak coś więcej niż wideokonferencja kilku osób – zdecydowaliśmy się na przeprowadzenie badania ankietowego wśród pracowników dziekanatów. Dotyczyło ono doświadczeń w zakresie prowadzenia obron online, a także trudności związanych z tym procesem. Otrzymaliśmy 52 odpowiedzi, z czego najwięcej (20) odpowiedzi było z uniwersytetów, 9 uczelni ekonomicznych, po 8 ze szkół wyższych o profilu technicznym i zawodowym, 4 odpowiedzi uzyskaliśmy ze szkół artystycznych, 2 z medycznych i 1 z uczelni wojskowej.

Obrony online to procedura do której uczelnie zaczynają się przygotowywać, ale nie jest to jeszcze powszechne. Aż w 48 przypadkach takich procedur nie ma lub respondenci nie mają wiedzy w tym zakresie. Zaledwie 4 respondentów potwierdziło istnienie takich procedur (3 z uczelni ekonomicznych i 1 z uniwersytetu). Obrony online są albo w fazie przygotowań (np. w jednej z uczelni dziekani przekazali zachęcający list od prorektora ds. studiów w tym zakresie), albo już się odbywają się np. przez platformę Black Board zgodnie ze schematem: „każdy znajduje się w swoim domu, tylko przewodniczący komisji na uczelni”, albo przez zoom. Regulowane jest to zarządzeniami rektora.

Trudności prawne

Spośród naszych respondentów 31 wskazało na trudności prawne związane z przeprowadzeniem obron online. Warto zatem prześledzić cały proces przeprowadzenia obrony ze wskazaniem punktów problematycznych.

Pierwszy problem pojawia się już na wstępie: organizację obron określają regulaminy studiów. Może być zatem tak, że wiele uczelni nie przewidziało w swoich regulaminach obrony online (choć równie dobrze mogły nie wskazywać jej formy – wówczas teoretycznie obrona mogłaby się odbyć również online). Jeżeli tak się stało, art. 75 PSWiN wskazuje, że regulamin uchwalany jest 5 miesięcy przed rozpoczęciem zajęć. Nie ma zatem możliwości zmiany regulaminu w obecnie trwającym semestrze. Być może zatem niektóre uczelnie nie będą mogły w ogóle takich obron prowadzić, o ile nie zostaną uchwalone stosowne przepisy prawa powszechnego.

Zakładając jednak, że obrona online może się odbyć, następnym problemem – zwłaszcza na uczelniach technicznych – może być dostarczenie egzemplarza pracy/utworu. Mogą to być bardzo duże pliki, które – jeżeli będzie ich dużo – zatkają dziekanatowe łącza internetowe. Inna sprawa to sprawdzanie pracy dyplomowej wyłącznie na ekranie komputera, w przypadku gdy są to np. rysunki techniczne dostarczane przez studentów na wydrukach formatu A0.

Przy założeniu, że pracę udało się odczytać i ocenić, dalszym problemem prawnym jest to, czy student powinien sam zawnioskować o obronę online, czy może być mu ona nadana z automatu (niezależnie od tego, czy ma ku temu możliwości sprzętowe, czy nie – o czym piszemy w kolejnej części raportu).

Zakładając kolejno, że do obrony dochodzi, problematyczny wydaje się jej przebieg z następujących względów:

  • Jak się mają przepisy RODO do nagrywania przebiegu egzaminu dyplomowego? Czy nagranie może lub powinno być traktowane jak protokół lub jego integralny element?
  • W jaki sposób i na jakiej podstawie prawnej można dokonywać zapisu egzaminu (w przypadku egzaminów przez komisją w realu jednak ich nie rejestrujemy dyktafonem; czy student powinien wyrazić na to zgodę)?
  • W jaki sposób uzyskać pewność, że student samodzielnie odpowiada na pytania, skoro nie widać tego, co on widzi za ekranem monitora? Czy wystarczy oświadczenie egzaminowanego?

