POL-on, czyli Zintegrowana Sieć Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym z powodzeniem mógłby uzyskać tytuł Wielkiego Brata polskiej nauki. To składające się z 40 modułów repozytorium jest największym z punktu widzenia zakresu zbieranych danych działającym systemem publicznym – takie informacje znajdują się na stronie POL-onu. Gromadzi imponujące 7TB danych, przypłacone ogromnym nakładem pracy osób, które zbierają i przekazują dane do systemu POL-on i niewątpliwie nieustanną ciężką pracą zespołu OPI PIB odpowiedzialnego za ten system. Mnie osobiście POL-on zarówno przeraża, gdy patrzę z perspektywy pracownika administracji wydziału, który odpowiada za prawidłowe przekazanie danych studentów i pracowników mojego Wydziału, a z drugiej strony fascynuje, gdy pomyślę jakie analizy można sporządzać posiadając dostęp do tak rozbudowanej bazy danych.
W lipcu 2018 r. wraz z opublikowaniem Konstytucji dla Nauki zakres danych przekazywanych do systemu POLon znacznie się rozrósł. Uczelnie oraz instytuty naukowe przekazują już nie tylko bardzo szczegółowe dane o studentach, treść pracy dyplomowej do Ogólnopolskiego Repozytorium Pisemnych Prac Dyplomowych, ale też cały zestaw informacji o osobach prowadzących zajęcia i wiele innych bardzo szczegółowych danych, a jest ich tak dużo, że to temat na osobny tekst.
Znaczne rozszerzenie wymagań miało skutkować tzw. zdalną sprawozdawczością uczelni i instytutów naukowych, która miała prowadzić do ich odbiurokratyzowania. Po 3 latach od opublikowania Ustawy wszyscy możemy powiedzieć, że jeszcze długa droga przed nami. Na razie wprowadzone zmiany przynajmniej na uczelniach znacznie zwiększyły biurokrację. Dopóki sam system POL-on, jak i systemy uczelniane nie będą dostosowane do hurtowego przesyłu wymaganych danych z użyciem REST API.
Programiści z OPI mają nie lada zadanie, nieustannie muszą pogodzić wymagania ustawowe i interpretacje Ministerstwa by tworzyć (po wejściu w życie Ustawy 2.0 musiał powstać zupełnie nowy POL-on 2.0) i modyfikować system, który jest przyjazny dla wszystkich użytkowników – zarówno dla dostawców danych jaki i ich odbiorców. Obecnie w Polsce jest 372 działających uczelni (131 publicznych, 224 niepublicznych i 17 uczelni kościelnych), do tego należy dodać 236 instytucji naukowych (Dane z systemu Radon, stan na 11.07.2021 r.). Wszystkie muszą stosować się do wymagań opisanych z dziale X Ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz do Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on.
Wśród uczelni jest ogromne zróżnicowanie. Są takie, które chciałyby przesyłać wszystkie możliwe dane za pomocą uczelnianych systemów hurtowo i automatycznie jak i takie, które wpisują dane ręcznie. Stworzenie i rozwój systemu, który obsłuży wszystkie rodzaje i typy instytucji wymaga bardzo rozległej wiedzy o ich strukturach i wykorzystywanych rozwiązaniach organizacyjnych oraz informatycznych. W grudniu 2020 roku podczas IV ogólnopolskiego Forum Dziekanatów, do panelu „100 pytań o POL-on” wpłynęło tak dużo pytań, że zaproszeni z MEiN oraz OPI PIB goście nie zdążyli na wszystkie odpowiedzieć. Jednocześnie pokazało nam to jak wiele wątpliwości mają pracownicy odpowiedzialni za przekazywanie danych i jak różne stosujemy rozwiązania w zależności od struktury, albo rodzaju naszej uczelni. Z tego powodu w styczniu 2021 roku Stowarzyszenie Forum Dziekanatów rozpoczęło współpracę z OPI PIB.
Miałam przyjemność koordynować z ramienia SFD zespołem roboczym dot. nowego wykazu studentów i REST API, z OPI PIB zespołem przewodził Pan Łukasz Błaszczyk. Nasz zespół skupiał uwagę na poprawie doświadczenia użytkownika ze strony uczelni, w zakresie przekazywania danych o studentach. W konsultacjach tego modułu uczestniczyli informatycy, pracownicy dziekanatów i działów centralnych z 10 uczelni oraz pracownicy OPI PIB odpowiadający za Wykaz studentów. Pracownicy administracyjni uczelni opowiadali jak w ich uczelniach przebiega proces gromadzenia i przekazywania danych do systemu POL-on oraz z czym mają największe problemy. Przedstawiliśmy również jak na naszych uczelniach wygląda obsługa studenta od rekrutacji do ukończenia studiów oraz jak wygląda podział kompetencji w odniesieniu do struktury organizacyjnej. Dzięki temu łatwiej było nam znaleźć podobnie przebiegające procesy oraz główne różnice. Poza bardzo interesującą wymianą informacji pomiędzy informatykami (z której tylko informatycy mogli coś zrozumieć) poruszaliśmy również bardzo ważny temat wpływu KPA na ustalenie daty skreślenia, a co za tym idzie na przekazywanie tych dat do systemu POL-on. Co jest szczególnie trudne na koniec roku kalendarzowego, kiedy wiele uczelni nie pracuje. Zespół pracowników OPI przedstawiał nam planowane zmiany i proponował rozwiązania, które pomogłyby likwidować zgłaszane problemy.
Wszyscy pracownicy uczelni biorący udział w opisywanych spotkaniach dostali imienne podziękowania podpisane przez Panią Prezes Stowarzyszenia Forum Dziekanatów dr hab. Katarzynę Górak-Sosnowską oraz zastępcę dyrektora OPI PIB ds. rozwoju oprogramowania Pana Marka Michajłowicza oraz książkę „Sztuka promocji nauki” wydaną przez OPI PIB.
Mamy nadzieję, że to nie koniec a dopiero początek naszej współpracy z OPI PIB. Bardzo chcielibyśmy porozmawiać o kolejnych modułach systemu POL-on, w szczególności dotyczących wykazu pracowników oraz wykazu osób ubiegających się o stopień doktora.
Wierzymy, że te z tych spotkań wyniknie coś dobrego. Marzymy o czasach, w których założenia będące podstawą rozbudowy systemu się spełnią i wysiłek osób zaangażowanych w napełnienie systemu danymi zwróci się w postaci zautomatyzowania procesów i ograniczenia biurokracji. I to nie tylko na uczelniach, ale również w innych instytucjach państwowych, które zamiast wysyłać do uczelni wnioski o udostępnienie danych będą miały do nich dostęp wprost z systemu POLon i będą z tego dostępu korzystać.
kierownik dziekanatu Wydziału Inżynierii Lądowej Politechniki Warszawskiej, przewodnicząca Uczelnianego Forum Dziekanatów Politechniki Warszawskiej.