Konieczność nieustannego dostosowywania się do zmian regulacji prawnych dotyczących szkolnictwa wyższego, przy i tak złożonym procesie obsługi studenta, jest problemem wskazywanym przez niemal wszystkie dziekanaty. Jesteśmy w stanie dostosować się do istniejących warunków formalno-prawnych i strukturalnych, jednak chcemy także tworzyć zmiany, które pozwolą na odbiurokratyzowanie i cyfryzację procesów obsługi toku studiów. Dlatego na tych obszarach chcemy skupić się w sekcji prawnej.
Działalność rzecznicza w organizacjach zrzeszających uczelnie (KRASP) i instytucjach państwowych (MEiN)
Przepisy prawa dotyczącego szkolnictwa wyższego stanowione są na poziomie państwa. Zmiany legislacyjne są opiniowane lub konsultowane przez szkoły wyższe, jednak często informacja zwrotna nie jest pełna, ponieważ nie uwzględnia głosu pracowników administracyjnych, którzy bezpośrednio stosują uchwalone regulacje prawne na uczelniach. Dlatego podejmujemy działania w celu nawiązywania relacji zarówno z uczelniami, jak i organizacjami zrzeszającymi uczelnie, czy z instytucjami państwowymi. W ramach współpracy z KRASP i MEiN:
- w 2020 r. dwie nasze przedstawicielki Prezes Katarzyna Górak-Sosnowska i Wiceprezes Ewa Wiśniewska brały udział w pracach Zespołu doradczego ds. cyfryzacji rekrutacji i obsługi procesu dydaktycznego w uczelniach powołanego Zarządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa wyższego z dnia 24 kwietnia 2020 r. W ramach prac zespołu mieliśmy możliwość zabrania głosu i mieć wpływ na zmiany przepisów prawnych dotyczących szkolnictwa wyższego.
- W kwietniu 2021 r. wiceprezes Ewa Wiśniewska została powołana do grona ekspertów KRASP.
Udział w konsultacjach publicznych, zgłoszone uwagi, postulaty i opinie do aktów prawnych dotyczących obsługi toku studiów, cyfryzacji i uproszczenia postępowania administracyjnego
Stowarzyszenie Forum Dziekanatów stało się kanałem przepływu informacji zwrotnych – funkcjonuje bowiem jako niezależny podmiot. Daje to pracownikom administracyjnym możliwość zabrania głosu w sprawach, które bezpośrednio dotyczą ich pracy, w układzie partnerskich relacji, w którym obie strony tego procesu – adresat i odbiorca – są równe. W ramach działalności sekcji prawnej złożyliśmy szereg uwag i postulatów dotyczących zmian przepisów prawnych.
Co zostało uwzględnione w aktach prawnych:
- zniesienie obowiązku składania podpisów na kartach okresowych osiągnięć studenta – uwierzytelnienie osób w systemie informatycznym;
- ograniczenie katalogu języków, w którym mogą być wydawane dyplomy i suplementy oraz zmiana przepisu dotyczącego terminu wydawania tych dokumentów;
- cyfryzacja niektórych dokumentów – elektroniczne ślubowanie, elektroniczne protokoły obron, elektroniczna baza prac dyplomowych);
- w przypadku prowadzenia teczki elektronicznej zniesienie obowiązku drukowania egzemplarza dyplomu i suplementu do akt (do akt mogą być skanowane oryginały tych dokumentów);
- zniesienie obowiązku potwierdzenia przez studenta odbioru legitymacji i przechowywania tego dokumentu w aktach.
Co wymaga zmian:
- zniesienie obowiązku brakowania części dokumentacji akt studenta;
- uproszczenie postępowania administracyjnego w indywidualnych sprawach studentów (doręczenia, zawiadomienia o wszczęciu postepowania);
- wprowadzenie przepisów, które zrównają kopię matury z dokumentem wygenerowanym z KEeM (powszechny dostęp do systemu KReM albo elektroniczne matury z OKE);
- wprowadzenie przepisów, które zrównają kopię dyplomu z dokumentem potwierdzającym wyższe wykształcenie z POL-on na zasadach jak w przypadku KReM albo powszechne wprowadzenie dyplomów elektronicznych;
- uregulowanie kwestii związanych z uwierzytelnieniem kandydata na studia, możliwości powszechnego wykorzystania portalu obywatel.gov.pl;
- zrównanie ELS i mLegitymacji jako alternatywnych dokumentów potwierdzających status studenta;
Udział w konsultacjach publicznych
W związku z informacją zamieszczoną w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej Rządowego Centrum Legislacji Publicznej dotyczącej projektu ustawy o zmianie ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (numer w wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów – UD201 z dnia 06.05.2021 r.) zwróciliśmy się z prośbą o włączenie do prac legislacyjnych propozycji dotyczących:
- wprowadzenia przepisu umożliwiającego elektroniczne doręczanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach studentów za pośrednictwem systemu teleinformatycznego uczelni, o ile spełnia warunki organizacyjne i techniczne zapewniające skuteczne dowody wysłania i odebrania korespondencji dające pewność nadawcy i adresata oraz czasu doręczenia;
- wprowadzenia przepisu umożliwiającego stosowanie przepisów o postępowaniu uproszczonym;
- uchylenia przepisu (art. 77 ust. 2a) dotyczącego wydawania na wniosek studenta dodatkowego odpisu dyplomu ukończenia studiów lub odpisu suplementu do dyplomu, w języku polskim lub w języku obcym;
- zmiany przepisu (art. 160 ust. 3) dotyczącego obowiązku nostryfikacji dyplomów na studia podyplomowe i MBA.
