12 lipca 2019 r. wchodzi w życie Ustawa z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych (Dz.U. 2019, poz. 53), której głównym celem jest określenie zasad bezpieczeństwa tych dokumentów, opracowywania wzoru dokumentu publicznego oraz wytwarzania blankietów dokumentów publicznych, a także ochronę tożsamości obywateli RP. Ustawa określa trzy kategorie dokumentów publicznych, które podlegają ochronie przed ich kopiowaniem, jak również określa zasady przechowywania takich dokumentów i ich blankietów, w sposób umożliwiający zabezpieczenie ich przed fałszerstwem. Wśród tych dokumentów, znajdują się i takie, które są przetwarzane i przechowywane w dziekanatach. Zostały one zaliczone do trzech kategorii:
Kategoria 1 (art. 5 ust. 2 Ustawy):
- dowód osobisty,
- paszport,
- odpis zupełny lub odpis skrócony aktu stanu cywilnego,
- dokumenty wydawane cudzoziemcowi, takie jak: karta pobytu, polski dokument podróży dla cudzoziemca, polski dokument tożsamości cudzoziemca, tymczasowy polski dokumenty podróży dla cudzoziemca, dokumenty potwierdzający posiadanie zgody na pobyt tolerowany,
- dokumenty sądowe takie jak orzeczenia, postanowienia lub tytuły wykonawcze,
- wypisy, odpisy i wyciągi aktów notarialnych, poświadczenia,
- Karta Polaka,
Kategoria 2 (art. 5 ust. 3 Ustawy):
- dokumenty potwierdzające wykształcenie wyższe i specjalistyczne,
- świadectwa dojrzałości,
Kategoria 3 (art. 5 ust. 4 Ustawy):
- dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe,
- świadectwa ukończenia szkoły,
- legitymacje studenckie,
- dokumenty uprawniające do różnego rodzaju ulg.
Uzupełnienie wykazu dokumentów publicznych kategorii 2 i 3 – innych niż wymienione w Ustawie– zostanie określone drodze rozporządzenia Rady Ministrów, które obecnie jest w trakcie procesu legislacji.
Ustawa reguluje m.in. kwestie przechowywania i przetwarzania dyplomów ukończenia studiów, jak i legitymacji studenckich. Zgodnie z art. 43 Ustawy dokumenty publiczne, jak również ich blankiety, powinny być zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych, tak aby nie zostały utracone, zniszczone lub uszkodzone.
Dyplom ukończenia studiów został zaliczony do 2 kategorii, w związku z czym uczelnia powinna przygotować oddzielne pomieszczenie przeznaczone do przechowywania i przetwarzania dyplomów. Jeśli pomieszczenie znajduje się na parterze powinno spełniać dodatkowe wymagania techniczne, tj.: okna zewnętrze powinny być zabezpieczone szybami odpornymi na przebicie albo rozbicie lub powinny być zamontowane stalowe żaluzje albo siatki stalowe, lub okna powinny być okratowane. Dostęp do pomieszczenia powinny mieć jedynie osoby uprawnione. Jeżeli w pomieszczeniu tym wydawane są również dyplomy, musi posiadać wydzieloną część, w której będą przechowywane dyplomy i ich blankiety, przy czym część ta ma być zabezpieczona przed dostępem osób nieuprawnionych.
Legitymacja studencka została zaliczona do 3 kategorii, co oznacza że blankiety, jak i wydrukowane legitymacje studenckie mogą być przechowywane w innym pomieszczeniu niż dyplomy, pod warunkiem, że są przechowywane w szafie metalowej zamykanej lub w sejfie, do których mają dostęp wyłącznie osoby upoważnione.
Dostęp do specjalnego pomieszczenia, wydzielonej jego części do przechowywania dokumentów publicznych i ich blankietów, jak również do zamykanej szafy metalowej lub sejfu ma być rejestrowany. Metoda rejestracji dostępu może polegać na zamontowaniu systemu kontroli dostępu do pomieszczenia i wydzielonej części pomieszczenia, lub prowadzeniu rejestru wejść i wyjść, czy prowadzeniu rejestru wydawania i zwrotu kluczy do tego pomieszczenia i zamykanej szafy metalowej lub do sejfu.
Z powyższych przepisów wynika, że uczelnia musi zapewnić oddzielne pomieszczenie, w którym będą przechowywane dokumenty publiczne, jak również ich blankiety, takie jak: dyplomy ukończenia studiów, do którego będą mieć dostęp wyłącznie osoby upoważnione, a także oddzielnie wygospodarowaną przestrzeń, w której dyplomy będą wydawane absolwentom.
O ile przepisy Ustawy nie przewidują żadnych sankcji prawnych za niedostosowanie pomieszczeń do przechowywania, drukowania i wydawania dyplomów, to za kopiowanie powyższych dokumentów wielkości od 75% do 120% oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego, można zostać ukaranym grzywną, karą ograniczenia wolności, albo pozbawienia wolności do 2 lat.
Należy podkreślić, że wyłączeniu podlegają kserokopie lub wydruki komputerowe dokumentów publicznych wykonane do celów urzędowych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, dla której dokument publiczny został wydany. Oznacza to, że sporządzenie kserokopii dokumentów określonych w rozporządzeniu z dnia 28 września 2018 r. w sprawie studiów, tj. poświadczonej przez uczelnię kopi dokumentu stanowiącego podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia lub kopii dyplomu ukończenia studiów, nie podlega przepisom o odpowiedzialności karnej określonej w art. 58 Ustawy.
Zgodnie z przepisami przejściowymi Ustawy dokumenty publiczne wydawane na podstawie przepisów dotychczasowych, wytwarzane według wzoru określonego w przepisach prawa powszechnie obowiązującego, które nie spełniają wymagań odnośnie do minimalnych zabezpieczeń określonych w Ustawie, mogą być nadal wydawane, nie dłużej jednak niż przez okres dwóch lat w przypadku dokumentów publicznych zaliczonych do pierwszej i drugiej kategorii oraz przez okres czterech lat w przypadku dokumentów publicznych zaliczonych do trzeciej kategorii, od dnia w wejście w życie Ustawy.
Uczelnie czekają zatem zmiany w kwestiach organizacyjnych, choćby dostosowania pomieszczeń dziekanatów lub wyodrębnienia nowych pomieszczeń oraz dostosowania się do nowych zasad wydawania dyplomów ukończenia studiów do przepisów Ustawy. W świetle nowych uregulowań prawnych będziemy musieli zachować dużą czujność choćby przy kopiowaniu niezbędnych dokumentów potrzebnych do rozpatrzenia indywidualnej sprawy studenta, a podczas graduacji nie wręczymy już absolwentom dyplomów ukończenia studiów. Jako że ustawa wchodzi w życie za kilka dni, już wkrótce przyjdzie nam testowanie jej regulacji w praktyce – i najpewniej wkrótce o tym napiszemy.
Zastępca Kierownika dziekanatu Kolegium Prawa Akademii Leona Koźmińskiego, członek współzałożyciel Stowarzyszenia Forum Dziekanatów