Skąd się biorą i czemu służą żółte karteczki?

Ta mała niepozorna karteczka jest nieodłącznym atrybutem doręczeń decyzji administracyjnych i zawiadomień o wszczęciu postępowania przed skreśleniem studenta. Kwestie dotyczące doręczeń regulują przepisy k.p.a. (art. 39-49) i wskazują na konieczność potwierdzenia doręczenia pisma własnoręcznym podpisem osoby odbierającej ze wskazaniem daty doręczenia. Ma to istotne znaczenie proceduralne – od momentu doręczenia liczy się terminy wydania decyzji, wniesienia odwołania czy zażalenia, a także wykonania decyzji.

Uczelnie stosując się do przepisów k.p.a. doręczają zawiadomienia o postanowieniu wszczęcia postępowania administracyjnego oraz decyzje administracyjne w indywidualnych sprawach studentów za zwrotnym potwierdzeniem odbioru korzystając z pocztowych druków pokwitowania odbioru tzw. żółtych karteczek. No początku każdego roku akademickiego w każdym dziekanacie następuje kumulacja zadań, do tego wszystkiego dochodzą rozliczenia studentów i co się z tym wiąże skreślenia, które wymagają dodatkowej skrupulatnej pracy. Pracownicy dziekanatu chcieliby w tym czasie poświęcić więcej czasu dla studentów a muszą nieustannie śledzić terminy doręczeń na żółtych karteczkach.

Co stanowią przepisy k.p.a.?

O ile doręczanie samych decyzji administracyjnych nie budzi wielu komentarzy to wysyłanie zawiadomień do studentów o toczącym się w ich sprawie postępowaniu jest przedmiotem dyskusji pracowników dziekanatu. Wysyłanie zawiadomień warunkuje art. 10 k.p.a, w myśl którego uczelnia powinna zapewnić studentowi czynny udział w postępowaniu, tzn. możliwość składania wniosków i wypowiedzenie się w sprawie przed jego zamknięciem. Mimo, że k.p.a. dopuszcza wysyłanie zawiadomień drogą elektroniczną to funkcjonujące w wielu uczelniach systemy informatyczne nie spełniają takich kryteriów aby doręczenie mogło zostać uznane za skuteczne. Pozostaje więc nadal podstawowa forma doręczeń pism czyli list polecony za zwrotnym potwierdzeniem odbioru z nieśmiertelną żółtą karteczką.

A jak wygląda to w praktyce?

Skupiając się jedynie na decyzjach dotyczących skreślenia studenta czas, od momentu wysłania zawiadomienia o wszczęciu postępowania do momentu prawomocnego skreślenia studenta, to około dwa miesiące. W przypadku tylko jednego studenta pracownicy dziekanatu dwukrotnie wypełniają zwrotki i co najmniej trzykrotnie śledzą terminy tj. termin odbioru zawiadomienia i możliwości ustosunkowania się studenta do sprawy, termin kiedy można wydać decyzję, termin odbioru decyzji i termin na odwołanie się aż do momentu uprawomocnienia decyzji.

W uproszczeniu proces skreśleń można przedstawić w pięciu etapach.

1. Po zakończeniu semestru bądź roku pracownicy dziekanatu dokonują rozliczenia studentów. Studenci, u których stwierdza się brak postępów w nauce zostają zakwalifikowani do skreślenia z listy studentów.
2. Kolejnym etapem jest przygotowanie pism i jeżeli uczelnia nie dysponuje odpowiednim systemem informatycznym (a większość jak już wspomniałam nie dysponuje) zawiadomienia wysyłane są do studentów za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (żółta karteczka). W niektórych dziekanatach przed wysłaniem zawiadomienia pracownicy podejmują próbę kontaktu ze studentami i powiadamiają ich, że rozpocznie się procedura skreślenia. Takie działania niejednokrotnie wywołują reakcję studenta np. złożenie podania o powtarzanie roku albo powtarzanie przedmiotów czy uregulowanie płatności. Jeżeli zawiadomienie o wszczęciu postępowania zostanie wysłane na początku października to tytułowa żółta karteczka albo nieodebrana przesyłka wróci do uczelni około 20-25 października.
3. Jeśli student nie zareaguje na zawiadomienie w odpowiednim terminie jest przygotowywana decyzja o skreśleniu (z reguły zajmuje to kilka dni).
4. Dziekanat wysyła decyzję o skreśleniu, również za zwrotnym potwierdzeniem odbioru pod koniec października i po raz kolejny oczekuje na zwrotkę.
5. Po upływie średnio 14 dni wraca żółta karteczka, a dziekanat liczy termin uprawomocnienia decyzji (student ma prawo odwołać się od wydanego rozstrzygnięcia). Tym sposobem w bardziej skomplikowanych sprawach proces kończy się pod koniec listopada.

