Konieczność nieustannego dostosowywania się do zmian regulacji prawnych dotyczących szkolnictwa wyższego, przy i tak złożonym procesie obsługi studenta, jest problemem wskazywanym przez niemal wszystkie dziekanaty. Jesteśmy w stanie dostosować się do istniejących warunków formalno-prawnych i strukturalnych, jednak chcemy także tworzyć zmiany, które pozwolą na odbiurokratyzowanie i cyfryzację procesów obsługi toku studiów. Dlatego na tych obszarach chcemy skupić się w sekcji prawnej.

Działalność rzecznicza w organizacjach zrzeszających uczelnie (KRASP) i instytucjach państwowych (MEiN)

Przepisy prawa dotyczącego szkolnictwa wyższego stanowione są opiniowane lub konsultowane przez szkoły wyższe, jednak często informacja zwrotna nie jest pełna, ponieważ nie uwzględnia głosu pracowników administracyjnych, którzy bezpośrednio stosują uchwalone regulacje prawne na uczelniach. Dlatego podejmujemy działania w celu nawiązywania relacji zarówno z uczelniami, jak i organizacjami zrzeszającymi uczelnie, czy z instytucjami państwowymi. W ramach współpracy z KRASP i MEiN:

• w 2020 r. Prezes Katarzyna Górak-Sosnowska i Wiceprezes Ewa Wiśniewska brały udział w pracach Zespołu doradczego ds. cyfryzacji rekrutacji i obsługi procesu dydaktycznego w uczelniach powołanego Zarządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa wyższego z dnia 24 kwietnia 2020 r. W ramach prac zespołu mieliśmy możliwość zabrania głosu i mieć wpływ na zmiany przepisów prawnych dotyczących szkolnictwa wyższego.
• W kwietniu 2021 r. wiceprezes Ewa Wiśniewska została powołana do grona ekspertów KRASP.

Udział w konsultacjach publicznych, zgłoszone uwagi, postulaty i opinie do aktów prawnych dotyczących obsługi toku studiów, cyfryzacji i uproszczenia postępowania administracyjnego

Stowarzyszenie Forum Dziekanatów stało się kanałem przepływu informacji zwrotnych – funkcjonuje bowiem jako niezależny podmiot. Daje to pracownikom administracyjnym możliwość zabrania głosu w sprawach, które bezpośrednio dotyczą ich pracy, w układzie partnerskich relacji, w którym obie strony tego procesu – adresat i odbiorca – są równe. W ramach działalności sekcji prawnej złożyliśmy szereg uwag i postulatów dotyczących zmian przepisów prawnych.

Co zostało uwzględnione w aktach prawnych:

• zniesienie obowiązku składania podpisów na kartach okresowych osiągnięć studenta – uwierzytelnienie osób w systemie informatycznym;
• ograniczenie katalogu języków, w którym mogą być wydawane dyplomy i suplementy oraz zmiana przepisu dotyczącego terminu wydawania tych dokumentów;
• cyfryzacja niektórych dokumentów – elektroniczne ślubowanie, elektroniczne protokoły obron, elektroniczna baza prac dyplomowych;
• w przypadku prowadzenia teczki elektronicznej zniesienie obowiązku drukowania egzemplarza dyplomu i suplementu do akt (do akt mogą być skanowane oryginały tych dokumentów);
• zniesienie obowiązku potwierdzenia przez studenta odbioru legitymacji i przechowywania tego dokumentu w aktach;
• możliwość doręczania decyzji administracyjnych poprzez system informatyczny uczelni.

Co wymaga zmian:

• zniesienie obowiązku brakowania części dokumentacji akt studenta;
• wprowadzenie przepisów, które zrównają kopię matury z dokumentem wygenerowanym z KEeM (powszechny dostęp do systemu KReM albo elektroniczne matury z OKE);
• wprowadzenie przepisów, które zrównają kopię dyplomu z dokumentem potwierdzającym wyższe wykształcenie z POL-on na zasadach jak w przypadku KReM albo powszechne wprowadzenie dyplomów elektronicznych;
• wprowadzenie nowych przepisów dotyczących wydawania e-dyplomów (ogólnopolski rejestr dyplomów, potwierdzenie wykształcenia)
• uregulowanie kwestii związanych z uwierzytelnieniem kandydata na studia, możliwości powszechnego wykorzystania portalu obywatel.gov.pl;
• zrównanie ELS i mLegitymacji jako alternatywnych dokumentów potwierdzających status studenta;

