Podczas (współ)organizowanych przez Stowarzyszenie Forum Dziekanatów spotkań i seminariów przewija się niczym mantra pewnien rodzaj komentarza: podziękowanie za to, że prelegenci dostrzegli w swoich wystąpieniach rolę pracowników administracji, a organizatorzy zorganizowali na ten temat wydarzenie. Z wczorajszego seminarium cytuję dwa:
Dziękuję za możliwość udziału w tym spotkaniu, bardzo chciałabym aby ten duch akceptacji, uznania dla naszej pracy i umiejętności przeniósł się na najwyższe piętro mojej uczelni i wszystkich innych 🙂
Pierwszy raz brałam udział w spotkaniu, w którym tyle pięknych słów padło o pracownikach administracji i w ogóle o człowieku. Spodziewałam się kolejnego – przepraszam za to słowo – nudnego spotkania o zarządzaniu w kryzysie, tymczasem poruszyli Państwo to co najważniejsze, a mianowicie, że sednem sukcesu jest człowiek, tu: pracownik, któremu z założenia należy ufać.
Ten, kto uczestniczył we wczorajszym seminarium wie, że nie była to apoteoza urzędniczej pracy. Reprezentujący obie części światów równoległych – nauczycieli akademickich i pracowników niebędących nauczycielami akademickimi – prelegenci dyskutowali na temat tego, w jaki sposób zarządzać pracownikami administracyjnymi na uczelniach w dobie kryzysu wywołanego pandemią Covid-19. A w zasadzie – jak to podkreślił prof. Krzysztof Leja – jak zarządzać relacjami, a nie zasobami ludzkimi; te drugie bowiem eksploatujemy aż się zużyją – jak to zasoby, natomiast w przypadku relacji – budujemy je, inwestujemy w nie i rozwijamy.
W ten sposób dochodzimy do sedna. Przygotowując problematykę seminarium zastanawialiśmy się, czy na temat zarządzania administracją uczelni można jeszcze coś odkrywczego powiedzieć. Bo przecież wiadomo, że w dobie kryzysu liczy się elastyczność systemu, że nie warto różnicować, który grupa społeczności uczelni jest ważniejsza (nauczyciele akademiccy bez studentów nie mieliby kogo uczyć, studenci bez nauczycieli akademickich niczego by się nie nauczyli, ale nauczyciele akademiccy zginęliby w dokumentach, gdyby nie pracownicy administracyjni, a studenci nie mieliby warunków do studiowania, gdyby nie pracownicy techniczni, administracyjni, czy bibliotekarze).
Wiadomo także, że warto oprzeć relacje pracownicze na zaufaniu i dać pracownikom autonomię – wszak to oni najlepiej powinni wiedzieć, jak wykonać swoją pracę. Po raz kolejny Ania Mielczarek-Taica przedstawiała dychotomię między zaufaniem a kontrolą i analogicznie – nastawieniem na efekt lub na proces, przytaczając starą prawdę: jeżeli ktoś chce się migać od pracy, to i tak będzie to robił, nawet jeżeli wprowadzimy najbardziej drobiazgowy system kontroli jego dokonań (którego wdrożenie jest wprost proporcjonalnie czasochłonne dla jego przełożonego, który w tym czasie nie wykonuje innych zadań).
Wiadomo, że nawet najbardziej skory do pracy pracownik nie będzie w stanie efektywnie pracować, jeżeli nie będzie miał do tego warunków. Ewa Wiśniewska opowiadała o cyfryzacji na uczelniach, która rzadko przyjmuje na uczelniach postać całościowego projektu; często ma charakter wyrywkowy, a niekiedy odbywa się kosztem pracowników administracji. To, że obrony prac dyplomowych są prowadzone online jest ułatwieniem dla studentów i nauczycieli akademickich. Jednak jeżeli dokumentacja z przebiegu tych obron prowadzona jest w formie papierowej, oznacza to że pracownik dziekanatu gromadzi protokoły z egzaminów dyplomowych, które muszą być podpisane przez członków komisji (których na uczelni nie ma, ponieważ zajęcia prowadzone są zdalnie). Rekordziści zebrali już kilka tysięcy takich papierowych protokołów od początku pandemii. Wraz z tymi protokołami czekają teczki studentów, których nie można przekazać do archiwum – i pewnie jeszcze poczekają przez najbliższy semestr.
Jak zwykle najtrudniejszą częścią seminarium było podsumowanie i rekomendacje. Co zrobić, aby to zmienić? Oczywiście narzędzia i sposoby są – sęk w tym, że leżą po stronie władz uczelni. To one mogą zadbać o profesjonalizację pracowników administracyjnych, dać przestrzeń do tego, aby wzajemnie poznali swoje zadania – zobaczyli z czego wynikają procesy, których część realizują w ramach swoich zadań, a zespołom i ich kierownikom dać autonomię i warunki do tego, aby jak najlepiej wykonywali swoją pracę. Sama praca powinna sprawiać przyjemność – wtedy będzie lepiej wykonywana.
Zdecydowanie trudniej jest wpłynąć na zmiany będąc po drugiej stronie. Czym ma motywować swoich pracowników kierownik, który nie ma do tego narzędzi? W jaki sposób zorganizować pracę działu w systemie hybrydowym, jeżeli jej podstawą jest dokumentacja papierowa, a pracownicy nie mają sprzętu ponad stacjonarne komputery przy swoich biurkach? W jaki sposób pokazać, że stanęło się na wysokości zadania, skoro praca pracowników administracyjnych jest z zasady niewidoczna – dostrzegamy ją dopiero wtedy, gdy coś nie działa?
Chciałabym móc znaleźć sensowną odpowiedź na te pytania. Z obserwacji tego, jak radzą sobie członkinie zespołu Stowarzyszenia wiem, że część z nich ma niemalże turkusowe warunki pracy stworzone na swoich uczelniach, natomiast w innych przypadkach jako taki komfort pracy zespołu jest okupiony dużą determinacją kierownika (i – co tu dużo mówić – kosztem osobistym). W Stowarzyszeniu zawsze sobie powtarzamy, że nie wpłyniemy na wewnętrzną organizację pracy na poszczególnych uczelniach – nie mamy nawet takich zapędów. Możemy natomiast starać się oddziaływać na ich otoczenie zewnętrzne – nie tylko przepisy prawa powszechnie obowiązującego, ale również na to, czy i jak mówi się o pracy uczelnianej administracji. Ten krok właśnie realizujemy. Od trzech lat w ramach Forum Dziekanatów zabieramy głos w sprawach dotyczących administracji szkolnictwa wyższego. Powoli i systematycznie umieszczamy ten trzeci element na mapie topograficznej społeczności uczelni. A duch uznania i akceptacji dla pracowników administracyjnych może w końcu rozniesie się na wyższe szczeble uczelnianej hierarchii.
dr hab., prezes Stowarzyszenia Forum Dziekanatów; profesor Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie, kierownik Zakładu Bliskiego Wschodu i Azji Środkowej, w latach 2012-2020 prodziekan Studium Magisterskiego; inicjatorka ogólnopolskiego Forum Dziekanatów. Współautorka m.in. monografii „Dziekanaty na wyższych uczelniach” (2018) oraz współredaktorka książki „Dziekanaty w procesie zmian” (2019).