Należy podkreślić, że w całym procesie zdarzają się też różne sytuacje – uwzględnienie bądź nieuwzględnienie wyjaśnień studenta albo odwołanie od decyzji, co generuje dodatkowy czas na załatwienie sprawy. Dodatkowo proces skreśleń nie odbywa się wyłącznie w październiku. Uczelnie mają różne systemy rozliczeń studentów przy tym nieustannie trwa monitorowanie płatności i wysyłanie zawiadomień o wszczęciu postępowania w sprawie skreśleń z powodu niewniesienia opłat za studia.

Jakie to ma skutki?

Nie trzeba tu chyba dodawać, że jest to tylko jeden z licznych procesów operacyjnych jakie realizuje dziekanat oprócz bezpośredniej obsługi studenta. Skutki wydłużonego procesu skreśleń mają też bezpośredni wpływ na studenta. Zanim student otrzyma decyzję o skreśleniu upłynie w najlepszym przypadku półtora miesiąca. To zamyka mu drogę do możliwości wznowienia studiów w bieżącym semestrze. W ten sposób przedłużamy mu studia o co najmniej pół roku, jeśli nie o rok. Można by powiedzieć „sam sobie jest winien”, ale nie można przy tym zapominać, że są różne przypadki losowe. To jak dziekanat obsługuje studentów ma bezpośredni wpływ na wizerunek uczelni. Nikt jednak nie wie, że nadmierny biurokratyzm i nieżyciowe procedury na tyle absorbują pracowników dziekanatu, że w tym całym gąszczu papierów często zapomina się o potrzebach studenta.

Wydaje się, że w przypadku wydawania decyzji w indywidualnych sprawach studentów, kodeksowe przepisy o doręczeniach nie umożliwiają spełnienia standardów skutecznej i nowoczesnej komunikacji. Takie postępowanie z całą pewnością nie spełnia oczekiwań coraz bardziej mobilnych studentów, nie wspominając o studentach z innych krajów, jak i samej administracji uczelni.

Jest wiele pytań, na które będziemy szukać odpowiedzi…

Powstają zatem zasadnicze pytania, na które powinniśmy poszukać odpowiedzi. Czy da się uprościć proces postępowania administracyjnego w uczelni? Jakie rozwiązania informatyczne i proceduralne ułatwiłyby proces wysyłania zawiadomień o wszczęciu postępowania? Czy możliwe jest wykorzystanie w uczelni platformy ePUAP w celu doręczeń zawiadomień i decyzji, przy czym jak można by to było rozwiązać proceduralnie i czy możemy zobowiązać studentów do zakładania indywidualnych kont? Czy dopuszczalne by było wysłanie zawiadomienia e-mailem mimo, że w tym przypadku, nie spełnimy warunku związanego z terminem odbioru zawiadomienia?

Myślę, że warto poszukać odpowiedzi na te pytania i podjąć działania, aby „żółte karteczki” nie dominowały w naszej pracy. Będzie to jednym z obszarów działań sekcji prawnej Stowarzyszenia Forum Dziekanatów, a więc ciąg dalszy nastąpi 🙂

Ewa Wiśniewska

kierownik dziekanatu Kolegium Prawa Akademii Leona Koźmińskiego; wiceprezes Stowarzyszenia Forum Dziekanatów