Udział w konsultacjach publicznych

W związku z informacją  zamieszczoną w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Rządowego Centrum Legislacji Publicznej dotyczącej projektu ustawy o zmianie ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (numer w wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów – UD201 z dnia 06.05.2021 r.) zwróciliśmy się z prośbą o włączenie do prac legislacyjnych propozycji dotyczących:

• wprowadzenia przepisu umożliwiającego elektroniczne doręczanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach studentów za pośrednictwem systemu teleinformatycznego uczelni, o ile spełnia warunki organizacyjne i techniczne zapewniające skuteczne dowody wysłania i odebrania korespondencji dające pewność nadawcy i adresata oraz czasu doręczenia;
• wprowadzenia przepisu umożliwiającego stosowanie przepisów o postępowaniu uproszczonym;
• uchylenia przepisu (art. 77 ust. 2a) dotyczącego wydawania na wniosek studenta dodatkowego odpisu dyplomu ukończenia studiów lub odpisu suplementu do dyplomu, w języku polskim lub w języku obcym;
• zmiany przepisu (art. 160 ust. 3) dotyczącego obowiązku nostryfikacji dyplomów na studia podyplomowe i MBA.

Na przełomie kwietnia i maja 2022 r. wzięliśmy udział w konsultacjach publicznych w związku z prowadzonymi pracami legislacyjnymi w zakresie stworzenia przepisów ograniczających obciążenia regulacyjne i administracyjne.

W projekcie ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu uproszczenia procedur administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców (druk nr 2479) znalazły się długo wyczekiwane przez nas zmiany ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, polegające m.in. na dodaniu przepisu umożliwiającego doręczenia pism za pośrednictwem systemu teleinformatycznego uczelni. Cieszymy się, że nasz głos i uzasadnienie słuszności wprowadzenia zmian w zakresie e-doręczeń zostały wzięte pod uwagę.

Więcej informacji na temat nowych przepisów TUTAJ

Dziekanaty a pandemia COVID-19

W związku z pandemią przeprowadziliśmy cykl działań informacyjnych i rzeczniczych dotyczących funkcjonowania dziekanatów na uczelniach. W tym celu przygotowaliśmy i skierowaliśmy do MNiSW pisma wskazujące na wyzwania związane z pracą dziekanatów w obecnej sytuacji oraz propozycjami rozwiązań w tym zmian przepisów prawnych:

• W dniach 18–19 marca 2020 r. na prośbę MNiSW przygotowaliśmy raport na temat realizacji przez uczelnie obowiązku ograniczenia świadczenia pracy na terenie uczelni przez pracowników niebędących nauczycielami akademickimi. W raporcie przedstawiliśmy rozwiązania, jakie przyjęto na uczelniach w związku z wejściem w życie znowelizowanego rozporządzenia ograniczającego obowiązek świadczenia pracy na terenie uczelni.
• Raport dla MNiSW na temat prowadzenia obron prac dyplomowych online. W raporcie wskazujemy istniejące rozwiązania, a także trudności prawne i informatyczne związane z tego typu formą egzaminu dyplomowego
• Raport Funkcjonalności zapewniające uczelniom kontynuowanie działalności podstawowej w zakresie obsługi toku studiów
• Tuż przed terminem zamknięcia systemu POL-on skierowaliśmy do MNiSW pismo w sprawie wydłużenia tego terminu, a przy okazji dokonaliśmy analizy systemu POL-on pod kątem jego funkcjonalności i spójności. Wnioski te zamieściliśmy w raporcie.
• Raport Propozycje dotyczące usprawnień w zakresie rekrutacji na studia w roku akademickim 2020/2021. W opracowanie raportu zaangażowały się także osoby spoza Stowarzyszenia, w tym członkowie IROs Forum.
• Złożyliśmy postulat o włączenie pracowników administracyjnych do programu sczepień przeciwko COVID-19

Koordynator:  Ewa Wiśniewska

Zespół: Alicja Borzęcka-Szajner, Wioletta Braun, Magdalena Kukuła, Katarzyna Górak-Sosnowska, Kamila Kułakowska, dr Katarzyna Lech-Książkiewicz, Barbara Mroczkowska, Katarzyna Rynkowska, Krzysztof Wajhajmer