Podczas II Forum Dziekanatów odbyły się spotkania w formie stolików eksperckich. Jedno z nich dotyczyło rozwiązań informatycznych stosowanych w dziekanatach szkół wyższych.Nasze rozmowy toczyły się głównie wokół oprogramowania wspierającego obsługę studiów oraz dotyczyły procesu zmiany sposobu pracy w dziekanacie. W opisie stolika, który został stworzony na podstawie naszych doświadczeń zawodowych sprzed konferencji (AGH, PW, UMK), wspominałyśmy o mnogości systemów używanych podczas codziennej pracy w dziekanacie. Tymczasem spotkania z pracownikami innych dziekanatów pokazały nam, że nadal są uczelnie, które pracują metodami semi-tradycyjnymi bez wsparcia wewnętrznych systemów informatycznych lub korzystające z dedykowanych, ale niezbyt rozbudowanych rozwiązań IT. Te pierwsze wykonują syzyfową i żmudną pracę, ponieważ szereg zadań polega na ręcznym tworzeniu list studentów, ocen, kart zaliczeń, druków, nie mówiąc już o ręcznym liczeniu średnich czy też sprawdzaniu opłat studenckich przez dział księgowy, a potem przez dziekanat na podstawie drukowanych list… a na koniec i tak są dane, które muszą być wprowadzane ręcznie do systemów takich jak chociażby POL-on.

Niewątpliwie wprowadzenie zaawansowanego narzędzia informatycznego znacząco ułatwia oraz przyspiesza proces obsługi toku studiów i pracy dziekanatowej umożliwiając jednoczesne korzystanie przez różne grupy zdefiniowanych użytkowników.

Szeroko dyskutowaliśmy także sytuacje panujące w mniejszych uczelniach, które ze względu na małą liczbę studentów oraz z powodów finansowych zdecydowały się na zakup oprogramowania o bardzo ograniczonej funkcjonalności (np. generują tylko kilka typów druków, a jak wiemy po wystąpieniu: Katalog wydruków niezbędnych w procesie dydaktycznym – próba stworzenia jednolitego wykazu jest ich zdecydowanie więcej).

Pojawił się też ważny wątek dotyczący procesu zmiany i zarządzania zmianą, nie tylko w kontekście oprogramowania, a także generalnie specyfiki pracy w administracji uczelni. Z jednej strony nasza praca bywa monotonna i powtarzalna (chociażby dlatego, że podstawa prawna nie zmieniała się zbyt często i znacząco od 2003 r.), a z drugiej coraz bardziej rozbudowane narzędzia informatyczne wkraczają, a w zasadzie już się zadomowiły we wszystkich działach uczelni i zmieniły charakter pracy. Widać tu wyraźnie dwie prędkości. 

Końcowym wnioskiem było stwierdzenie, że zmiany są konieczne, gdyż olbrzymia ilości informacji i pełne panowanie nad jej obiegiem jest nieuchronnym elementem współczesnego świata. Im wcześniej Uczelnia się do tego trendu dopasuje, tym zmiany będą mniej bolesne. Niewątpliwie wsparcie informatyczne jest niezbędne i jak najbardziej pożądane dla sprawnego procesu obsługi szeroko rozumianej dydaktyki.  

Anna Pietrzak

pracuje na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu. Administruje, uczy, projektuje…