Dziekanaty a pandemia COVID-19
W związku z pandemią przprowadzilismy cykl działań informacyjnych i rzeczniczych dotyczących funkcjonowania dziekanatów na uczelniach. W tym celu przygotowaliśmy i skierowaliśmy do MNiSW pisma wskazujące na wyzwania związane z pracą dziekanatów w obecnej sytuacji oraz propozycjami rozwiązań w tym zmian przepisów prawnych:
- W dniach 18–19 marca 2020 r. na prośbę MNiSW przygotowaliśmy raport na temat realizacji przez uczelnie obowiązku ograniczenia świadczenia pracy na terenie uczelni przez pracowników niebędących nauczycielami akademickimi. W raporcie przedstawiliśmy rozwiązania, jakie przyjęto na uczelniach w związku z wejściem w życie znowelizowanego rozporządzenia ograniczającego obowiązek świadczenia pracy na terenie uczelni.
- Raport dla MNiSW na temat prowadzenia obron prac dyplomowych online. W raporcie wskazujemy istniejące rozwiązania, a także trudności prawne i informatyczne związane z tego typu formą egzaminu dyplomowego
- Raport Funkcjonalności zapewniające uczelniom kontynuowanie działalności podstawowej w zakresie obsługi toku studiów
- Tuż przed terminem zamknięcia systemu POL-on skierowaliśmy do MNiSW pismo w sprawie wydłużenia tego terminu, a przy okazji dokonaliśmy analizy systemu POL-on pod kątem jego funkcjonalności i spójności. Wnioski te zamieściliśmy w raporcie.
- Raport Propozycje dotyczące usprawnień w zakresie rekrutacji na studia w roku akademickim 2020/2021. W opracowanie raportu zaangażowały się także osoby spoza Stowarzyszenia, w tym członkowie IROs Forum.
- Złożyliśmy postulat o włączenie pracowników administracyjnych do programu sczepień przeciwko COVID-19
Nasze artykuły branżowe:
- Wznowienie studiów zależne od uczelni – ale czy na pewno? (Magdalena Kukuła)
- Elektroniczna pieczęć kwalifikowana na uczelniach (Rafał Kobus)
- Odpis dyplomu, dodatkowy odpis dyplomu, a duplikat dyplomu (Małgorzata Moraszka)
- Elektroniczne zaświadczenia (Ewa Wiśniewska)
- Zmiany przepisów prawnych dotyczących doręczeń w postepowaniu administracyjnym (Ewa Wiśniewska)
- Nowy rok nowe zmiany. Ustawa z dnia 21 stycznia 2021 r. Co ważne dla dziekanatów (Magdalena Kukuła)
- Cyfryzacja jako warunek pracy zdalnej i nie tylko (Ewa Wiśniewska)
- Zmiany w rozporządzeniu w sprawie studiów i ułatwienia przed nowym rokiem akademickim (Ewa Wiśniewska)
- Nostryfikacja dyplomów i szczególny status studiów podyplomowych (Ewa Wiśniewska)
- Efekt jo-jo, czyli o brakowaniu dokumentów (Katarzyna Górak-Sosnowska)
- Czasem słońce, czasem deszcz i magiczna kula, czyli tarcza 4.0 z perspektywy dziekanatów (Katarzyna Górak-Sosnowska)
- Od kiedy student jest studentem? (Katarzyna Górak-Sosnowska)
- Rozwiązania dotyczące potwierdzenia odbioru legitymacji przez studentów (Ewa Wiśniewska i Katarzyna Górak-Sosnowska).