Przyjmijmy optymistycznie założenie, że jednak obronę udało się przeprowadzić, a student uzyskał swój tytuł zawodowy. Pozostaje już tylko wydanie dyplomu. Zanim do tego jednak dojdzie mamy kolejnych kilka problemów, i to nie mniejszych niż te powyżej:

  • W jaki sposób zebrać podpisy członków komisji, które muszą się znaleźć na protokole? Maile nie wchodzą w grę, uwierzytelnienie w systemie odpowiadające wymogom podpisów cyfrowych również nie – w dużej mierze z tego powodu, że w myśl rozporządzenia w sprawie studiów dokumentacja powinna być prowadzona w całości w jednej formie – cyfrowej, albo papierowej. Nie można zatem do kompletu papierowych dokumentów dołączać jednego cyfrowego. Oznacza to w praktyce wysyłanie sobie dokumentu pocztą lub kurierem, albo składowanie wydrukowanych i niepodpisanych protokołów w dziekanacie (bo gdzie indziej!) i zbieranie podpisów wszystkich promotorów i recenzentów. Przy kilkuset obronach i tyluż członkach komisji może być to zadanie karkołomne i na pewno będzie tu łatwo o pomyłkę, a w efekcie o braki w dokumentacji (a co zrobić, jeżeli członek komisji rozmyśli się, wyjedzie, albo przestanie być pracownikiem uczelni i po obronie protokołu nie będzie chciał podpisać?).
  • W jaki sposób – biorąc pod uwagę powyższe + stan pandemii, czyli ograniczenie działalności uczelni – sprostać 30-dniowemu terminowi wydawania dyplomów i suplementów oraz w jaki sposób przekazywać je zainteresowanym, skoro część uczelni jest zamknięta dla wszystkich – poza pracownikami.
  • W jaki sposób, aby uzyskać dyplom, student ma dostarczyć wypełnioną, podpisaną i opieczętowaną obiegówkę? Owszem, niektóre systemy teleinformatyczne mają opcję e-obiegówki, ale dla wielu uczelni jest to pieśń przyszłości.

Część z tych problemów będzie można rozwiązać, albo ograniczyć związane z nimi ryzyko, na poziomie uczelni. Wydaje się jednak, że konieczne jest wypracowanie ogólnopolskich rozwiązań umożliwiających podjęcie tego wyzwania, mając na uwadze specyfikę poszczególnych uczelni.

Trudności informatyczne

Zdecydowana większość respondentów (43) dostrzega również problemy natury informatycznej związane z prowadzeniem obrony online. Dotyczą one wielu powiązanych ze sobą i pozornie prozaicznych kwestii, z których najważniejszą jest brak odpowiedniej infrastruktury i systemu teleinformatycznego. O ile zajęcia można prowadzić za pomocą dostępnych aplikacji dla studentów, o tyle przeprowadzenie egzaminu dyplomowego wiąże się z posiadaniem przez każdego uczestnika tego procesu sprawnego komputera z niezawodnym łączem o wystarczającej przepustowości oraz programu który umożliwiłby bezpieczne połączenie, najlepiej z opcją rejestracji całego procesu.

Można przyjąć, że przewodniczący i członkowie komisji mają odpowiedni sprzęt (w końcu wielu nauczycieli akademickich w Polsce pisze swoje prace naukowe w domu na prywatnych komputerach) i jako takie połączenie internetowe. Trudno jednak wymagać tego samego od studenta. Oczywiście można założyć, że studenci również mają laptopy z połączeniem do Internetu, ale równie dobrze mogą nie mieć (por. akcja #uwolnijzlomka, której założeniem jest przekazywanie potrzebującym starego sprzętu komputerowego). Czy można zatem dyskryminować studentów, którzy nie mają odpowiedniego sprzętu uniemożliwiając im obronę pracy dyplomowej? Trudno wymagać, aby obrona odbyła się np. w kawiarni internetowej.

Kolejnym problemem jest odpowiedni system teleinformatyczny, który musiałby mieć kilka funkcjonalności. Być może programy typu MS Teams, Hangouts, czy Zoom dają takie możliwości, jednak z pewnością wymaga to dogrania i przetestowania przez uczelnianych informatyków, jeżeli obrony miałyby się odbywać na masową skalę, ze względu na:

  • bezpieczeństwo połączenia (w końcu obrona jest niejawna, kolejną sprawą jest bezpieczeństwo danych osobowych),
  • możliwość zapisu obrony (inna sprawa – gdzie i w jaki sposób będą gromadzone pliki?),
  • ograniczenie prawdopodobieństwa zerwania połączenia (choć to najpewniej jest trudne do osiągnięcia, jeżeli każdy łączy się przez własną sieć – pojawia się jednak pytanie, co w przypadku, jeżeli student wylosuje pytanie, a połączenie się zerwie i zostanie nawiązane po kilku minutach),
  • podgląd tego, co widzi student, najlepiej z możliwością nagrania, aby uniknąć później odwołujących się od negatywnego wyniku obrony studentów, powołujących się na uchybienia audio czy wideo),
  • przydałoby się także zwiększenie obsady informatyków, którzy by nadzorowali przebieg całego procesu.

