Kilka godzin temu wszyscy cieszyliśmy się z tego, że MNiSW przesunęło termin składania sprawozdań do systemu POL-on. Faktycznie, wprowadzone ograniczenia w funkcjonowaniu uczelni, w tym przejście na pracę zdalną łączoną z systemem dyżurów, niosły za sobą sporo utrudnień natury logistycznej oraz technicznej, choć staraliśmy się im sprostać. Wydaje się, że trudna sytuacja związana z pandemią zaskoczyła i utrudniła pracę nie tylko nam, ale również osobom wdrażającym POL-on. Można zatem powiedzieć, że jedziemy na tym samym wózku, przy czym od tego, jak sprawnie działa system do raportowania (czyli część na którą nie mamy wpływu) zależy to, jak sprawnie uda się nam wywiązać z naszej części zadania.

Przygotowując pismo do MNiSW w sprawie wydłużenia terminu składania sprawozdań do POL-on i do GUS zebraliśmy uwagi na temat tego, co w systemie nie działa – i to mimo zbliżającego się terminu składania sprawozdań. System POL-on nie został bowiem dostosowany do ustawy  Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce zgodnie z harmonogramem. Co więcej, w dalszym ciągu system podlega zmianom, na bieżąco korygowane są błędy, co ma wpływ na naszą pracę.

Poniżej przedstawiamy główne problemy związane z wprowadzaniem danych do systemu POL-on, w tym problemy związane ze sprawozdawczością dla GUS. Jest to efekt intensywnej pracy kilkunastu osób z różnych uczelni, które wspólnie przygotowywały projekt pisma. W pracy tej wsparła mnie Anna Smykowska – członkini naszego Stowarzyszenia, która późnym wieczorem zebrała wszystkie uwagi i nadała im strukturę. Współautorkami uwag są natomiast: Izabela Ejtel, Anna Kręplewicz-Kuczyńska, Kamila Kułakowska, Joanna Podlasiak, Beata Sładowska-Rybka, Anna Stoczkiewicz i Katarzyna Stójewska.

Migracja kierunków studiów

Od grudnia 2019 r. niektóre z uczelni nadal pracują nad weryfikacją kierunków studiów w systemie POL-on 2.0. Z różnych powodów kierunki nie zostały wprowadzone do poprzedniej wersji systemu i obecnie uczelnie nie mają uprawnień do ich samodzielnego wprowadzenia w wersji 2.0.  Muszą zatem czekać na odpowiedzi ekspertów z MNiSW, a to przedłuża całą procedurę, ponieważ czas oczekiwania na odpowiedzi bywa dość długi. Brak wszystkich prowadzonych przez uczelnie kierunków wstrzymuje pozostałe prace m.in.: eksport studentów, wprowadzanie informacji o liczbie godzin prowadzonych na kierunkach, czy też przygotowanie sprawozdania GUS S10.

Moduł pracownicy oraz „informacja o liczbie godzin prowadzonych na kierunkach”

Najwięcej problemów przysparzają uczelniom dane, które są wymagane po raz pierwszy, tj. liczba godzin zajęć prowadzonych przez poszczególnych nauczycieli akademickich na kierunkach studiów oraz konieczność wprowadzania kompetencji innym osobom prowadzącym zajęcia. Funkcjonujące w uczelniach systemy informatyczne nie zostały przystosowane do zapisywania tych danych zgodnie z wytycznymi OPI, ponieważ moduły zostały uruchomione z dużym opóźnieniem. Wymagane raporty są zatem przygotowywane i wprowadzane do systemu ręcznie. Wymaga to dużego zaangażowania i nakładu pracy dodatkowych osób oraz jednostek uczelni. Co więcej, ukazanie się nowych scenariuszy dotyczących wprowadzania godzin zajęć dydaktycznych spowodowało, że uczelnie ponownie muszą przygotować i wprowadzić dane.

Moduł kierunki – liczba godzin zajęć

Pole „Liczba godzin zajęć” zostało udostępnione dopiero na początku kwietnia, a więc przy konieczności wprowadzania innych danych i przy uwzględnieniu przerwy świątecznej, wiele uczelni nie miałoby możliwości jego uzupełnienia.

Ponadto, nadal uczelnie nie uzyskały odpowiedzi, w jaki sposób przypisać godziny związane z realizacją praktyk zawodowych. Czy należy je przypisać nauczycielom akademickim, co nie jest zgodne z rzeczywistością, czy też innym osobom prowadzącym zajęcia? To drugie rozwiązanie jest problematyczne, o tyle, że uczelnie podpisują umowy o realizację praktyk najczęściej z przedstawicielem zakładu pracy, a nie z opiekunem osoby kierowanej na praktykę. W związku z powyższym uczelnie nie będą posiadały danych koniecznych do uzupełnienia (dane osobowe, wykształcenie, kompetencje). Być może rozwiązaniem byłoby uwzględniane praktyk zawodowych wyłącznie w godzinach wynikających z programu studiów, to jest zakładki „łączna liczba godzin zajęć” bez konieczności przypisywania ich do modułu „Pracownicy”.

