Możliwość elektronicznego dokumentowania toku studiów, która pojawiła się wraz z nowym rozporządzeniem MNiSW w sprawie studiów jawiła się nam jak łakomy kąsek na wykwintnym talerzyku, do którego nie mamy odpowiednich sztućców. Przejście z tysięcy papierowych teczek na teczki elektroniczne byłoby nieocenionym wsparciem obsługi toku studiów, a także sporą oszczędnością czasu procesowania różnych spraw, miejsca w dziekanatowych szafach i uczelnianych archiwach (oraz wszelkich związanych z tym kosztów), czy wreszcie lasów.

W sprawozdaniu z marcowego seminarium dla dziekanatów zorganizowanego przez MNiSW Ewa Wiśniewska pisała, że „wprowadzenie oprogramowania do prowadzenia akt w formie elektronicznej z pewnością będzie wyzwaniem dla uczelnianych działów IT jak i samych pracowników dziekanatów, przy założeniu, że uczelnia zainwestuje środki finansowe”. Zdecydowaliśmy się pójść o krok dalej i zacząć od założenia, czyli od początku. Jeżeli bowiem uczelnie nie zdecydują się na wprowadzenie e-teczki, nie skorzystają z tego dziekanaty, a co za tym idzie – studenci.

Fundamentalnym krokiem jest opracowanie koncepcji teczki elektronicznej, która spełniałaby trzy kryteria:

• Warunki formalno-prawne wymagane przepisami prawa powszechnego,
• Warunki techniczne dla systemów informatycznych służących do obsługi toku studiów
• Warunki wynikające z organizacji pracy i regulacji wewnętrznych poszczególnych uczelni.

W tym celu rozpoczęliśmy współpracę z Międzyuniwersyteckim Centrum Informatyzacji (MUCI), aby wspólnie wypracować specyfikację teczki elektronicznej. Wytworzoną specyfikację planujemy opublikować w otwartym dostępie.

Już po pierwszym spotkaniu roboczym widzimy, jak wiele pracy nas czeka, ale wiemy również, że jest to praca wykonalna, która może przynieść wymierne efekty. Spotykają się bowiem dwie kluczowe strony tego procesu: przedstawiciele MUCI, którzy mają informatyczny know-how, oraz my – pracownicy dziekanatów, którzy mają wiedzę, jak to powinno działać, aby było i zgodnie z przepisami i funkcjonalnie. Co więcej, na niektórych uczelniach korzystających z USOSa już wprowadzane są pewne rozwiązania informatyczne, które dają się przełożyć na różne funkcjonalności e-teczki.

Zdajemy sobie sprawę z tego, że nie wszystkie uczelnie korzystają z systemu USOS, jak również z tego, że na niektórych uczelniach podejmowane są prace podobne do tej, którą my zamierzamy wykonać. Jesteśmy otwarci na współpracę, zwłaszcza że cel jest szczytny i potrzebny, a z danej przez MNiSW okazji z pewnością warto skorzystać.

Ze strony Stowarzyszenia projekt koordynujemy z Ewą Wiśniewską. Ze strony MUCI projekt koordynuje dr Janina Mincer-Daszkiewicz – kierownik Komisji ds. USOS i szefowa zespołu roboczego ds. USOS – której przy okazji serdecznie dziękujemy za nawiązanie współpracy i wprowadzenie nas w meandry informatycznego postrzegania świata 🙂

Katarzyna Górak-Sosnowska

dr hab., prezes Stowarzyszenia Forum Dziekanatów; profesor Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie, kierownik Zakładu Bliskiego Wschodu i Azji Środkowej, w latach 2012-2020 prodziekan Studium Magisterskiego; inicjatorka ogólnopolskiego Forum Dziekanatów. Współautorka m.in. monografii „Dziekanaty na wyższych uczelniach” (2018) oraz współredaktorka książki „Dziekanaty w procesie zmian” (2019).