Do rozważenia (hipotetycznego, bo takiej możliwości najpewniej nie ma) jest także to, w jaki sposób sprawdzić, czy student faktycznie odpowiada samodzielnie na pytania (i nie, nie da się tego zweryfikować wyłącznie na podstawie obrazu studenta dostępnego przez kamerę w laptopie).

Obrony online odbywać się będą za pomocą narzędzi IT, do których dostęp mają uczelnie. Dostrzegamy tu ponownie potencjalny problem ochrony danych osobowych zwłaszcza dla usług w modelu SaaS (software as a service). Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dane powinny być przechowywane na terenie Unii Europejskiej.  Pojawiają się zatem dodatkowe pytania:

  • Czy uczelnie są w stanie zagwarantować, że wybrane narzędzie zapewnia spełnienie tego warunku?
  • Czy działy IT uczelni oraz działy prawne są przygotowane do tego, by rozstrzygać jakiego oprogramowania można użyć? MS Teams i Skype jako element office 365 – są w posiadaniu dużej grupy uczelni, ale aplikacje o otwartym dostępie takie jak Handouts, Zoom, Discord itd. są w powszechnym użyciu – czy są bezpieczne z punkty widzenia ochrony danych (osobowych, autorskich, technologicznych, patentowych)? Może warto by było, aby MNiSW dokonało weryfikacji tych narzędzi i przygotowało swoje rekomendacje.

Osobną, ale również istotną kwestią jest przeszkolenie komisji z nowego programu. O ile wielu wykładowców daje sobie radę z zajęciami online, o tyle niektórzy ograniczają swoją aktywność online do wysłania e-mailem materiałów do samodzielnego studiowania. Uczestniczenie, bądź przewodniczenie obronie pracy dyplomowej online może być dla nich problematyczne.

Trudności związane ze specyfiką uczelni

W tym przypadku zdanie respondentów jest nieco bardziej podzielone. Niewiele mniej niż połowa (24) takich trudności nie widzi, a 28 respondentów jest innego zdania. Trudności nie widzą zazwyczaj pracownicy uniwersytetów, wyższych szkół zawodowych oraz uczelni ekonomicznych.

W uniwersytetach  wskazywane są: egzaminy pisemne, brak możliwości dokończenia badań na kierunkach ścisłych (ale i społecznych!), przyrodniczych, technicznych, artystycznych, na których „studenci przeprowadzają doświadczenie, prezentację lub w inny sposób zdają egzamin dyplomowy”. Respondenci wskazują również w tym kontekście na problem niezrealizowanych praktyk (zaplanowanych w ostatnim semestrze); ich brak powoduje niedopuszczenie do obrony ze względu na niezrealizowanie programu studiów. Jednakże uczestnicy ankiety zauważają, że mimo wszystko na uniwersytetach obrony są przeprowadzane w podobny, zestandaryzowany sposób, stąd specjalnych, specyficznych trudności nie ma.

Pracownicy uczelni technicznych, widzą sprawę obron dużo bardziej konkretnie, np. konieczność przedstawienia prezentacji projektu inżynierskiego: „na moim Wydziale studenci często w pracy umieszczają bardzo duże projekty na kilku kartkach A0, bez wersji papierowej komisji będzie trudno się z nimi zapoznać” lub „czasem na obronach student musi rozwiązać zadanie, które normalnie opracowuje na kartce i omawia przed komisją”. Pracownicy politechnik mają również obiekcje co do samodzielności studenta podczas obrony, ponieważ „studenci uczelni technicznych bez problemu poradzą sobie z ustawieniem tak sprzętu aby nikt nie domyślił się że sam nie jest w pomieszczeniu i odpowiada na pytania”.

