Kto świadczy pracę zdalną na uczelni w większym stopniu, a kto w mniejszym, i co można z tym zrobić?

Kto świadczy pracę zdalną na uczelni w większym stopniu, a kto w mniejszym, i co można z tym zrobić?

Zgodnie z zapowiedzią publikujemy kolejną część naszego raportu. Tym razem prezentujemy odpowiedzi na pytania, czy są na uczelniach problemy związane z ograniczeniem pracy zdalnej, czy są grupy osób, które ją wykonują w stopniu, a także, co uczelnie mogłyby zrobić, aby w jeszcze większym stopniu wdrożyć pracę poza swoim terenem.

Czy są pracownicy, którzy muszą świadczyć pracę na terenie uczelni w stopniu większym niż wymaga tego bieżąca działalność, albo są inne problemy związane z ograniczeniem pracy zdalnej?

Na tak sformułowane pytanie uzyskano 63 odpowiedzi, przy czym ich rozkład jest niemal identyczny (32 odpowiedzi pozytywnych, 29 negatywnych +2 – trudno powiedzieć). Wśród pracowników, którzy muszą świadczyć pracę na miejscu, choć w ocenie respondenta nie jest to niezbędne dla zachowania funkcjonalności uczelni wymieniono: pracowników dziekanatów (17), większość pracowników (6), a także pracowników księgowości, IT, portierów, zespół stypendialny, osoby robiące zakupy dla osób przebywających w kwarantannie (w domu studenckim). Warto wskazać, że w pytaniu tym wskazywano na większy – w opinii respondenta – zakres pracy na terenie uczelni, niż wynika to z konieczności zachowania jej działalności.

Wśród powodów świadczenia pracy w zwiększonym zakresie wymieniano:

  • brak sprzętu komputerowego bądź odpowiedniego oprogramowania (10),
  • brak możliwości pracy bądź ograniczony dostęp do systemów obsługi studentów (15), brak elektronicznego obiegu dokumentów,
  • brak dostępu zdalnego do dokumentacji, która jest wytwarzana, przetwarzana i gromadzona w formie papierowej, przepisy prawne (RODO),
  • decyzje władz uczelni (nadmierne wobec potrzeby),
  • regulacje z zakresu prawa powszechnego (np. konieczność terminowego wydania dyplomów i suplementów w ciągu 30 dni od obrony), niekiedy traktowane zbyt rygorystycznie (np. na jednej z uczelni obowiązuje termin raportowania danych do POLonu do 31 marca mimo oficjalnego komunikatu o jego przesunięciu).

Anegdotycznie można dodać, że na jednej z uczelni pracownicy przychodzą do pracy ze względu na trwające roboty budowlane. Ponadto, na jednej z uczelni, w związku z brakiem ogólnouczelnianych regulacji, na jednym z wydziałów władze przyjęły zasadę, że w każdym pokoju ma być jedna osoba.

W przypadku odpowiedzi pozytywnych (co oznacza, że respondenci uważają, że świadczenie pracy na terenie uczelni jest większe niż wymaga tego zapewnienie bieżącej działalności), wskazywano iż istnieje możliwość przejścia na pracę zdalną, rotacyjne dyżury (w części jednostek wprowadzone), możliwość skrócenia czasu pracy (w niektórych uczelniach nadal obowiązuje ośmiogodzinny dzień pracy) oraz pracę tych pracowników, których obecność na uczelni jest faktycznie niezbędna.

Czy są jakieś grupy pracowników, które w większym stopniu niż inne mogą świadczyć pracę poza terenem uczelni. Jakie?

Na większości badanych uczelni pracodawca nie różnicuje pomiędzy grupami pracowników, i nie wprowadza szczególnych praw w kontekście zagrożenia pandemią. Wśród uzyskanych odpowiedzi przeważają odpowiedzi, że nie ma takich osób, albo że wszyscy są traktowani tak samo (33). Kilkunastu respondentów (12) wskazało na szczególne kategorie osób, które należą do grupy zwiększonego ryzyka – osoby po 60 roku życia, osoby o chorobach kwalifikujących je do grupy zwiększonego ryzyka, albo osoby mające dzieci, czy opiekujące się starszymi osobami. W przypadku kilku uczelni (5) o przejściu na pracę zdalną decyduje kierownik jednostki lub bezpośredni przełożony, natomiast w niektórych przypadkach wynika to z decyzji odgórnej (zarządzenia – np. dla wszystkich pracowników powyżej 60 roku życia). W trzech przypadkach powodem szczególnego traktowania był dojazd komunikacją miejską.

