W piątek informowaliśmy na naszym blogu o interpretacji MNiSW w sprawie rejestru hologramów do legitymacji, którą otrzymała jedna z uczelni. Przytoczona interpretacja wskazywała na to, że każdy hologram należy przypisać indywidualnie do numeru albumu studenta. Oczami wyobraźni widzieliśmy pracowników dziekanatów z lupami, którzy pod odpowiednim kątem (bo hologram jest drukowany na błyszczącym papierze) mozolnie spisują numery hologramów, a w tle wije się niekończąca się kolejka studentów – bo przecież każdemu trzeba przedłużyć legitymację, czyli i wydać homogram… Słowem – paraliż dziekanatów! Sprawa wywołała spore poruszenie, a kilka uczelni już pod koniec zeszłego tygodnia zaczęła się przygotowywać do tych karkołomnych zmian.
Z uwagi na to, że ta interpretacja jest sprzeczna z informacjami, jakie dotychczas posiadaliśmy i ogólną strategią MNiSW, której celem jest odbiurokratyzowanie uczelni, postanowiliśmy wyjaśnić tę sprawę.
Mając świadomość tego, że hologram jest drukiem ścisłego zarachowania, podobnie jak druk dyplomu, wiele uczelni wypracowało procedurę postępowania z tymi dokumentami polegającą na rozliczeniu ilościowym mniej więcej w taki sposób:
- Upoważniona osoba z dziekanatu pobiera określoną liczbę hologramów od numeru x do numeru y (sporządza się odpowiedni protokół)
- Hologramy są wydawane w dziekanacie, który prowadzi rejestr podpisanych legitymacji (co wiąże się z liczbą wydanych hologramów)
- Po zakończeniu procesu przedłużania ważności legitymacji upoważniona osoba odpowiadająca za hologramy sporządza protokół w którym podana jest liczba wydanych hologramów, zgodna z zestawieniem podpisanych legitymacji w systemie, oraz liczbę hologramów które uległy zniszczeniu lub zostaną zwrócone z uwagi ich niewykorzystanie.
Większość z nas uznała, że jest to zgodne z wykładnią, jaką dotychczas mieliśmy, a wypracowana procedura powinna zapewnić ochronę i gospodarowanie tymi drukami. W tym duchu napisaliśmy w weekend do MNiSW, a już dzisiaj mamy odpowiedź i sprostowanie z MNiSW, z której wynika, że:
- Procedura, którą wyżej opisaliśmy jest w pełni zgodna z obowiązującymi przepisami i wystarczająca dla zapewnienia rozliczalności druków ścisłego zarachowania jakimi są hologramy.
- Przypisywanie numerów poszczególnych hologramów do numerów albumu jest zbędną, nadmierną biurokracją.
- Pismo, w którym zawarto informację dotyczącą rejestru hologramów z obowiązkiem spisywania numerów zostanie sprostowane przez MNiSW.
Ta informacja jest stanowiskiem oficjalnym MNiSW i została udostępniona za zgodą Marcina Czai – Dyrektora Departamentu Szkolnictwa Wyższego, któremu po raz kolejny dziękujemy za sprostowanie i natychmiastową odpowiedź ?
Współpraca: Katarzyna Górak-Sosnowska
kierownik dziekanatu Kolegium Prawa Akademii Leona Koźmińskiego; wiceprezes Stowarzyszenia Forum Dziekanatów