Ustawa 2.0 wprowadziła nowe porządki na uczelniach. Dodatkowo od roku zmagamy się z pandemią, która w jednej chwili postawiła administrację akademicką przed bardzo poważnym wyzwaniem, a mianowicie pracą w systemie zdalnym, a potem także rotacyjnym czy hybrydowym. To wszystko doprowadziło do zadawania sobie pytań, jak wobec tych przemian, dokonujących się na naszych oczach, sprostać niełatwym wyzwaniom prowadzenia obsługi studenckiej z maksymalnym profesjonalizmem, bez uchybień i strat. W tym wielkim przedsięwzięciu bezcenne mogą okazać się doświadczenia przedstawione w monografii pod red. Katarzyny Górak-Sosnowskiej i Renaty Pajewskiej-Kwaśny, pt.: Administracja uczelni wobec nowych wyzwań. Cyfryzacja procesów, profesjonalizacja obsługi studenta. Pozycja ta kapitalnie wpisuje się w potrzeby nie tylko pracowników administracji, ale także może być pomocna dla całej kadry kierowniczej uczelni.
Z przebogatej tematyki, dotyczącej powyższego tematu, skupiono się na trzech podstawowych filarach. Po pierwsze uwzględniono współpracę na rzecz nowoczesnej kultury instytucjonalnej. W tę część wprowadza czytelnika artykuł M. Lorenca i A. Szota nt.: Transformacji uczelnianej administracji – budowanie nowoczesnej kultury instytucjonalnej. Na przykładnie uniwersytetu w Helsinkach i uniwersytetu w Roehampton przedstawione zostają ważne kierunki zmian, istotnie wpływających na rozwój uczelni i jej kultury organizacyjnej, w której jasno odzwierciedlona jest misja i wizja, przy jednoczesnym zachowaniu tradycji oraz ciągłości danej jednostki naukowej. O świadomości współodpowiedzialności, nie tylko w kwestii powtarzających się procesów związanych z obsługą studencką od rekrutacji, przez dokumentowanie toku studiów do dyplomowania i archiwizacji dokumentów, ale także w tworzeniu wewnętrznych aktów normatywnych i możliwości współuczestniczenia w projektach, traktuje kolejny tekst K. Górak-Sosnowskiej, L. Tomaszewskiej i E. Wiśniewskiej zatytułowany: Zarządzanie przez projekty w szkołach wyższych. Rola dziekanatów. Niezwykle interesujące jest to, że zaangażowanie pracowników administracyjnych w projekty uczelniane, ale także skierowane do interesariuszy zewnętrznych, nie tylko nie spowodowały nadmiernego dociążenia obowiązkami, ale sprawiły wzrost kreatywności i zaangażowania tych osób. E. Chmielewska kontynuuje tę myśl w paragrafie pt.: Wsparcie administracyjne w realizacji projektów przez biura obsługi projektów w uczelniach publicznych. Omawia w nim niezastąpioną rolę biur obsługi projektów, które posiadając niezbędną wiedzę i doświadczenie, pomagają w przygotowywaniu dobrze napisanych projektów i dzięki temu przyczyniają się do uzyskiwania dofinansowań ze źródeł zewnętrznych. Tę część kończy pochylenie się nad tematem: Konsekwencji powstania szkół doktorskich i wygaszania studiów doktoranckich z perspektywy funkcjonowania administracji uczelni, przygotowany przez Ł. Kierzanowskiego i J. Lewickiego. Autorzy analizują stan prawny szkół doktorskich. Zarysowują wyzwania postawione pracownikom, dla których obsługa procesu kształcenia doktorantów, jako młodych naukowców, wymagać będzie bardziej kompleksowego przygotowania, niż znane dotychczas studia doktoranckie. Nie uciekają przed podjęciem zagadnień związanych ze współistnieniem do końca 2023 roku wcześniejszych form kształcenia doktorantów z obecnymi szkołami doktorskimi, które z kolei rodzą wymagania biegłego poruszania się w „podwójnej” regulacji prawnej osób zajmujących się tymi formami kształcenia.
