Długo wyczekiwane zmiany, które mają doprowadzić do zastąpienia obiegu dokumentów w formie papierowej obiegiem dokumentów w formie elektronicznej stały się rzeczywistością. Wprowadzone na mocy ustawy o doręczeniach elektronicznych przepisy regulują kontakty pomiędzy urzędami a obywatelami, czyli także  między uczelnią a studentami. Na ten moment wydaje się, że bez stosownych zmian w przepisach dotyczących szkolnictwa wyższego, nowa ustawa zamiast digitalizować, umacnia nas mocno w erze papieru.

Najważniejsze zmiany w przepisach prawnych

Na mocy art. 61 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2021 poz. 72) zostały wprowadzone nowe uregulowania prawne zmieniające tradycyjny sposób wymiany korespondencji wymagającej potwierdzenia jej nadania lub odbioru (listy polecone). Przepisy wprowadzają możliwość doręczenia korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo usługi hybrydowej, co będzie wywierać skutek prawny równoważny do tradycyjnego doręczenia korespondencji. Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego będzie świadczona przez zaufaną trzecią stronę (dostawcę usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego). Usługa zaufania świadczona przez zaufaną trzecią stronę ma zapewniać skuteczne dowody wysłania i odebrania korespondencji zgodne z eIDAS (dające pewność nadawcy i adresata oraz czasu doręczenia).

Od 1 lipca 2021 r., wprowadzone zostaną trzy tryby elektronicznego doręczania pism w postępowaniu administracyjnym, w tym w postępowaniach prowadzonych na podstawie przepisów ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (PSWiN), do których stosuje się przepisy KPA:

• publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego – doręczanie na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE) za pomocą dostawcy adresu elektronicznego, którym będzie operator wyznaczony – Poczta Polska;
• kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego – doręczanie na adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE) za pomocą dostawcy adresu elektronicznego którym będzie komercyjny kwalifikowany dostawca usług zaufania;
• publiczna usługa hybrydowa – w przypadku braku adresu elektronicznego w BAE, pisma będą doręczane przez Pocztę Polską (operatora wyznaczonego) w wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej, która daje możliwość odbioru przesyłek pocztowych przy zachowaniu cyfryzacji korespondencji w podmiotach publicznych. Świadcząc publiczną usługę hybrydową, wyznaczony operator przekształci dokument elektroniczny nadany przez podmiot publiczny w przesyłkę listową w celu doręczenia korespondencji do adresata.

Podmioty publiczne i przedsiębiorcy będą mieli obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych, przy czym na obywateli taki obowiązek nie jest nałożony. Dostawcami adresu może być państwowy dostawca (darmowa realizacja usługi e-doręczenia do podmiotu publicznego) albo kwalifikowany dostawca usług zaufania (usługi komercyjne).

A teraz „wisienka na torcie”: przepisy określające sposób e-doręczeń wchodzą w życie 1 lipca 2021 r., natomiast proces wdrażania infrastruktury całego projektu (zgodnie z przepisami przejściowymi) nastąpi znacznie później, dla nas może okazać się to osiągalne dopiero po 2025 roku!

Zmiany w Kodeksie postępowania administracyjnego

 Zgodnie z nowym brzmieniem art. 39 § 1 KPA organ administracji publicznej doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych. Adres do doręczeń elektronicznych to adres elektroniczny podmiotu korzystającego z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej, albo z kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, umożliwiający jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata danych przesyłanych w ramach tych usług. Pojęcie adresu elektronicznego ustawodawca wyjaśnia jako oznaczenie systemu teleinformatycznego umożliwiające porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności poczty elektronicznej.

 W przypadku braku możliwości doręczenia w sposób, o którym mowa w art. 39 § 1, zgodnie z nowym brzmieniem art. 39 § 2 KPA, organ administracji publicznej będzie doręczał pisma za pokwitowaniem przez operatora wyznaczonego, którym będzie Poczta Polska z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej (pismo wysyłane będzie elektronicznie do operatora, który dokona wydruku pisma i w postaci papierowej doręczy przesyłkę adresatowi).

W nowym brzmieniu art. 39¹ pkt 1 KPA została uchylona formuła zgody na doręczenie elektroniczne. Obecnie wyrażone przez studentów zgody na doręczanie pism drogą elektroniczną nie będą miały mocy prawnej, a czynnikiem sposobu doręczenia będzie to, czy adres do doręczeń elektronicznych należący do adresata pisma, znajduje się w bazie adresów elektronicznych (BAE). Żądanie doręczenia korespondencji będzie teraz jednoznaczne z chwilą wpisu do BAE (art. 7 ust 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych). Ta zmiana może wymusić na uczelniach zmianę polityki w odniesieniu do indywidualnych adresów mailowych tworzonych dla studentów. Obecnie, w większości uczelni student posługuje się indywidualnym kontem i adresem mailowym nadanym na czas studiów przez uczelnię. Kontakt dwustronny, uczelnia-student oraz student-uczelnia, odbywa się przy wykorzystaniu tych kont. Wysyłanie pism na adres wskazany w BAE może spowodować konieczność wykorzystania dodatkowego adresu elektronicznego do załatwiania spraw studentów.

Jeżeli adres do doręczeń elektronicznych adresata nie figuruje w BAE wówczas wykorzystuje się adres elektroniczny, za którego pośrednictwem strona lub uczestnik wniesie podanie (art. 39¹ pkt 2 KPA). Z uwagi na to, że większość postepowań w uczelni jest wszczynana są z urzędu (skreślenia), przepis ten nie znajdzie dużego zastosowania w naszym przypadku.

