W ubiegłym tygodniu odbyło się  Forum Pracowników Administracji Uczelni, którego organizatorami były dwie uczelnie Akademia Leona Koźmińskiego i Szkoła Główna Handlowa w Warszawie oraz nasze Stowarzyszenie. Partnerami wydarzenia były firmy Microsoft oraz Samsung. Program dwudniowego Forum, które odbywało się w ALK, poświęcony był praktycznym rozwiązaniom informatycznym, prezentacji nowych projektów dotyczących rozwiązań cyfrowych w skali ogólnopolskiej oraz praktycznym sesjom warsztatowym.

Jedna z sesji warsztatowych, w której wzięło udział ponad 150 uczestników, poświęcona była elektronicznej teczce studenta. Swoje e-teczki zaprezentowały trzy uczelnie:

• Akademia Ignatianum w Krakowie (Magdalena Kukuła, Natalia Białek i Jarosław Charchuła) – uczelnia pracuje w systemie USOS, e-teczka jest obecnie wdrażana, oprogramowanie OPTeam (link do prezentacji);
• Wyższa Szkoła Biznesu – National Louis University w Nowym Sączu (dr Dariusz Woźniak, prof. WSB-NLU, Rektor WSB-NLU) – uczelnia pracuje w systemie Cloud Academy WSB-NLU, e-teczka funkcjonuje od roku 2021 – oprogramowanie Cloud Academy WSB-NLU (link do prezentacji);
• Akademia Leona Koźmińskiego (Ewa Wiśniewska) – uczelnia pracuje w systemie PCG Academia, e-teczka funkcjonuje od 2021 roku – oprogramowanie EUVIC (link do prezentacji).

Zaprezentowane rozwiązania, mimo różnych podstawowych systemów operacyjnych i różnych dostawców oprogramowania e-teczki, zasadniczo miały wspólny mianownik –elektroniczna teczka studenta jest przestrzenią, w której znajduje się cała  dokumentacja związana z przebiegiem studiów studenta, w tym dokumenty, których obowiązek przechowywania nie wynika z rozporządzenia w sprawie studiów (np. dokumentacja stypendialna, praktyki, umowy i in.).

System elektroniczny do e-teczki, zgodnie z § 19a ust. 1 Rozporządzenia w sprawie studiów, zapewnia sprawne i bezpieczne zarządzanie dokumentami, zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem. Dokumenty muszą być integralne (zabezpieczone przed wprowadzeniem zmian) – tu zaproponowano formę PDF, musi być zapewniony stały dostęp do dokumentów dla osób upoważnionych i uwierzytelnionych w systemie (w tym rejestrowanie wszystkich operacji). Systemy dają możliwość wyszukiwania, pobierania, wydawania, drukowania i dodawania dokumentów w tym bezpośrednie generowanie i podpisywanie dokumentów z wykorzystaniem podpisów elektronicznych, możliwość potwierdzania skanów za zgodność z oryginałem (kwalifikowana pieczęć uczelni) oraz zapewnienie przechowywania dokumentacji przez wymagany okres 50. lat.

Różnice polegały między innymi na wyglądzie stron, folderów na dokumenty, czy sposobie przekazywania dokumentacji do archiwum. W ALK dokumenty trafiają automatycznie do archiwizacji po wprowadzeniu odpowiedniego statusu a w  Akademii Ignatianum zajmują się tym archiwiści. W ALK wprowadzone zostały funkcje generowania i procedowania KOOS, dyplomów i suplementów oraz elektroniczne potwierdzenia odbioru dokumentów przy użyciu tabletu.

Po prezentacji e-teczek pojawiło się mnóstwo pytań, na które staraliśmy się odpowiedzieć jak najbardziej szczegółowo aby rozwiać wszystkie wątpliwości uczestników warsztatu.  Jak zawsze diabeł tkwi w szczegółach, a w zasadzie w jednym, który wiąże się z § 19a Rozporządzenia w sprawie studiów w zakresie spełnienia uwarunkowań technicznych i organizacyjnych oprogramowania e-teczki.

Uczestnicy, w szczególności pracownicy działów IT różnych uczelni, zwracali uwagę na uwarunkowania zwarte w § 19a. Jak się okazało, interpretacja tego przepisu powoduje, że niektóre uczelnie wstrzymują się z wdrożeniem e-teczki. Wśród prelegentów i uczestników tylko 2 uczelnie mają e-teczkę, jedna jest na etapie wdrożenia i jedna planuje wykorzystać do tego EZD. Przyczyną takiego stanu jest oczywiście perspektywa poniesienia kosztów finansowych, brak kompletnych systemów informatycznych obsługujących procesy toku studiów ale także restrykcje związane ze spełnieniem warunków określonych w w/w przepisie prawnym.