Część druga omawianego opracowania dotyczy pracy i oceny pracowników administracji. Otwierają ją badania postaw, zaangażowania i satysfakcji z pracy oraz charakterystyka ról kierowniczych przełożonych, przedstawione w artykule: Oddani ponad swoje siły: pracownicy administracyjni szkół wyższych o swojej pracy K. Górak-Sosnowskiej, T. Gigola i R. Pajewskiej-Kwaśny. W sposób bardzo kompetentny zaprezentowane zostają sylwetki pracowników z jednej strony oddanych i lojalnych, z drugiej niedocenianych, także w kwestiach finansowych, osób zaangażowanych w wykonywanie swoich obowiązków i jednocześnie przepracowanych. Ciekawym wątkiem było przywództwo służebne i etyczne oraz rozwój kompetencji przełożonych. Wpływ tych ostatnich na wyniki osiągane w pracy opisany został przez M. Cywińską w rozdziale: „Jestem naprawdę zadowolona z twojej pracy” – czyli o tym, jak dzięki dobrze udzielonej informacji zwrotnej można mieć wpływ na swoich pracowników. W fachowy sposób zostają przestawione przykłady pomagające właściwie przygotować spotkania z podwładnymi tak, by osiągnąć cel, jakim jest lepsza realizacja celów organizacji przez wpływ na motywację i zaangażowanie pracownika oraz satysfakcję z wykonywanej pracy. Informacja zwrotna dotycząca wykonywanej pracy może motywować do wysiłku i pomagać w korygowaniu zachowań niepożądanych, a także wspierać misję, wizję i cele statutowe. Temu zagadnieniu poświęcony jest kolejny rozdział: System oceny pracowników administracyjnych uczelni publicznych. Autorki: Anna Pietrzyk i Dominika Rodenko przedstawiły autorski system i formularz oceny okresowej dla pracowników administracji. Jego innowacyjność polega na podejściu dwutorowym. Pozwala określić kompetencje zawodowe i interpersonalne, co przyczynia się do zauważenia mocnych stron pracownika oraz obszarów, które wymagają dalszego udoskonalenia.
Od wielu miesięcy w środowiskach akademickich toczy się dyskusja o podziale pracowników szkół wyższych na nauczycieli akademickich i niebędących nimi. Samo określenie niebędący ma już zabarwienie pejoratywne. Stąd kolejny ważny głos w tej dyskusji podjęła: Anna Mielcarek-Taica w artykule pt: Niebędący, niewidoczni, niezbędni: pracownicy administracyjni na rzecz doskonałości naukowej uczelni – pilotaż z badań przeprowadzonych wśród pracowników administracji szkoły wyższej. Zauważyła, że zniwelowanie podziałów wewnątrzadministracyjnych dokonać się może na drodze komunikacji i współpracy, które z kolei będą podnosiły poziom zmotywowania i zaangażowania pracowników. Przyczyni się to do tworzenia realnej wspólnoty uniwersyteckiej, w której każda z grup będzie dążyła do współpracy z całym środowiskiem akademickim. Wcześniej bardzo mocno podkreślana była służebna rola administracji wobec nauczycieli akademickich. Utrwalone na niektórych uczelniach schematy takiego postrzegania pracowników niebędących nauczycielami akademickimi, prowadziły do ogromnych podziałów, a także zachowań, którym przyjrzały się Katarzyna Górak-Sosnowska, Urszula Markowska-Manista i Lidia Tomaszewska podejmując zagadnienie: Praktyk oporu stosowanych przez pracowników dziekanatów szkół wyższych. Niektóre z nich można określić jako dewiacyjne, ale są też wśród nich takie, które nie były destrukcyjne. Warto wspomnieć o: milczeniu, unikaniu wykonywania zadań, niewłaściwym ich wykonywaniu czy wręcz niewykonywaniu ich wcale. Nie branie pod uwagę głosu pracownika niższego szczebla osłabia poczucie spójności, identyfikacji i sprawczości, a w konsekwencji prowadzi do zmęczenia wykonywaniem bezsensownej roboty. Ostatnia – trzecia część wydawać by się mogła fantazjowaniem na temat przyszłości, gdyż zaprasza w stronę cyfryzacji procesów obsługi studenta. To, co wydawało się być dość odległą przyszłością, prawie na naszych oczach dokonuje się jako rzeczywistość. Katarzyna Górak-Sosnowska, Janina Mincer-Daszkiewicz i Ewa Wiśniewska przyglądają się Elektronicznej teczce studenta. Uwarunkowaniom funkcjonalnym, informatycznym i prawnym. Zauważają korelacje między systemami informatycznymi i możliwościami w pełni elektronicznej obsługi studenta a regulacjami prawnymi, które wydaje się, że nie nadążyły za tymi pierwszymi. Te miesiące spędzone na pracy zdalnej, hybrydowej czy rotacyjnej, pokazały jednoznacznie, że ten kierunek jest nie tylko właściwy, ale głęboko pożądany. O ile łatwiej i sprawniej można by było obsłużyć studentów, mając dostęp do ich elektronicznych teczek? Ile też informacji student, absolwent czy były student mógłby sam wyciągnąć z systemów teleinformatycznych, nie angażując nadmiernie pracowników administracyjnych wystawianiem starych zaświadczeń, czy duplikatów zaginionych dokumentów. Nie wspomnę już o ochronie środowiska i pękających w szwach archiwach.
