Dla osób niewtajemniczonych w szczegółowy zakres prac wykonywanych przez dziekanat oraz nierównomierne rozłożenie obowiązków, ściśle związane z harmonogramem roku akademickiego, uchylenie rozporządzenia w sprawie ograniczenia funkcjonowania uczelni nie jest niczym szczególnym. Zbliża się nowy rok akademicki i najwyższy czas wrócić do stacjonarnej nauki, również na uczelniach wyższych. Zgodnie z art. 51b ust. 4 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce z dnia 20 lipca 2018 r.
„W przypadku ograniczenia lub zawieszenia funkcjonowania uczelni, w okresie tego ograniczenia lub zawieszenia oraz przez 60 dni po jego zakończeniu, legitymacje studenckie i legitymacje służbowe nauczycieli akademickich są ważne bez konieczności potwierdzania ich ważności”.
Niby nic, przecież mamy na to aż 60 dni. Niestety, są wakacje, a studenci niechętnie pojawiają się wówczas na uczelni. W czasie sesji poprawkowej raczej też nie odwiedzą dziekanatu, ponieważ zdecydowana większość uczelni zaplanowała sesję poprawkową w trybie zdalnym. Dodatkowo we wrześniu zazwyczaj nie wiemy, czy dziekan zarejestruje studenta na nowy semestr. Zdecydowana większość studentów będzie liczyła na to, że przedłuży legitymacje na początku października i dzięki temu od razu dostanie hologram na semestr zimowy r.a. 2021/2022 ważny do 31 marca 2022 roku. Nie dziwi nas to, same postąpiłybyśmy w ten sam sposób.
Niestety ,tym razem jesteśmy po drugiej stronie okienka i wiemy, jak trudno będzie nam spełnić ich oczekiwania. Hologramy wydawane w semestrze letnim nie bez powodu są ważne do 31 października. Koniec roku akademickiego i początek następnego to niewątpliwie najbardziej pracowity okres w dziekanatach. W tym czasie nasze zespoły złożone z pracowników dziekanatów i prodziekanów pracują ile sił, aby każdy student został rozliczony z wymagań, zapisany na kolejny etap studiów lub został poinformowany o wszczęciu postępowania administracyjnego w sprawie skreślenia z listy studentów. Wszyscy studenci rozpoczynający nowy rok akademicki muszą zostać zapisani do grupy dziekańskiej/zajęciowej lub muszą sami zapisać się na zajęcia. Zapisy te ktoś musi uruchomić i nad nimi czuwać. Muszą zostać rozpatrzone setki podań, a za każdą pomyłkę „płaci” student. Czas jest bardzo cenny, ponieważ opóźnienia w przekazaniu podania, podjęciu decyzji, czy niewprowadzeniu rozstrzygnięcia do systemu powoduje, że student nie wie, na czym stoi. W tym czasie trzeba jeszcze naliczać opłaty, przygotowywać dokumentację studentów do obrony, drukować suplementy i dyplomy, a także udzielać setek porad wszystkimi możliwymi kanałami komunikacji.
Po inauguracji roku akademickiego pracy wcale nie ubywa. Podania i odwołania w dalszym ciągu spływają, a czasu na ich rozpatrzenie jest coraz mniej. Jeśli dotyczą zgody na uczestniczenie w zajęciach, to każda zwłoka w podjęciu decyzji może powodować, że student nie będzie miał szansy na uczestniczenie we wszystkich zajęciach, a w konsekwencji nie zaliczy przedmiotu. Do tego dochodzą pierwszoroczni, którzy szturmują dziekanat chcąc odebrać legitymacje, ponieważ ich szkolne legitymacje właśnie straciły ważność, a co drugi z nich chce jeszcze o coś zapytać. W tym wszystkim musimy znaleźć miejsce na sytuacje nadzwyczajne: ktoś nie dojedzie do pracy, ktoś ma kwarantannę, nagle okazuje się, że w planie zajęć jest kolizja i wiele innych.
Przez pierwsze dwa tygodnie października w dziekanacie trwa ciągła walka z czasem, więc trudno nam wyobrazić sobie, w jaki sposób mamy do tych wszystkich zadań dodać część z tych, które zazwyczaj wykonujemy w drugiej połowie października. W naszych działaniach musimy przewidzieć jeszcze zachowanie reżimu sanitarnego. Nie po to obmyślamy sposoby na zachowanie reżimu z salach zajęciowych, aby przed dziekanatem tworzyły się kolejki, jak przed okresem pandemii. Tu znowu potrzebna jest precyzja i czas, którego nie mamy.
Do kwestii legitymacji odniósł się Pan Minister Edukacji i Nauki Przemysław Czarnek w liście do Rektorów z 20 sierpnia:
„Mam świadomość, że to duże wyzwanie dla uczelni w kontekście nakładu pracy i bezpiecznego przebiegu tych działań. … apeluję o szczególny nadzór nad tym procesem, a przede wszystkim o zapewnienie wsparcia pracownikom uczelni odpowiedzialnym za jego realizację.”
Jesteśmy wdzięczni za te słowa, za zauważenie naszej pracy i trudnej sytuacji w jakiej się znaleźliśmy. Z pewnością wiele osób nie zdaje sobie na razie sprawy jak trudne zadanie stoi przed nami. Jest to zadanie przypominające rozciąganie czasoprzestrzeni. Zastanawiamy się jak mogłoby to wsparcie wyglądać. Przedłużenie legitymacji studenckich wykonuje się w systemie informatycznym uczelni z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego. Pracownicy dziekanatów takie podpisy już mają, mają też stosowne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych i dostęp do odpowiednich systemów. Może więc wsparciem mogłoby być powierzenie komuś innemu zadań, które wykonujemy na początku roku akademickiego? Tym bardziej, że wiele z nich nie wymaga wiedzy, kompetencji i doświadczenia, które zdobywałyśmy przez całe lata.
Pozostaje nam liczyć na rozsądek studentów i na to, że poświęcą swój wakacyjny czas, aby pojawić się w dziekanacie przed 1 października.
Współpraca: Barbara Mroczkowska
kierownik dziekanatu Wydziału Inżynierii Lądowej Politechniki Warszawskiej, przewodnicząca Uczelnianego Forum Dziekanatów Politechniki Warszawskiej.