W uczelniach ekonomicznych czasem obrona jest dwuetapowa: „pierwszy to egzamin z ekonomii, pisemny, testowy”, który „warunkuje dopuszczenie do obrony (ustnej przed komisją)”. Pracownicy tych uczelni wskazują na fakt że „studenci są bardzo rozproszeni, daleko od uczelni, mogą nie mieć dostępu do Internetu” i również obawiają się, że egzamin dyplomowy nie będzie zawsze oparty na zasadach uczciwości: „ponieważ pula części pytań z obrony jest znana wcześniej (student losuje dwa pytania ze stu) nie będzie możliwości sprawdzenia, czy student podczas obrony nie korzysta z gotowych notatek”.

Jeszcze trudniej przedstawia się możliwość zdalnej obrony na uczelniach medycznych wskazując liczne trudności odnoszące się do „sprawdzenia umiejętności podczas egzaminu praktycznego”. Respondenci wręcz zadają pytanie „w jaki sposób przeprowadzić części praktyczne egzaminów, na takich kierunkach jak np. pielęgniarstwo?”

Podobnie jest na uczelniach artystycznych, w których część praktyczna jest często wykonywana przy udziale publiczności, jak np. na wydziałach muzycznych „zakres egzaminu dyplomowego to składowe, które student realizuje w ciągu roku dyplomowego np. wykonanie recitali (na kierunku Wokalistyka – publiczne wykonanie, na kierunku Jazz – recital z towarzyszeniem zespołu instrumentalnego), wykonanie muzycznej oprawy mszy św. (specjalność muzyka kościelna), przeprowadzenie lekcji, przygotowanie przedstawienia dla dzieci (specjalność edukacja muzyczna), przygotowanie interpretacji ruchowym (spec. rytmika), wykonanie muzyki chóralnej a cappella”.  Nie lepiej jest na uczelniach plastycznych, na których obrona odbywa się po „przygotowaniu projektów wzorniczych, kolekcji ubrań, rzeźb prac malarskich w warunkach domowych lub bez kontaktu z firmami”.

Pracownicy wyższych szkół zawodowych wskazują ponadto na skomplikowane procedury „przygotowanie egzaminu, protokołów, raportów JSA, dokumenty do skanowania kolejno odesłania z uzupełnionymi wynikami”, dodając, że „fizyczne podpisy można odłożyć na potem”.

Pozostałe trudności związane z obronami online

W tym przypadku respondenci (28 odpowiedzi pozytywnych) wskazywali głównie na skalę przedsięwzięcia. Otrzymaliśmy odpowiedzi dotyczące przede wszystkim skali przedsięwzięcia ze wskazaniem, że „ile uczelni, tyle pomysłów”. Jednakże tutaj odpowiedzi koncentrowały się na tym, co można nazwać „czynnikiem ludzkim”. Respondenci (głównie pracownicy uniwersytetów oraz uczelni technicznych i ekonomicznych) zgłaszali obawy nieuczciwości ze strony studentów podkreślając np. „potrzebę nagrywania egzaminu w celach dowodowych. Aby mieć pewność, ze student odpowiada samodzielnie należałoby mieć widok z kamery na pomieszczenie, w którym znajduje się student”. Wskazywano na większą odpowiedzialność przewodniczących komisji w tym zakresie. Kolejne trudności w tym samym obszarze dotyczyły barier mentalnych – niechęci pracowników naukowych do zastosowania się do nowych wymagań, konieczności przeszkolenia dużej liczby osób w sytuacji wielu innych obciążeń itp. Zdaniem respondentów już teraz są problemy z organizacją kursów  w kształceniu zdalnym, z organizacją obron może być zatem jeszcze trudniej, bo niosą za sobą dużo cięższe skutki formalno-prawne, jak nadanie tytułu zawodowego. Brak zgody wszystkich uczestników na udział w tego typu przedsięwzięciu, jeżeli nie będzie jasnych przepisów prawa w tym zakresie, może spowodować jeszcze większy chaos.

