21 lipca odbyło się pierwsze spotkanie dotyczące elektronicznej teczki studenta w Szkole Głównej Handlowej w Warszawie. W przeciwieństwie do licznych naszych poprzednich inicjatyw, to miało charakter systemowy. Przy okrągłym stole spotkali się najważniejsi interesariusze tego procesu – po stronie uczelni informatycy, prawnicy i praktycy (pracownicy dziekanatów), a po stronie legislacyjnej i strategicznej – przedstawiciele Departamentu Szkolnictwa Wyższego oraz Centrum Transformacji Cyfrowej Ministerstwa Edukacji i Nauki, Instytutu Badań Edukacyjnych oraz Ośrodka Przetwarzania Informacji. Podczas całodniowego spotkania rozmawialiśmy o kluczowych sprawach systemowych dotyczących uwarunkowań prawnych, informatycznych i organizacyjnych umożliwiających uczelniom wdrożenie elektronicznej teczki studenta. Skupiliśmy się na dwóch tematach: weryfikacji przepisów pod kątem elektronicznego zarządzania dokumentacją studentów oraz archiwizacji (i powiązanej z nią kwestii uniwersalności BE50).

Złożoność tematu pierwszego najzgrabniej ilustruje tytuł prezentacji Bartka Świecha „8,19a, 20, 74, 342 i 358a”. Ciąg ten ilustruje liczbę kluczowych miejsc, gdzie opisane są uwarunkowania prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów w formie elektronicznej, tj. Ustawę z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (art. 74, 342 i 358a), Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie studiów z 27 września 2018 r. (art. 19a), Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (§ 20), a także Zarządzenie nr 8 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 28 kwietnia 2020 r. w sprawie wprowadzenia kryteriów wartościowania dokumentacji akt osobowych studentów oraz prac dyplomowych (nr 8).

Niektóre z tych przepisów tworzą ze sobą w miarę spójne tło dla cyfryzacji, jednak inne zdają się ze sobą polemizować. Stąd szczególnie dużo uwagi poświęciliśmy relacji 19a i 20, a osobne istotne miejsce zajął art. 358a, który za kilka miesięcy zmieni zasadniczo sposób wnoszenia i doręczania pism utrwalonych w postaci elektronicznej. Być może ułatwieniem byłaby swego rodzaju czeklista dla uczelni, która określając warunki techniczne i organizacyjne prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, dawałaby gwarancję tego, że robi się to tak, jak należy.

W kontekście archiwizacji naturalnie patrzyliśmy w przyszłość – uczelnie mają archiwa powierzone – dokumenty studentów przechowują przez 50 lat, a niektóre wieczyście. W przypadku dokumentacji papierowej problem sprowadza się do stawiania nowych budynków, które te akta mają pomieścić. W przypadku dokumentacji w formie cyfrowej pojawia się kilka zasadniczych wyzwań. System powinien bowiem zapewniać m.in. integralność informacji w zakresie autentyczności, rozliczalności, niezaprzeczalności i niezawodności (art. 20 KRI). Życie systemu trwa 5-10 lat, po czym trzeba go zazwyczaj zmienić, albo przepisać. Z tej perspektywy lat 50 jest nadal nie lada wyzwaniem. Co więcej, decyzje, które podejmiemy teraz – na początku drogi do elektronicznego archiwum, będą rzutować na przyszłość. Już teraz wiemy, że do obsługi starych programów czy wydobywania danych trzeba zachowywać niekiedy stare komputery (bo nowe tego nie ogarniają). A co będzie odczytywalne w 2070 roku?

Być może pewnym rozwiązaniem byłoby umiejscowienie tej dokumentacji w centralnym archiwum cyfrowym, które utrzymywane byłoby przez podmiot centralny. Tworzenie samodzielne przez uczelnie swoich własnych archiwów cyfrowych to nie lada wydatek – w przypadku archiwum centralnego mielibyśmy swoisty efekt skali i przynajmniej jeden duży problem mniej. Oczywiście nadal przed uczelniami stoi olbrzymie wyzwanie opracowania i wdrożenia stosownego systemu zarządzania bezpieczeństwem. Tego centralnie zrobić się nie da, jednak i w tym przypadku można pomyśleć o wsparciu uczelni. Wszak w 2026 r. mają wejść w życie e-dyplomy, dając tym samym podstawę całkowitej cyfryzacji akt osobowych studenta. Warto się do tego już teraz zacząć przygotowywać. My zrobiliśmy w tym kierunku pierwszy wspólny krok.

Co niezwykle istotne, spotkanie przebiegało w formule roboczej, merytorycznej a zarazem życzliwej. Oba te elementy są niezwykle ważne – warunkują prowadzenie dialogu, w którym strony wzajemnie się słuchają i starają dostosować do swoich potrzeb i oczekiwań (oczywiście na tyle, na ile można). Ze spotkania wyszliśmy w przekonaniu, że zostaliśmy nie tylko wysłuchani, ale i zrozumieni, i że są szanse na zmiany. Aby nie zapeszać i nie wychodzić przed szereg, nie będziemy o nich pisać już teraz, w każdym razie każdy z przedstawicieli instytucji centralnych złożył deklaracje pomocy, które – jeżeli się uda – zebrane w całość bardzo mocno wesprą uczelnie na ich drodze do cyfryzacji dokumentacji toku studiów.