Lock down i zaskoczenie wprowadzenia czasowego ograniczenia w zakresie funkcjonowania szkół wyższych, przy jednoczesnym zapewnieniu studentom i absolwentom maksymalnych ułatwień w organizacji procesu kształcenia i realizacji programu studiów przyczynił się do kolejnego usprawnienia, jakim było wprowadzenie egzaminów zdalnych. Aleksandra Matukin-Szumlińska wnikliwie podjęła to zagadnienie w rozdziale: Zdalne egzaminy dyplomowe w świetle najnowszych zmian ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz rozporządzeń wykonawczych. Uczciwie podjęty temat z jednej strony pokazuje, że stało się to koniecznością ze względu na sytuację epidemiczną kraju, a z drugiej strony dostosowanie przepisów prawa oraz możliwości technicznych i organizacyjnych pozwoliło wypracować ścieżkę postępowania w takich sytuacjach. Pozostaje jedno pytanie, czy po zakończeniu pandemii będziemy z tego korzystać, czy też pozostanie to jako wariant awaryjny w sytuacjach powtórzenia się pandemii? Ograniczenia działalności uczelni przyczyniły się także do zintensyfikowania działań nad wprowadzaniem elektronicznych legitymacji. Wiele pytań, które rodzą się zarówno od strony studenta, jak i obsługujących ją pracowników pojawiło się w artykule Janiny Mincer-Daszkiewicz mLegitymacja – czy to się przyjmie? Na postawie doświadczeń Uniwersytetu Warszawskiego przedstawiła ona udogodnienia, które spowodowało wprowadzenie tych rozwiązań, np. uzyskanie jej przez studenta w dowolnym czasie, bez pośrednictwa administracji uczelnianej. Delegacja tych zadań i samodzielne decydowanie przez studenta pomagają także administracji w organizacji czasu. Cały czas rodzą się tylko pytania – na ile konieczne będzie posiadanie plastikowych legitymacji, których drukowanie i przedłużanie w czasie pandemii, szczególnie dla tych, którzy chcieli korzystać z nich wykupując elektroniczne bilety komunikacyjne, stanowiło nie lada wyzwanie. Nie wspominając już o przymusie osobistego stawiennictwa studenta na uczelni, by możliwe było elektroniczne przedłużenie i naklejenie hologramu? A po zakończeniu studiów odbieranie ich, jako druków ścisłego zarachowania. W 2016 r. rozpoczęły się prace nad regulacją dotyczącą dokumentów publicznych. Kinga Sabina Zielińska i Jacek Barwicki przedstawiają i omawiają nowe przepisy dotyczące Dokumentów publicznych na uczelni. Zastanawiają się nad ich znaczeniem dla szkół wyższych, nad obowiązkami, które wynikają właśnie z włączenia ich do dokumentów publicznych. Przedstawiają minimalne zabezpieczenia przed fałszerstwem. Podejmują także problem emitentów i zabezpieczeń związanych z przechowywaniem tych dokumentów na terenie uczelni. Nie uciekają także od tematu weryfikacji autentyczności tych dokumentów. Zatem przedstawiony jest cały proces przechowywania, wydawania i posługiwania się nimi. Od 2018 r. uczelnie stanęły przed kolejnym nowym wyzwaniem, jakim jest RODO. Katarzyna Janczewska podjęła te kwestie w rozdziale: Uprawnienia studenta związane z przetwarzaniem przez uczelnię jego danych osobowych. Wzmocnienie praw osób, których dane są przetwarzane nie jest jednak nieograniczone i bezwarunkowe. Artykuł traktuje o procedurach związanych z wnioskiem RODO, terminach na udzielanie odpowiedzi oraz ich formach. Sygnalizuje także, jak pisze autorka: obowiązki uczelni z dokumentowaniem prowadzonej komunikacji i działań podejmowanych w sprawach dotyczących wniosków. I wreszcie długo oczekiwany temat: E-dyplomy uwarunkowania administracyjne i funkcjonalne ich wprowadzenia na polskich uczelniach, podjęty przez Katarzynę Górak-Sosnowską i Wiolettę Braun. Są jeszcze osoby, które pamiętają ręczne wypisywanie dyplomów, potem był czas na drukowanie ich na odpowiednio przygotowanych do tego celu drukarkach. Zmieniały się druki nie do poznania, ale stale pozostawało jedno – z wydrukiem dyplomu i wydaniem go absolwentowi nie kończyła się praca administracji. Niektórzy wracali prosząc o wydanie duplikatów i rozpoczynał się niekiedy długi proces przygotowywania tych dodatkowych dokumentów. Tymczasem wydaje się, że systemy informatyczne gotowe są już na rozwiązania elektroniczne. Czy w tym kierunku idą także przepisy prawne? Zachęcam do zapoznania się z tym artykułem.