Kolejny obszar trudności dotyczył kwestii organizacyjnych. Wskazywano na skalę przedsięwzięcia w zakresie zarówno terminów, jak i kwestii związanych z dokumentowaniem obrony. Zdaniem respondentów może to być duży problem, ponieważ organizowanie obron w systemie zdalnym może doprowadzić do chaosu w ich dokumentowaniu, dotrzymywaniu terminów przez studentów i promotorów, a nawet pojawiły się głosy, iż „może spowodować dopuszczanie do obron bez recenzji i raportu JSA (z informacją, że później się doniesie”)”, co może w efekcie doprowadzić do różnych negatywnych konsekwencji. Zadawano pytania – jak archiwizować pracę złożoną tylko online? Czy dokumentacja miałaby być wyłącznie elektroniczna, czy w formie mieszanej? Jeżeli w tej drugiej, to jak zebrać podpisy od członków komisji? Ponadto zauważono, iż w przypadku dokumentacji wyłącznie w formie elektronicznej, problemem mogłoby być w ogóle przestawienie się z dokumentacji papierowej na elektroniczną, i to zarówno dla pracowników naukowych, jak i administracyjnych.

Do kategorii trudności organizacyjnych można również dołączyć sygnalizowane wyżej problemy w zakresie rozliczania obiegówek, przygotowywania się do obron w czasie, gdy biblioteki są zamknięte czy wystawiania dyplomów w sytuacji, gdy dokumentacja z obrony będzie niepełna. Respondenci zastanawiali się, również czy w sytuacji w której w tej chwili jesteśmy w ogóle będzie można bezpiecznie dostarczyć dyplom absolwentowi.

Czy damy radę?

Nieliczni respondenci mogli pochwalić się odbytymi w przeszłości obronami online – najwięcej, bo w 4 przypadkach były to obrony na uczelniach ekonomicznych, w 2 na uniwersytetach oraz w jednym przypadku w uczelni technicznej oraz medycznej (tu tylko część teoretyczna). Nie zawsze były to jednak obrony online w czystej postaci – często dotyczyły poszczególnych członków komisji (np. recenzenta lub promotora), którzy nie mogli stawić się osobiście. Pozostała część komisji plus dyplomant, byli tradycyjnie, w siedzibie uczelni. Zazwyczaj obrony w tej „mieszanej” formie odbywały się za pomocą komunikatora Skype.

Obrony online są póki co na tyle egzotyczne i niespotykane, że pojawiają się o nich doniesienia w mediach. Uczelnie korzystały dotychczas z tej formy w przypadkach ekstraordynaryjnych, albo w programach podwójnego dyplomu, gdy promotor zazwyczaj jest z jednej uczelni, a recenzent z innej. Z przeprowadzonego przez nas badania wynika, że zrealizowanie obron na masową skalę może nieść ze sobą wiele problemów natury organizacyjnej, informatycznej i prawnej, a także do powstania nierówności pomiędzy dyplomantami na różnych kierunkach studiów. Student socjologii z uczelni sprawnej organizacyjnie bez trudu może się obronić, podczas gdy w przypadku studenta pielęgniarstwa taka obrona nie ma jak dojść do skutku.

Pojawia się także pytanie o koszt alternatywny takiego przedsięwzięcia. Z jednej strony na szali leży terminowe ukończenie studiów, które umożliwi przyszłym absolwentom aplikowanie na studia drugiego stopnia, albo tranzycie na rynek pracy. Z drugiej strony pojawia się pytanie o jakość takiej obrony i to, czy faktycznie realizuje ona efekty uczenia. Po tej samej stronie mogą znajdować się niezadowoleni z przebiegu takiej obrony studenci, którym z pewnością łatwiej będzie podważyć obronę online, aniżeli obronę tradycyjną. Nie można też zapominać o tym, że nawet najbardziej wirtualna obrona nadal wymaga dokumentacji w formie papierowej – egzemplarza pracy dyplomowej, recenzji oraz podpisanego protokołu. A zatem – choć wizja obron online jest w zasadzie kusząca, może warto zacząć od stosownych zmian prawnych, dzięki którym nie będziemy funkcjonować w dwóch równoległych rzeczywistościach – online (komisja ze studentem) i offline (dziekanaty z papierową dokumentacją…).

Pojawiła się  również propozycja, aby wobec trwającej dyskusji o tego typu obronach zapytać samych zainteresowanych co sądzą o tego typu rozwiązaniach, czy są gotowi je wdrażać i czy w ogóle są obecnie w stanie przygotować w terminie pracę dyplomową.  Może bowiem  okazać się, że ani studenci, ani w dużej mierze wykładowcy nie aprobują takiej formy egzaminu dyplomowego.

Opracowanie: Anna Mieczarek-Taica, Katarzyna Górak-Sosnowska, Anna Krawczyk