Spotkanie integracyjne podczas Forum Pracowników Administracji Uczelni miało nie tylko walor towarzyski, ale i merytoryczny. Przy jednym ze stołów toczyły się bowiem dyskusje na temat elektronicznej teczki studenta. Dyskusję prowadzili członkowie Sekcji Informatycznej Stowarzyszenia, a my z Ewą Wiśniewską dzielnie im sekundowałyśmy. Okazało się, że każdy nieco inaczej interpretuje przepisy prawne dotyczące warunków technicznych i organizacyjnych umożliwiających wprowadzenie e-teczki (i że mogliby na ten temat dyskutować do rana, gdyby nie to, że obrady drugiego dnia FPAU zaczynały się rano). Obrazu dopełnił panel o e-teczce, w którym dwie uczelnie przedstawiły swoje e-teczki, a trzecia – prace w trakcie. Podczas sesji pytań i odpowiedzi ktoś z sali zapytał, czy jeszcze jakaś uczelnia ma wdrożoną e-teczkę. I choć w panelu brało udział ponad 200 osób z ponad 70 różnych uczelni, zapadła cisza.
Czas pandemii zdecydowanie przyśpieszył zmianę przepisów, w myśl których niemalże wszystkie dokumenty do elektronicznej teczki studenta mogą być generowane, przetwarzane i przechowywane elektronicznie. Na początku drogi pojawiają się już trzy elementy problematyczne: e-doręczenia, dokumenty rekrutacyjne (matura/dyplom) i dyplomy wydawane absolwentom, choć dwa z nich da się rozwiązać za pomocą prostych zmian prawnych. Można zatem prowadzić niemalże całą dokumentację przebiegu studiów elektronicznie, a jak się uczelnia uprze – to może mieć całe akta w chmurze. Pytanie, które się naturalnie pojawia brzmi: dlaczego zatem tak mało uczelni ma e-teczkę?
Braki po stronie IT to nie wszystko – potrzebny jest dodatkowo system zarządzania bezpieczeństwem informacji, no i – rzecz jasna – nieco większa pewność interpretacyjna przepisów. Podczas ponaddwugodzinnego spotkania roboczego w tym samym składzie dyskutowaliśmy o sposobie rozumienia tylko pierwszych dwóch punktów art. 19a Rozporządzenia w sprawie studiów. Wnioski z tej dyskusji można sprowadzić do tego, że uczelnie innowacyjne (mniejszość) podjęły działania na rzecz wdrożenia e-teczki (a w przypadku kontroli będą się martwić), natomiast te zachowawcze (większość) nie wdrażają, póki nie będą miały pewności, że w pełni te zapisy wypełniają.
Na drugą połowę lipca zaplanowaliśmy spotkanie robocze, które nazwaliśmy Okrągłym Stołem e-Teczkowym (w skrócie OSeT, co symbolicznie ilustruje, jak najpewniej trudne będą to rozmowy). Jego krótkookresowym rezultatem będzie wymiana doświadczeń między interesariuszami wdrażającymi lub planującymi wdrażać e-teczkę na uczelniach oraz interesariuszami, którzy określili ramy prawne tego procesu. Mamy nadzieję, że jej rezultatem długookresowym będzie wypracowanie poradnika dla uczelni zawierającego minimalne wymagania techniczne i organizacyjne umożliwiające wdrożenie elektronicznej teczki studenta.
Początkowo mieliśmy ambitne plany, by upiec kilka pieczeni przy jednym ogniu, a zatem dodać do programu e-doręczenia, e-dyplomy, czy e-rekrutację. Po dwugodzinnej rozmowie o dwóch punktach rozporządzenia uznaliśmy, że zaczniemy od kwestii najbardziej podstawowych tj. sposobów interpretacji stosownych przepisów prawnych (zwłaszcza, ale nie tylko, Rozporządzenia w sprawie studiów) w kontekście wymagań technicznych i organizacyjnych dla elektronicznej teczki studenta.
Choć założone zadanie wydaje się trudne do zrealizowania, to co jest pozytywne, to bardzo pozytywny odzew i wsparcie ze strony wszystkich osób, do których się w tej sprawie zgłosiliśmy. Oznacza to, że i uczelniom i MEiN zależy na tym, by e-teczka była nie wyjątkiem, a codziennością. A to już pierwszy (najważniejszy?) krok ku cyfryzacji tego procesu.
Inicjatywa Okrągłego Stołu e-Teczkowego powstała w strukturach Stowarzyszenia Forum Dziekanatów, ale stoją za nim pracownicy trzech uczelni, którzy wzięli na siebie nie tylko zadanie organizacji spotkania, ale i przygotowania materiału do dyskusji (obecnie trzy zespoły równolegle pracują nad pokaźnym Excelem zawierającym wyciąg ze stosownych przepisów). Są to Ewa Wiśniewska i Dariusz Wronikowski z Akademii Leona Koźmińskiego, Marek Gosławski z Politechniki Poznańskiej oraz Bartłomiej Świech ze Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie. Wielkie Wam dzięki za kreatywne starcia, merytoryczne dyskusje, fajną energię, a przede wszystkim zaangażowanie w tę wspólną sprawę.
Pierwsze spotkanie robocze odbędzie się w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie, gdzie gości nas Centrum Technologii Informatycznych i Infrastruktury. Mamy nadzieję, że na przyszłorocznym FPAU więcej uczelni pochwali się swoimi e-teczkami.
dr hab., prezes Stowarzyszenia Forum Dziekanatów; profesor Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie, kierownik Zakładu Bliskiego Wschodu i Azji Środkowej, w latach 2012-2020 prodziekan Studium Magisterskiego; inicjatorka ogólnopolskiego Forum Dziekanatów. Współautorka m.in. monografii „Dziekanaty na wyższych uczelniach” (2018) oraz współredaktorka książki „Dziekanaty w procesie zmian” (2019).