Moduł kierunki – opłaty

Pole „Opłaty” również zostało udostępnione dopiero na początku kwietnia. Dane wprowadza się dla każdego kierunku osobno i nie są to tylko opłaty za kształcenie tzw. czesne, ale również inne opłaty wynikające z przepisów ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, więc wprowadzenie powyższych danych będzie wymagało znacznego nakładu pracy i czasu.

Kosztochłonność kierunków

Ze względu na błąd systemu, nie ma możliwości wprowadzenia danych.

Dane o studentach cudzoziemcach

W tym zakresie występuje wiele problemów, związanych zarówno z interpretacją przepisów, zmianą wytycznych lub pojawianiem się sprzecznych odpowiedzi w systemie Pomocy POL-on, jak i z błędami występującymi podczas eksportu studentów, czy w sprawozdaniach dla GUS. W wielu przypadkach uczelnie, w związku z pojawiającymi się błędami systemu, muszą ponownie uzupełniać dane. Przydałyby się także wytyczne w kwestii sprawozdawczości cudzoziemców dla GUS. Pozwoli to na ujednolicenie zasad wprowadzania danych na wszystkich uczelniach.

Sprawozdania GUS

Sprawozdania GUS zostały udostępnione uczelniom bardzo późno i są bardzo pracochłonne. Szablony sprawozdań różnią się od wzorów z lat poprzednich, a ponadto, formuła sprawozdań jest nieczytelna, co przekłada się na czas poświęcony wypełnianiu danych (brakuje wyjaśnień do poszczególnych pozycji formularza, brak możliwości oznaczenia działu jako zatwierdzonego – tę funkcję OPI włączy “po 15 kwietnia”).

Podczas wypełniania formularza GUS S-10, w szczególności podczas importowania uzupełnionych plików, pojawiają się błędy, które na bieżąco zgłaszane są OPI. W odpowiedzi na zgłoszenie uczelnia musi ponowić działania. Można więc wysnuć wniosek, że na obecnym etapie wdrożenia POL-on 2.0 przez OPI, uczelnie testują prawidłowość działania systemu i pomimo że błędy są szybko korygowane, to prace nad sprawozdawczością, zabierają dużo czasu.

Funkcjonowanie systemu POL-on i proces udzielania odpowiedzi

Zdajemy sobie sprawę, że system POL-on jest w dalszym ciągu udoskonalany, wdrażane są nowe funkcjonalności. Jesteśmy wdzięczni pracownikom MNiSW i OPI za wszystkie odpowiedzi. Wiemy, że liczba zgłoszeń i zapytań jest bardzo duża, ale od tych odpowiedzi  zależy nasza praca oraz możliwość terminowego wywiązania się z obowiązku sprawozdawczości. Niestety czas oczekiwania na odpowiedzi jest długi. W tym gorącym dla nas okresie system POL-on często jest niedostępny ze względu na przerwy techniczne. Dla nas jest to duże utrudnienie, które powoduje opóźnienia.

Co więcej, obecna wersja systemu POL-on 20 nie daje możliwości filtrowania pracowników według wydziałów, co jest dodatkowym utrudnieniem przy wprowadzaniu danych. Raporty zawierające te dane generowane są na zamówienie, co utrudnia weryfikację wprowadzonych danych. Problem ten dotyczy zwłaszcza dużych uczelni.

Kolejnym utrudnieniem jest brak mechanizmów do automatycznej weryfikacji danych w systemie POL-on. W ubiegłych latach użytkownik z odpowiednio wysokimi uprawnieniami mógł wygenerować z systemu POL-on raport o studentach w formacie XML (zgodnym z formatem zasilającym system POL-on). Usprawniało to w znaczący sposób weryfikację, czy wszyscy studenci zostali poprawnie zaraportowani do systemu. Niestety, pomimo zgłoszeń, raport w dalszym ciągu nie zawiera studentów z roku akademickiego 2019/2020, więc nie spełnia swej roli.

Dodatkowo studenci z roku akademickiego 2019/20 nie są zwracani przez API (interfejsy automatycznej komunikacji między systemami) POL-on, co uniemożliwia alternatywną drogę weryfikacji danych w POL-on przez pracowników uczelni.

Mamy nadzieję, że najbliższe dni przyniosą rozwiązania tych problemów, a zatem system zostanie przygotowany w takim stopniu, abyśmy zaraz po Świętach wskoczyli na wspólny wózek i dokończyli sprawozdawanie. A tymczasem z radością i – co tu mówić – ulgą odkładamy pracę zdalną i wracamy do naszej domowej rzeczywistości.

Zdrowych i wesołych Świąt!