Nowy rok akademicki zbliża się wielkimi krokami, a wraz z nim konieczność dopełnienia najróżniejszych formalności wobec nowych studentów. Jedną z nich jest wydanie legitymacji i uzyskanie od studentów potwierdzenia ich odbioru. Zgodnie z rozporządzeniem MNiSW z dnia 27.09.2018 r. w sprawie studiów (Dz. U. z 2018 r. poz. 1861 z późn zm.) dokumentacja studenta jest przechowywana w teczce akt osobowych. Teczka akt osobowych może być prowadzona w formie papierowej albo elektronicznej (art. 74 ust. 3 PSWiN). Jednym z dokumentów, który ma się w niej znaleźć jest podpisane przez studenta potwierdzenie odbioru legitymacji.
Potwierdzenie odbioru legitymacji różni się od większości dokumentów gromadzonych w toku studiów pod dwoma względami:
- Jest brakowane po ukończeniu studiów przez studenta (zgodnie 15 ust. 4 Rozporządzenia w sprawie studiów),
- Jest czynnością, którą trudno zaprojektować w sposób funkcjonalny w przypadku prowadzenia teczki w formie elektronicznej (musiałby dojść do symultanicznego kliknięcia w systemie przez studenta w momencie odbioru legitymacji, co wymaga dodatkowego oprogramowania i terminali w dziekanatach). Różni się to tym samym od ślubowania, które na mocy 15 ust 2a student może „odklikać” w systemie teleinformatycznym w momencie rozpoczęcia studiów. Odbiór legitymacji wiąże się bowiem z jej wydaniem i jednoczesnym potwierdzeniem tego faktu przez studenta.
Zachowując dotychczasową formułę, pracownik dziekanatu wydaje studentowi legitymację, student podpisuje przy nim potwierdzenie jej odbioru, następnie pracownik dziekanatu skanuje każde pojedyncze potwierdzenie odbioru legitymacji do teczki elektronicznej danego studenta, które po ukończeniu przez niego studiów z teczki usuwa. W przypadku prowadzenia teczki w formie papierowej, potwierdzenie odbioru legitymacji wkładane jest osobno do każdej teczki, aby je z niej usunąć przed przekazaniem jej do archiwum. Warto zaznaczyć, że konieczność potwierdzenia odbioru legitymacji jest powielany od lat kiedy legitymacje były wydawane w formie papierowej i nie stanowiły dokumentów publicznych, tym samym nie stosowano do nich wymogów, które stosuje się obecnie.
Puszczając wodzę fantazji, można znaleźć trzy rozwiązania. Każde z nich wymagałoby zmiany stosownych przepisów, ale od czego jest fantazja 😉
Utworzenie wspólnego rejestru potwierdzeń odbioru wydanych legitymacji
Rejestr potwierdzeń odbioru wydanych legitymacji ma identyczną funkcjonalność co indywidualne potwierdzenia odbioru legitymacji. Różni się jedynie formą. Zamiast wkładać do każdej teczki potwierdzenie i po zakończeniu studiów je usuwać, można stworzyć wspólny rejestr wydawanych legitymacji. Student nadal podpisuje się potwierdzając jej odbiór, natomiast później rejestr można przechowywać do czasu ukończenia studiów przez studentów i go zbrakować.
Rezygnacja z obowiązku potwierdzenia przez studenta odbioru legitymacji
Uczelnie dokładają wszelkiej staranności przy wydawaniu legitymacji, zwłaszcza że są to dokumenty publiczne trzeciej kategorii w rozumieniu przepisów ustawy o dokumentach publicznych (art. 5 ust. 4). Zgodnie z § 20 ust. 2 rozporządzenia, wydanie legitymacji odnotowuje się w rejestrze wydanych legitymacji (który uczelnie prowadzą w formie elektronicznej). Dodatkowo zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia ważność legitymacji potwierdza się poprzez aktualizację danych w systemie informatycznym oraz umieszczenie na legitymacji hologramu, który jest drukiem ścisłego zarachowania. Konieczność potwierdzenia odbioru legitymacji wydaje się nie mieć uzasadnienia praktycznego (podobnie, jak nie potwierdzamy np. odbioru kart kredytowych, które są wysyłane zwykłym listem na adres posiadacza). Co więcej, jeżeli student zechce, i tak może złożyć wniosek o wydanie duplikatu legitymacji (albo jej nie oddać po ukończeniu studiów). Warto dodać, że w przypadku wydawania duplikatu dyplomu ukończenia studiów lub suplementu do dyplomu, w aktach przechowujemy jedynie informację o tym fakcie (§ 23 ust 4) bez potwierdzenia odebrania tych dokumentów przez zainteresowanego.
Wprowadzenie dwóch równoważnych legitymacji – ELS i mLegitymacji
Obecnie zgodnie z obowiązującymi przepisami, uczelnia może wydać mLegitymację jako dodatkowy dokument, jednak standardowa legitymacje musi być wydana w dotychczasowej formie. Zmiana przepisów polegająca na umożliwieniu uczelniom wydawania albo ELS albo mLegitymacji zmniejszyłaby skalę procesu wydawania tradycyjnych legitymacji. Z kolei potwierdzenie odbioru mLegitymacji można bez trudu wygenerować z systemu.
Nie musimy dodawać, że najsilniej kibicujemy rozwiązaniu nr 2. I to nie tylko z pobudek funkcjonalnych, ale i ludzkich – zacznijmy sobie nawzajem ufać. Po co zakładać, że student sprzeniewierzy legitymację, albo że pracownik dziekanatu ją sobie zachowa. Skoro zwykłym listem można otrzymać kartę kredytową, może i tu by się dało?
Współpraca: Katarzyna Górak-Sosnowska
kierownik dziekanatu Kolegium Prawa Akademii Leona Koźmińskiego; wiceprezes Stowarzyszenia Forum Dziekanatów