 

Czy możliwa jest cyfryzacja doręczeń w uczelni?

 Warunkiem niezbędnym do cyfryzacji dokumentacji przebiegu studiów i wprowadzenia elektronicznej teczki studenta są przepisy prawne, które to skutecznie umożliwią. Ograniczenia są dwojakiego rodzaju: brak odpowiedniego systemu do doręczeń oraz nieuwzględnienie specyfiki spraw prowadzonych przez uczelnie oraz relacji między studentem a uczelnią w istniejących systemach administracji publicznej i przepisach prawa powszechnego. Wprowadzone zmiany wydają się niewiele zmienić w postępowaniu administracyjnym prowadzonym w sprawach studentów i doktorantów.  Adres elektroniczny do doręczeń może się znaleźć w BAE tylko na wniosek studenta, co więcej może on wskazać dowolny e-mail, a uczelnia może jedynie rekomendować studentowi taki wpis. W większości uczelni każdy student na czas studiów ma przydzielony indywidualny adres mailowy nadany przez uczelnię i za pośrednictwem tego adresu komunikuje się z uczelnią. Wydaje się zatem naturalnym, aby poprzez to konto także uczelnia komunikowała się ze studentem.

Zgodnie z art. 1 ust 2 KPA postępowanie toczy się na gruncie przepisów kodeksu przed innymi podmiotami, gdy są one powołane z mocy prawa do załatwiania spraw w drodze KPA. Zatem jedynie ustawa PSWiN może wprowadzić regulacje, które umożliwią digitalizację procesu postępowania administracyjnego w sposób dostosowany do specyfiki spraw prowadzonych przez uczelnię.

Ustawa PSWiN nakłada na uczelnie obowiązek stosowania bezpośrednio przepisów KPA w indywidualnych sprawach studentów i doktorantów wskazanych w ustawie. Wymogi nakładane przez KPA na proces elektronicznego prowadzenia postępowania są nieadekwatne do specyfiki uczelni:

• uczelnia nie będąc organem państwowym, ani organem samorządu, jest zakładem administracyjnym powołanym do wykonywania zadań publicznych i jest uprawniona do nawiązywania stosunków administracyjnoprawnych. Istotę władztwa zakładowego stanowi zakres upoważnień dla organów zakładu do jednostronnego kształtowania stosunków prawnych z użytkownikami zakładu (m.in. studentami, doktorantami);
• student jest członkiem społeczności, a nie anonimowym podmiotem sprawy – proces postępowania administracyjnego ma charakter zamknięty i przebiega w obrębie organizacji. Stroną w sprawach przyznawania świadczeń i skreśleń z listy studentów bądź doktorantów są osoby stanowiące część społeczności, mające swoje konta w systemach uczelnianych;
• uczelnie najczęściej prowadzą procesy związane z obsługą studentów i doktorantów w systemach teleinformatycznych, które spełniają wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Cyfryzacji z dnia 10 marca 2020 r. w sprawie szczegółowych warunków organizacyjnych i technicznych, które powinien spełniać system informatyczny służący do uwierzytelniania użytkowników.

Niecelowe wydaje się tej sytuacji wymaganie, aby składanie pism, prowadzenie postępowania, a wreszcie doręczanie decyzji, odbywało się w pełnym rygorze KPA, w szczególności z wykorzystaniem elektronicznej skrzynki podawczej ePUAP, a w świetle nowych uregulowań z wykorzystaniem Bazy Adresów Elektronicznych. Okres pandemii unaocznił, jak ważna na uczelniach jest możliwość załatwiania spraw drogą elektroniczną z wykorzystaniem systemów teleinformatycznych uczelni, dlatego wydaje się zasadne znalezienie rozwiązania, które zapewni niezbędną procedurę KPA przy uwzględnieniu realnych warunków w których funkcjonuje uczelnia oraz wykorzystywanych bezpiecznych rozwiązań informatycznych.

Jakkolwiek zabawnie by to nie brzmiało na ten moment możliwe wydaje się jedyne doręczanie decyzji listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru na zasadach określonych w art. 39³ KPA. Zgodnie z tym przepisem organ uczelni, przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, może wydać pismo w postaci elektronicznej, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Takie pismo można będzie po prostu wydrukować z systemu teleinformatycznego na wydruku odzwierciedlającym treść tego pisma (zasady określają przepisy KPA). Jeśli nie chcemy skanować decyzji do teczki elektronicznej, to jest to chyba jedyne rozwiązanie, dopóki nie zostanie wdrożona usługa hybrydowa świadczona przez Pocztę Polską, z której będziemy mogli realnie skorzystać. Na publiczną, czy kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego na razie nie ma co liczyć, skoro nie możemy na studentach wymusić założenia profilu zaufanego, nie wymusimy także wpisu adresu elektronicznego do BEA.

Licząc na systemowe rozwiązania dotyczące cyfryzacji uczelni pozostaje czekać na nowelizację przepisów prawnych dotyczących szkolnictwa wyższego, między innymi w zakresie procedury administracyjnej, które dadzą realną, a nie tylko określoną przepisem prawnym, możliwość prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w postaci elektronicznej. Skanowanie papierowych dokumentów w tym wszczęcia postępowania administracyjnego, decyzji administracyjnej, potwierdzenia doręczenia decyzji i dokumentów, które zostaną wytworzone w procesie odwoławczym skutecznie zniechęci wiele uczelni do wdrożenia elektronicznej teczki studenta.