- Tarcza 4.0 – co oznaczają zapisy Ustawy z dnia 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 dla uczelni? (Wioletta Braun)
- Zmiany dla dziekanatów: Nowa Tarcza i Rozporządzenie w sprawie studiów (Ewa Wiśniewska i Katarzyna Górak-Sosnowska)
- Elektroniczne dyplomy oraz elektroniczne odwzorowania dyplomów. Rozwiązania stosowane na uczelniach w innych państwach (Katarzyna Górak-Sosnowska)
- Umowy online (Ewa Wiśniewska)
- Tarcza 2.0 w uczelni (Piotr Szumliński)
- Bieg terminów dla studentów w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego ogłoszonego z powodu COVID-19 (Piotr Szumliński)
- Prawne aspekty pracy zdalnej podczas ogłoszenia stanu zagrożenia epidemiologicznego (Kinga Sabina Zielińska)
- eDokumenty elektroniczne okiem sceptyka (Katarzyna Górak-Sosnowska)
- Teczka A i teczka B. A może nie taki diabeł straszny? (Katarzyna Górak-Sosnowska, Ewa Wiśniewska)
- Dziekanaty w nowym systemie szkolnictwa i nauki – szkolenie MNiSW (Katarzyna Rynkowska)
- A może dwie teczki? (Katarzyna Górak-Sosnowska)
- Legitymacja może być pamiątką po studiach (Ewa Wiśniewska)
- Ewidencja hologramów potwierdzających ważność legitymacji studenckiej (Elżbieta Giżycka) + Sprostowanie MNiSW w sprawie hologramów (Ewa Wiśniewska)
- Co zmieni Ustawa o dokumentach publicznych w uczelni? (Jacek Barwicki)
- Pedagogika: wszystko co się dobrze kończy? (Magdalena Kukuła)
- Worek bez dna: co kryje teczka studenta (i dlaczego pęka w szwach)? (Ewa Wiśniewska i Katarzyna Górak-Sosnowska)
- Legitymacja studencka – czy dziekanaty nadal powinny żądać jej zwrotu? (Ewa Wiśniewska)
- Konsekwencje zmian planowanych w projekcie Ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu ograniczenia obciążeń regulacyjnych dla postępowań administracyjnych w sprawach doktorantów (Łukasz Kierznowski)
- Zamiast katalogu języków do dyplomów mamy szafę pancerną (Marek Obszański)
- Zamieszanie wokół wzoru suplementu do dyplomu i interpretacja MNiSW (Ewa Wiśniewska)
- Ustawa 2.0 a kpa w postępowaniu administracyjnym w sprawach studentów (Ewa Wiśniewska), część 1+ część 2
- Podpisywanie umów ze studentami (Marcin Kmieć)
- Uroki PIP, czyli jak wyrobić się z pracą bez nadgodzin? (Alina Kowolik)
- O ostatnim kroku w toku studiów (Wioletta Braun), cześć 1+ część 2
- Kamienie milowe postępowania administracyjnego (Ewa Wiśniewska)
- Dylematy prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów (Ewa Wiśniewska)
- Polon czyli wyścig z czasem (Anna Pietrzyk)
- Dokumenty elektroniczne okiem sceptyka (Katarzyna Górak-Sosnowska)
- Teczka A i teczka B. A może nie taki diabeł straszny? (Katarzyna Górak-Sosnowska i Ewa Wiśniewska)
- III Ogólnopolskie Forum Dziekanatów – pierwsze podsumowanie i materiały (Katarzyna Górak-Sosnowska)
- Dziekanaty w nowym systemie szkolnictwa wyższego i nauki – szkolenie MNiSW (Katarzyna Rynkowska)
- Sprostowanie MNiSW w sprawie rejestru hologramów (Ewa Wiśniewska i Katarzyna Górak-Sosnowska)
- Legitymacja może być pamiątką po studiach (Ewa Wiśniewska)
- A może dwie teczki? (Katarzyna Górak-Sosnowska, Ewa Wiśniewska)
- Legitymacja studencka – czy dziekanaty nadal powinny żądać jej zwrotu? (Ewa Wiśniewska)
- Worek bez dna: ci kryje w sobie teczka studenta (i dlaczego pęka w szwach)? (Ewa Wiśniewska, Katarzyna Górak-Sosnowska)
- Wszystko dobre co się dobrze kończy (Magdalena Kukuła)
- Ustawa o dokumentach publicznych. Co ulegnie zmianie? (Jacek Barwicki)
Przydatne linki:
Koordynator: Ewa Wiśniewska
Zespół: Wioletta Braun, Magdalena Kukuła, Katarzyna Górak-Sosnowska, Katarzyna Rynkowska