O ile § 19a ust. 1 nie sprawia większych problemów, to problematyczny okazuje się przepis zawarty w ust. 2, który zasadniczo nie ustanawia konkretnej reguły i sugeruje odesłanie do innych aktów prawnych, aczkolwiek nie wyraża tego wprost. Przepis wskazuje jedynie na konieczność zastosowania się do powszechnie uznawanej formy przechowywania dokumentów. Dla przykładu nowy przepis ustawy PSWiN (art. 358a) jasno określa że w przypadku doręczeń decyzji administracyjnych poprzez system teleinformatyczny uczelni system musi spełniać warunki określone w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Z kolei w § 19a ust. 3 zostały określone czynności (np. audyty – analiza zagrożeń) i rodzaje dokumentacji, które powinny obejmować m.in. procedury zabezpieczenia dokumentacji i systemów, kontroli oraz  plany przechowywania dokumentów, co powoduje obawy przed wytwarzaniem niezliczonej liczby raportów.

Podczas ożywionej dyskusji okazało się, że mamy różną interpretację § 19a, co skłoniło nas do dalszej rozmów już po zakończeniu Forum, a w konsekwencji nasze sekcje Informatyczna i Prawna postanowiły podjąć działania rzecz opracowania dokumentu, w którym zostaną określone wymagania techniczne i organizacyjne dla e-teczki, aby w dalszej perspektywie być może opracować poradnik z minimalnymi wymaganiami, który udostępnimy dla wszystkich uczelni. Będziemy o tym informować w przyszłości.

Podczas Forum padło też stwierdzenie, że jednym z czynników powodujących obawę przed cyfryzacją jest dynamika zmieniających się przepisów prawnych, które mogą wywrócić wszystko do góry nogami, a to jest kosztowne. Na szczęście w przypadku omawianej tu e-teczki każda zmiana przepisów wpływa na korzyść cyfryzacji dokumentacji przebiegu studiów i co się z tym wiąże umożliwia prowadzenie teczki studenta, która będzie zawierała dokumenty elektroniczne a nie cyfrowe odwzorowania dokumentów (skany). Oczywiście nie wszystkie dokumenty, w świetle obecnych przepisów prawnych mogą być wydawane w formie elektronicznej. Chodzi tu przede wszystkim o dokumenty rekrutacyjne – dokumenty ukończenia studiów – świadectwo dojrzałości oraz dyplom i suplement. W trakcie Forum, podczas wystąpień przedstawicieli MEiN, mieliśmy okazję dowiedzieć się o projektach nad którymi trwają obecnie prace i które, mam nadzieję w krótkim czasie, doprowadzą do możliwości potwierdzenia wykształcenia przez uczelnię (także przez pracodawców) bez konieczności dostarczania tych dokumentów przez kandydatów na studia. To byłby bardzo duży cyfrowy krok na przód. Trzymam kciuki zatem aby udało się to jak najlepiej i w mirę szybko zrealizować.

Serdecznie dziękuję współorganizatorom, partnerom, wszystkim prelegentom za ciekawe wystąpienia, uczestnikom za wnikliwe i trafne pytania oraz wymianę cennych doświadczeń. Serdecznie podziękowania dla sekcji Informatycznej naszego Stowarzyszenia – Darek Wronikowski (ALK), Marek Gosławski (PP), Bartek Świech (SGH) – jesteście wielcy!

Na koniec, zgodnie z obietnicą, umieszczam zaktualizowaną o nowe przepisy prawne, tabelę z mojego wpisu sprzed prawie 1,5 roku „Elektroniczna teczka studenta – martwy przepis ustawy czy realna możliwość ?” , może się przyda jako dokument wyjściowy do e-teczki.

Katalog dokumentów i ich digitalizacja jako punkt wyjścia do e-teczki

Poniższa tabela odzwierciedla rodzaje i formy dokumentów, które dziekanaty standardowo przechowują w teczce studenta oraz informacje o formie podpisu na dokumencie, albo możliwości uwierzytelnienia osób w systemie teleinformatycznym do prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w formie elektronicznej.

Ewa Wiśniewska

kierownik dziekanatu Kolegium Prawa Akademii Leona Koźmińskiego; wiceprezes Stowarzyszenia Forum Dziekanatów