Udane spotkanie tworzą przede wszystkim jego uczestnicy. W OSeTcie udział wzięli:

Ze strony instytucji centralnych

• Marcin Czaja, Dyrektor Departamentu Szkolnictwa Wyższego, Ministerstwo Edukacji i Nauki
• Mariusz Madejczyk, Dyrektor Biura Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych, Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
• Marek Michajłowicz, Zastępca dyrektora ds. rozwoju oprogramowania, Ośrodek Przetwarzania Informacji
• Michał Przymusiński Zastępca Dyrektora ds. ds. Cyfryzacji Edukacji i Nauki, Instytut Badań Edukacyjnych
• Mateusz Rafał, Dyrektor Centrum Transformacji Cyfrowej, Ministerstwo Edukacji i Nauki
• Łukasz Wawer, Zastępca Dyrektora Centrum Transformacji Cyfrowej, Ministerstwo Edukacji i Nauki
• Łukasz Błaszczyk, starszy specjalista, Ośrodek Przetwarzania Informacji
• Łukasz Grzęda, Centrum Transformacji Cyfrowej, Ministerstwo Edukacji i Nauki

Ze strony Uczelni:

• dr Marcin Dąbrowski, Kanclerz, Szkoła Główna Handlowa w Warszawie
• dr Paweł Dąbrowski, Dyrektor Biura Prawnego, Akademia Leona Koźmińskiego
• Krystian Frydrych, Dział Radców Prawnych, Szkoła Główna Handlowa w Warszawie
• Marek Gosławski, Zastępca Kanclerza, Politechnika Poznańska / Stowarzyszenie Forum Dziekanatów
• dr hab. Katarzyna Górak-Sosnowska, prof. SGH, Prezes Stowarzyszenia Forum Dziekanatów / Szkoła Główna Handlowa w Warszawie
• Jan Inowolski, Centrum Technologii Informatycznych i Infrastruktury, Szkoła Główna Handlowa w Warszawie
• Katarzyna Kłopotowska, Zastępca kierownika Dziekanatu Studium Magisterskiego, Szkoła Główna Handlowa w Warszawie
• Łukasz Krawiranda, Instytut Informatyki, Uniwersytet Warszawski
• Adam Krotofil, Centrum Technologii Informatycznych i Infrastruktury, Szkoła Główna Handlowa w Warszawie
• Piotr Martynowicz, Centrum Technologii Informatycznych i Infrastruktury, Szkoła Główna Handlowa w Warszawie
• Aleksandra Matukin-Szumlińska, Dyrektor Centrum Organizacji Kształcenia, Akademia Górniczo-Hutnicza w Krakowie
• dr Janina Mincer-Daszkiewicz, prof. UW, Kierownik Komisji ds. USOS, Międzyuniwersyteckie Centrum Informatyzacji / Instytut Informatyki, Uniwersytet Warszawski
• Piotr Szumliński, Dyrektor Centrum Wsparcia Dydaktyki, Uniwersytet Jagielloński
• Bartłomiej Świech, Dyrektor Centrum Technologii Informatycznych i Infrastruktury, Szkoła Główna Handlowa w Warszawie / Stowarzyszenie Forum Dziekanatów
• Ewa Wiśniewska, Kierownik Dziekanatu Kolegium Prawa, Akademia Leona Koźmińskiego / kierownik Sekcji Prawnej, Stowarzyszenie Forum Dziekanatów
• Natalia Wojciechowska, Instytut Informatyki, Uniwersytet Warszawski
• dr Wojciech Woźniak, Dyrektor Biblioteki Głównej, Szkoła Główna Gospodarstwa Wiejskiego
• Dariusz Wronikowski, Dyrektor IT, Akademia Leona Koźmińskiego / kierownik Sekcji Informatycznej, Stowarzyszenie Forum Dziekanatów

Udane spotkanie to także jego miejsce i aura. Za gościnę dziękujemy dr Marcinowi Dąbrowskiemu – kanclerzowi SGH oraz Bartkowi Świechowi i jego Zespołowi z Centrum Technologii Informatycznych i Infrastruktury: Jakubowi Borysiukowi, Janinie Goś i Ewelinie Krasuckiej; a Marcinowi Flisowi z Zespołu Promocji za zdjęcie.

I na koniec instytucjonalna autorefleksja – dzięki powstaniu Sekcji Informatycznej w Stowarzyszeniu nasza praca nabrała znacznie większego rozpędu. Mierzymy dalej i głębiej, bo nawet jeśli oznacza to więcej wyzwań i problemów do rozwiązania, czy przepisów do przeczytania, to tkwimy w tym razem. Bartku, Darku, Ewo i Marku – raz jeszcze wielkie Wam dzięki. Gramy dalej!

Katarzyna Górak-Sosnowska

dr hab., prezes Stowarzyszenia Forum Dziekanatów; profesor Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie, kierownik Zakładu Bliskiego Wschodu i Azji Środkowej, w latach 2012-2020 prodziekan Studium Magisterskiego; inicjatorka ogólnopolskiego Forum Dziekanatów. Współautorka m.in. monografii „Dziekanaty na wyższych uczelniach” (2018) oraz współredaktorka książki „Dziekanaty w procesie zmian” (2019).