Pół roku temu rozpoczęliśmy pracę nad elektroniczną teczką studenta. Jednym z punktów wyjściowych było wówczas stwierdzenie, że uczelnie powinny dokumentować przebieg studiów wyłącznie w zakresie tych dokumentów, które są wyszczególnione w stosownym rozporządzeniu ministra. Innymi słowy wydzielamy dwie teczki:
- teczka akt osobowych (A) – zawierająca wyłącznie dokumenty wyszczególnione w rozporządzeniu, które podlegają archiwizacji przez okres 50 lat,
- teczka uzupełniająca (B) – zawierająca pozostałe dokumenty wytworzone i zgromadzone w toku studiów.
Zapewne najlepszym i docelowym rozwiązaniem jest możliwość prowadzenia zarówno teczki A, jak i teczki B w formie elektronicznej. Staramy się robić wszystko, aby stało się to realne, dlatego też powstała kilkunastoosobowa grupa (SFD, MUCI, prawnicy, informatycy z uczelni i z firm informatycznych), która opracowuje standard teczki elektronicznej. Jak wiemy jednak, samo wprowadzenie teczki elektronicznej w uczelni będzie uzależnione od wielu czynników i nie u wszystkich nastąpi to w najbliższym czasie. Warto zatem zastanowić się, czy nie można już teraz skorzystać z wiedzy, którą obecnie posiadamy, aby choć trochę uprościć sobie pracę.
Taka możliwość zawiera się w cytowanym rozporządzeniu. Teczka A zawierać ma określony katalog dokumentów, a także powinna być prowadzona w jednej formie (albo elektronicznej, albo papierowej). Teczka B nie stanowi przedmiotu zainteresowania MNiSW, a zatem jej zawartość i formę określać mogą wyłącznie przepisy wewnątrzuczelniane. Oznacza to dużą dowolność – dokumenty w teczce B można bowiem przechowywać tak w formie papierowej, jak i elektronicznej, a nawet w obu.
Prowadząc jedną teczkę papierową łącznie (A i B), przed przekazaniem jej do archiwum, powinniśmy brakować część dokumentów, które zostały określone w katalogu w rozporządzeniu (kserokopię dokumentów stanowiących podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia, dokumenty stanowiące podstawę przyjęcia na studia, podpisany przez studenta akt ślubowania, potwierdzenie odbioru legitymacji studenckiej i indeksu, a także ich duplikatów). Tym samym przed przekazaniem akt do archiwum powinniśmy brakować wszystkie inne dokumenty, które nie zostały wymienione w rozporządzeniu. Jak wiemy, tych dodatkowych dokumentów jest dość sporo, niektóre z nich w ogóle nie powinny nigdy trafić do teczki, inne ze względów możliwej kontroli dobrze by było zachować jeszcze przez jakiś czas.
Wizja prowadzenia dwóch teczek – A i B – może wiązać się z większym nakładem pracy. Może to oznaczać konieczność wyodrębnienia dodatkowego miejsca niezbędnego do przechowywania dwóch teczek, albo prowadzenia dokumentacji w jednej podzielonej teczce, czy też wydzielania dokumentów przed przekazaniem właściwych dokumentów do archiwum. Skoro jednak prace nad elektroniczną teczką studenta skoncentrowały się póki co nad teczką A, warto zastanowić się nad tym, w jaki sposób wykorzystać ten podział już teraz.
Do papierowej teczki studenta dużą część dokumentów drukujemy z naszych systemów informatycznych. Nie wszystkie z nich są częścią teczki akt osobowych studenta w rozumieniu przepisów prawnych (załączniki do podań elektronicznych, kopie zaświadczeń, maile, faktury, potwierdzenie opłat, skany różnych dokumentów, czy ważne informacje i powiadomienia wysyłane do studentów). To daje pewną możliwość prowadzenia części dokumentacji, która stanowi teczkę B w formie elektronicznej. Zamiast drukowania tych dokumentów do teczki, można je przechowywać w formie elektronicznej.
Oczywiście, aby to było możliwie niezbędne są dwa elementy:
- Przyjazne przepisy wewnątrzuczelniane, zwłaszcza związane z archiwizacją dokumentów (tu warto przyjrzeć się instrukcjom kancelaryjnym).
- Funkcjonalny system teleinformatyczny, który w idealnej formule dałby możliwość gromadzenia dokumentów elektronicznych danego studenta w jednym miejscu. Inaczej taka dokumentacja byłaby rozproszona w różnych miejscach komputera pracownika dziekanatu.
Być może sensowniejsze byłoby skanowanie dokumentów, które do dziekanatu wpływają w formie papierowej, aby uniknąć prowadzenia teczki B w formie papierowej, albo mieszanej (papierowej i elektronicznej), o ile tylko system teleinformatyczny dawałby możliwość efektywnego gromadzenia tych dokumentów w jednym miejscu. Innym rozwiązaniem może być prowadzenie teczki w formie A+, a zatem dołączanie tam dokumentacji papierowej, a następnie brakowanie dokumentów niepotrzebnych (do czego rzecz jasna potrzebna jest sensowna instrukcja brakowania).
Pomysł prowadzenia dwóch teczek pojawił się stosunkowo niedawno. Być może warto dać się nim zainspirować. Jeżeli mają Państwo jakieś własne doświadczenia czy pomysły – zapraszamy do podzielenia się nimi w komentarzach.
Współautorka: Ewa Wiśniewska
dr hab., prezes Stowarzyszenia Forum Dziekanatów; profesor Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie, kierownik Zakładu Bliskiego Wschodu i Azji Środkowej, w latach 2012-2020 prodziekan Studium Magisterskiego; inicjatorka ogólnopolskiego Forum Dziekanatów. Współautorka m.in. monografii „Dziekanaty na wyższych uczelniach” (2018) oraz współredaktorka książki „Dziekanaty w procesie zmian” (2019).