Wprowadzenie udogodnień dla niektórych grup pracowników, albo traktowanie ich identycznie może być cenną informacją jedynie, jeżeli jest ona rozpatrywana w kontekście rozwiązań wprowadzonych na danej uczelni. Jeżeli dana uczelnia wprowadziła dla wszystkich pracowników, poza niezbędnymi, pracę zdalną – wówczas rozwiązania przeznaczone dla wybranych grup pracowników nie wydają się potrzebne. Uczelnia dba bowiem o wszystkich. Jeżeli jednak uczelnia w mniejszym stopniu jest skłonna do przeorganizowania systemu pracy na zdalną, wówczas takie ‘uprzywilejowanie’ niektórych grup wydaje się konieczne do zapewnienia im bezpieczeństwa. Warto jednak dodać, że czasami może to doprowadzić do niekomfortowej sytuacji dla pracowników, którzy nie należą do żadnej z tych grup i ryzykownej dla samej uczelni.

Co Pana/Pani uczelnia mogłaby jeszcze zrobić, aby pracownicy Pana/Pani działu (albo szerzej: niebędący nauczycielami akademickimi) mogli świadczyć pracę zdalnie?

Na tak sformułowane pytanie uzyskaliśmy 70 odpowiedzi, przy czym 11 osób uznało, że uczelnia nie może nic więcej zrobić. Są to zazwyczaj te osoby, które najbardziej pozytywnie oceniają dbałość władz swoich uczelni o pracowników niebędących nauczycielami akademickimi.

Dominującą kategorią wskazań wśród pozostałych 59 respondentów były rozwiązania informatyczne (45), które mogłyby usprawnić ich pracę. Wymieniono:

  • komputery do obsługi zdalnej wyposażone w oprogramowanie umożliwiające zdalną pracę (27),
  • zdalny dostęp do zasobów uczelni (16),
  • dostęp do podpisu elektronicznego i zwiększenie elektronicznego obiegu dokumentacji, a zatem zmniejszenie obiegu papierowego (5)
  • telefony służbowe (3), a także wideokonferencje oraz udostępnienie drukarek i skanerów.

Pozostałe rozwiązania obejmowały takie kwestie jak:

  • ustalenie jasnych zasad działania, w tym jedna konkretna – powołanie zespołu do ustalenia tych zasad oraz ujednolicenia ich dla całej uczelni,
  • rozwiązanie problemów takich jak: animozje pomiędzy administracją centralną a dziekanatami, niejasny podział zadań i decyzyjności pomiędzy dziekanów a władze uczelni, czy wreszcie błędne interpretacje przepisów przez kierowników.

O ile pierwsza grupa rozwiązań obejmuje głównie kwestie techniczne, o tyle druga grupa dotyczy spraw organizacyjnych i strukturalnych. Niektóre uczelnie były w stanie powołać zespoły robocze do spraw pandemii, wydawać jasne i zrozumiałe komunikaty, oraz tak zorganizować pracę, aby część zadań w zakresie reorganizacji przenieść na niższe szczeble (które miały ku temu odpowiednie umocowanie). Na innych uczelniach, proces ten nie do końca się udał, albo ze względu na zbyt silną hierarchiczność i niską skłonność do scedowania władzy i uprawnień, albo na wysoką centralizację, czy wreszcie – ze względu na braki w polityce informacyjnej.

Opracowanie: Katarzyna Górak-Sosnowska, Lidia Tomaszewska, Wioletta Braun, Alina Kowolik, Anna Mielczarek-Taica, Irena Senator, Ewa Wiśniewska, Maria Cywińska i Katarzyna Rynkowska.

Ciąg dalszy nastąpił…

The following two tabs change content below.
prof. SGH dr hab., prodziekan Studium Magisterskiego SGH, kierownik Zakładu Bliskiego Wschodu i Azji Środkowej, Kolegium Ekonomiczno-Społeczne SGH; inicjatorka ogólnopolskiego Forum Dziekanatów; prezes Stowarzyszenia Forum Dziekanatów. Współautorka m.in. monografii "Dziekanaty na wyższych uczelniach" (2018) oraz współredaktorka książki "Dziekanaty w procesie zmian" (2019).